從“非轉農”現象談高職院校檔案服務的面向社會趨勢

文/金華職業技術學院檔案館 劉穎

伴隨20多年的城市化大潮，“農轉非”一度是個香餑餑，但最近幾年在部分省市卻出現了逆轉。以2010年浙江省戶籍管理部門公布的數據為例，該省“農轉非”數量從2004年時的57.7萬人降到了2009年的18.9萬人，降幅高達67%；與此同時，《浙江日報》以浙江農林大學為范本統計，2008年至2010年間，戶口遷入學校的新生比例逐年下降，分別為25.7%、18.6%和11.8%。浙江省是經濟較為發達省份，隨著城市的發展，城郊的土地價格逐年上升，還得獲得集體收益的分成，農村戶籍顯而易見地可以獲得大量的經濟利益。加上近年來惠農政策不斷出臺，使得農村戶口日益受到歡迎。“非轉農”的程序大同小異，其中與高校檔案館有著本質聯系的就是“必須提供本人的畢業證或畢業證明”。高校檔案館迎來了大批因遺失畢業證書來補辦相關證明的曾經的在校在，而高職院校檔案館這種現象尤為突出，那是因為高職院校的前身大多省內幾所中專合并升格而成，而在“非轉農”范圍內的1995年至2003年前入學的這些中專生就業形式并不算好，賦閑在家或自謀職業的情況較為多見，符合“非轉農”的政策范圍。于是，大量的社會人員涌入曾經就讀高職院校檔案館找尋與之相關的檔案以供使用。

一、高職院校檔案服務概況

我國絕大多數高校是在計劃經濟體制下成長壯大起來的，在管理模式上有一定的計劃性經濟的封閉性。高校檔案管理模式也與之相適應的封閉，而高職院校因為起步晚，檔案管理模式基本參照于高校檔案管理的模式，即自己學校產生的檔案自己保管，并供自己學校所利用。以我校為例，在合并前，需并的五所中專學校均有自己所獨立的綜合檔案室，屬于學校機構或屬于校辦公室，均不對社會提供檔案服務。合并升格為學院后，五所中專學校的文書檔案和學籍檔案均交由校檔案館管理。根據1989年國家教育委員會6號令（《普通高等學校檔案管理辦法》，以下簡稱“6號令”）規定，高校檔案館應按規定向全校和社會開放檔案。高校檔案館對社會開放檔案有了一定的依據和義務。但“6號令”同時又規定，不具備成立檔案館條件的高校設立綜合檔案室，高校檔案室所保存的檔案，主要供本校利用。由于認識和條件的不同，高校基本上成立了檔案，但許多高職院校多成立綜合檔案室。其實不管從館藏數量還是檔案工作，檔案館與檔案室的服務性質是一樣的，但就是這一字之差，高職院校檔案的服務是否應像高校獨立的檔案館那樣面向社會提供檔案服務就成了高職院校檔案服務的疑問。

二、高職院校檔案面向社會已有法令支持

2008年教育部27號令（《高等學校檔案管理辦法》，以下簡稱“27號令”）規定：高校檔案機構應當按照國家有關規定公布檔案。與“6號令”不同的是，“27號令”將公布檔案的責任同時賦予檔案館與綜合檔案室，范圍明顯擴大，高校檔案服務定位趨于合理。與此同時，伴隨高職院校辦學自主權的不斷擴大，高職院校逐步成為獨立的校內檔案館。但“27號令”用“公布檔案”替代了“開放檔案”，關鍵詞的差異對檔案服務也提出了不同的要求，對高校及高職院校的檔案社會化服務帶來不同的影響。

三、高職院校檔案服務面向社會是社會的迫切要求

在日新月異的今天，高校的的展對社會的發展起著越來越大的作用。高校檔案是高校師生的智慧之精華，合理被社會利用將起到不可估量的推動社會發展的作用。特別是高職院校課程與研究的設置多是根據當地的經濟、文化、科技發展而設，所產生的研究成果更是針對性地對當地一些科學技術和經濟文化的發展起著關鍵的指導作用，社會對高職院校檔案的需求呼吁聲越來越高。另一方面，高職院校盡可能充分地開放本校檔案，提供本校檔案的利用效益，也有助于擴大本校的社會影響，為本校發展贏得越來越優質的社會資源與社會環境，為高校實現辦學的社會化與國際化營造良好的條件。因此，高職院校的檔案服務均應在做好本校檔案服務利用的同時，積極思考能滿足社會對高職院校檔案的需求，在一定程度上開放本館檔案，為學校和社會提供交流的渠道。

