概述檔案保管工作

趙 婷

（牡丹江神經精神病醫院 黑龍江 牡丹江 157000）

檔案的保管，既是整個檔案管理業務的一個環節，又是一個相對獨立的工作活動。由于它對檔案管理的重要意義以及特有的科學性、及時性和專業性的要求，目前保管工作已經形成一個專門研究的領域——檔案技術學。我們這里主要從文檔管理的角度來探討檔案保管工作的內容、意義和常用的技術手段。

一、檔案保管工作的內容

我國《檔案法》第三條規定“一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構或者檔案工作人員，負責保管本單位的檔案?！边@指所說的保管是泛指檔案的日常管理工作，而作為科學管理檔案的一項具體業務，檔案的保管是指根據檔案的制成材料，使用一定的設備和裝具，采取適當的措施和方法，妥善地保存檔案，延長檔案的壽命，以便檔案信息的長遠利用。檔案保管工作是檔案部門的一項日常性業務工作，是維護檔案的完整與安全的重點環節與主要手段。其內容主要包括：

（一）日常維護工作。包括：檔案的排架，檢索工具的排檢，庫房溫濕度的監控、保潔和安全保衛等工作；

（二）實施保護性措施。主要指圍繞防火、防盜、防潮、防高溫、防蟲、防鼠、防光、防塵、防污染而采取的防護性辦法與治理手段；

（三）檔案的修復。即對毀損和老化的檔案采取修補、復制等補救措施的工作；

（四）庫房與設備的管理。包括庫房的規劃與使用，檔案設備的購置與維護，檔案裝具的選擇。

以上工作有的與收集、整理和利用等工作結合進行，有的則須單獨進行，因而檔案保管既是檔案管理業務的一個方面，又是一個相對獨立的工作環節。

二、檔案保管工作的重要性

《檔案法》第三條明確指出了保管好檔案是黨和國家賦予檔案機構的神圣職責。檔案保管在整個檔案工作中具有重要意義。

（一）檔案保管工作決定著檔案壽命的長短

檔案是物質的，物質運動規律使檔案不可能永久保存下去，檔案都有消亡的一天，但檔案保存的壽命長短與檔案所處的環境直接相關，如果保存環境得當，保管方法科學，檔案壽命就會大大延長，就能夠發揮更加長遠的作用，產生更大的社會效益和經濟效益。一旦保管方法不當，存放環境惡劣就會加速檔案的損毀，檔案的壽命就會縮短，造成不可估量的損失。尤其是目前人類生存的環境日益惡化，危害檔案壽命的因素也空前增多，如空氣中的酸污染、沙塵、各種有害氣體，還有對于磁記錄載體檔案影響嚴重的電磁污染，令人防不勝防。這些對檔案保管工作提出了更新更高的要求，如果不能加速檔案保管工作的研究，采取更加有效的應對措施，檔案所處的環境堪憂。

（二）檔案保管工作決定著檔案事業的興衰

檔案保管工作質量的高低，對提高檔案管理工作水平具有決定性的影響。檔案保管得好，就為整個檔案工作的順利進行提供了最基本的物質前提，使檔案的整理、鑒定、統計和利用等工作得以順利展開，而且對提供利用和編研創造便利條件。反之，如果檔案得不到安全的保護，殘缺損毀，失密泄密或保管雜亂無章，前面的收集整理等工作就會前功盡棄，也就談不上檢索利用，其他環節都會受到影響而不能正常開展。保管不當甚至會直接造成檔案的損毀，從而會給國家的檔案和其他相關方面造成不可估量的損失。因此，檔案保管工作質量在一定程度上體現整個檔案工作的質量，它在整個檔案工作的進程中占有重要的位置。

三、檔案的保管條件與防護措施

（一）檔案庫房

庫房為檔案的保管提供了最基本的物質條件。檔案庫房的特定用途，要求它具有防潮性、防高溫、防蟲鼠、防污染的條件，并且堅固，安全。一般檔案館庫房要求：不位于臨街的鬧市中心，以利于檔案的安全；不選遠離城市、交通不便的地方，以便于檔案的利用；避開江河邊或地勢低洼處，以防水患；避開工業區和居民區等污染嚴重的地方，避免灰塵和有害氣體對檔案的影響。設在樓房內的機關單位檔案庫房則要求：選在樓房的低層而非地下室或頂層，以防潮濕、高溫；位于單位的中心以便于檔案的利用；遠離住宅區和其他有害污染源。

同時，檔案庫房要與辦公室、閱覽室、業務工作區等分開；配備必要的消防器材，建立嚴密的防火制度和消防器材使用管理制度，防止火災；運用必要設備和有效措施，控制庫房內的溫濕度，避免高溫高濕等對檔案的不利影響；防止光線對檔案的直接照射，并盡量減少光照時間；通過在庫房周圍種樹、栽花和庫房保潔等措施，防止光纖對檔案的破壞作用；防止有害昆蟲對檔案的危害，杜絕老鼠的生存。

（二）檔案裝具

檔案裝具是檔案館（室）必備的基本設備，其種類很多，常見的有檔案架、檔案柜、檔案箱，它們那是水質和金屬的。新型的檔案密集架以容量大、組合方便等特點成為迅速推廣的檔案裝具。檔案部門應控庫房特點和檔案價值、規格的不同，合理采用、靈活配置檔案裝具。

（三）包裝材料

檔案使用包裝材料，既可防止光線、灰塵及有害氣體對檔案的直接危害，又可減少機械磨損。檔案包裝材料因不同的檔案載體而有所不同，紙質檔案的包裝材料主要是卷皮、卷盒和包裝紙，縮微膠片、照片、磁帶等檔案則要求采用相應的膠片夾、密封盒和影集盒(袋)等。

四、檔案保管工作與檔案工作其他環節的管理

檔案保管工作是整個檔案工作的基礎，與檔案工作各個環節有機結合，有著密切聯系。保管工作不能離開其他環節而孤立進行，必須與其他環節密切配合，要掌握其他各環節對保管工作的促進和制約作用，并注意在其他各環節工作中保護檔案。檔案是由文件轉化而來，因此文件信息的載體和書寫材料及質量與檔案耐久保存有密切的關系。為了更好地保管檔案，檔案部門還有責任向文書部門要求和推薦適合的載體和書寫材料，以便最大限度地延長需要永久保存的重要文件壽命。

此外，檔案保管工作不是單純“為保管而保管”，其最終目的是為了保證黨和國家各項工作對檔案的利用，如果只片面強調保護而不提供方便的利用，則保管工作就失去了意義。但若只強調方便利用而損毀了檔案，則利用工作也就沒有了基礎。因此，檔案保管工作的一切措施、制度、辦法以至具體的技術處理，都要有利于保護檔案，又要保證當前和長遠利用的方便，這是檔案保管工作的出發點和檢查保管工作得到好壞的標準。

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