四、高職院校檔案服務面向社會提升了檔案文化建設

隨著高職院校外聘實訓教師與雙師型人才的增多，越來越多的社會文化形成了高職院校特有的文化檔案，之后的檔案資源整理也是檔案文化，因為檔案工作的全部活動在一定意義上都可以歸納為對歷史文化的記錄保存加工和傳播，其中的檔案的傳播的最主要表現形式就是檔案的服務，在進行檔案服務的同時也宣傳了檔案知識，使社會人員有了一定的檔案觀念，檔案工作人員在服務的同時也向社會了解了檔案加工保存服務的文化信息，檔案服務提升了檔案文化建設。

五、高職院校檔案面向社會服務構想

高職院校管理信息化程度、檔案工作發展現狀的差異決定了不同高職院校在選擇檔案社會化服務策略時應有所不同。

（一）檔案服務面向社會的程序

在檔案信息服務方面，高職院校檔案部門應積極借鑒社會各檔案館的經驗，仔細分析社會對高職檔案館藏利用的內容和形式，設計符合本校特點的具有可操作性的服務流程、服務管理流程，摸索出一套適應高職院校特點的檔案面各社會服務體系，從根本上提升高職院校檔案服務質量。還可通過宣傳海報和網絡平臺向師生及社會宣傳本校檔案面向社會服務的一些流程、程序等，既方便了利用者，也進行了一定的檔案宣傳。

（二）高職校檔案面向社會服務的內容

根據利用內容的統計初步設計檔案社會化服務內容是做好高職院校檔案社會化服務的一大提升。根據“非轉農”利用統計看來，一般社會需要為：畢業生錄取名冊、畢業證書號認證、入學時戶口遷入及畢業時戶口遷出證明；根據幾年的利用統計分析來，社會利用除上述內容以外，還需要學籍材料、課程設置材料等,主要是為已畢業的學生出國之所用；還有一些校內的科技檔案，可以在符合《檔案法》和校內實際情況的情況下適可而止地開放。

（三）檔案服務面向社會的形式

在信息化的今天，檔案社會化服務的形式可謂多種多樣，高職院校檔案部門根據本校的情況理性地進行選擇。除了傳統的復印利用形式以外，高職院校檔案部門也可嘗試采取以下服務方式：

1.檔案寄存服務:通過開展人事檔案代存,為離校教工和沒有落實就業單位的畢業生解除后顧之憂。從“非轉農”利用看來，當時許多畢業生存在戶口未能及時遷回原處，并且造成了大量人事檔案的遺失，使這些畢業生不得不到處奔波找相關資料補辦檔案，造成了經濟和精神上的損失。檔案寄存服務可以有效解決這個問題，但畢業生檔案量大且流動性大也給檔案部門管理帶來一定的難度。

2.遠程服務:通過電話答疑、郵寄資料、網絡服務等,盡可能地滿足社會各方面的利用需求。在網絡化時代，人們的諸多需求都是通過網絡來實現的。檔案事業的發展向來是與時俱過的，早在十多年前，檔案工作的指導者們都已提出了檔案數字化、信息化的要求。經過十多年的發展，越來越多的高校和高職校檔案館在檔案數字化信息化的工作上已有長足的發展。館藏檔案已有技術有能向公眾提供遠程服務，檔案服務部門也不應固守傳統的工作方式與服務方式，應思考更好更新的方式提供檔案服務，提升檔案文化。我們高職院校的檔案工作人員應該從政府的網絡化辦公、教育部門的網絡化辦公、圖書的網絡傳播的影響看到檔案網絡化服務的前景，開展順應網絡化的人們的活動方式與心理訴求的檔案網絡社會服務。

在《檔案法》修訂中，立法理念是從以“保密是原則、公開是例外”為主轉變到“以公開為原則、以不公開為例外”上來，可謂是順應了時代和社會對檔案利用的期盼，作為一名檔案工作者，更應遵循法律，順應形勢，把新的理念和工作思路運用到檔案服務工作中，為檔案文化建設添磚加瓦。

[1]中華人民共和國教育部令第 27號.高等學校檔案管理辦法[S].2008-8-20.

[2]國家教育委員會令第6號.普通高等學校檔案管理辦法[S].1989-10-10.

[3]胡鴻杰.檔案與文化[J].檔案學通訊,2004(5):12—14.

[4]陳永生.檔案利用現象的歸納與分析[J].檔案學通訊，2004(6):28-31.

[5]葉小洋.高校基建檔案為專業教學服務探析[J].辦公室業務，2011(9):42.