淺談小學(xué)檔案管理中存在的問題及對(duì)策

文/山東寧陽縣八仙橋街道西關(guān)小學(xué) 唐曉雪

對(duì)于小學(xué)校來說，檔案管理覆蓋了學(xué)校各層的管理，比如學(xué)校的行政管理、財(cái)務(wù)管理以及人事管理等。由此可見，檔案的管理在小學(xué)校中發(fā)揮著舉足輕重的作用，因此，對(duì)檔案管理中的問題的探討是很有必要的。

一、小學(xué)文書檔案管理中存在的問題

（一）小學(xué)文書檔案的管理不受學(xué)校重視

在不少學(xué)校里，學(xué)校設(shè)置文書檔案的管理，只是為了在需要的時(shí)候派上用場。文書檔案因?yàn)椴唤?jīng)常使用，且與教學(xué)沒有多大關(guān)系，再加上學(xué)校對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)不到位，所以文書檔案的管理自然不會(huì)受到學(xué)校的重視。

（二）文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)問題

據(jù)調(diào)查，某些小學(xué)的文書檔案管理人員很少有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的，大多都是退休的老師無證上崗，這就給文書檔案的管理增加難度。因此學(xué)校文書檔案管理存在：人員專業(yè)素質(zhì)不高，文書檔案信息收集不及時(shí)，收集的范圍不廣，文書檔案的分類不合理以及文書檔案管理期限不明等問題。這些問題的出現(xiàn)導(dǎo)致文書檔案的管理混亂，文書檔案管理就形同虛設(shè)了。因此，文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)對(duì)于文書檔案管理來說是非常重要的。

（三）文書檔案管理力度不夠

在某些中小學(xué)學(xué)校，文書檔案的管理“外緊內(nèi)松”。對(duì)于外來人員，文書檔案的管理人員會(huì)按照程序進(jìn)行詳細(xì)的登記，但若是學(xué)校的內(nèi)部人員過來借閱，文書檔案的管理人員就沒有按照程序走了，而是直接將檔案進(jìn)行交付。這一行為容易造成文書檔案的遺失，這對(duì)于文書檔案的管理是極為不利的。

二、小學(xué)學(xué)籍檔案管理中存在的問題

（一）學(xué)校對(duì)學(xué)籍管理的忽視

在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人看來，學(xué)籍管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及學(xué)生的成績來得重要，而且學(xué)籍管理是學(xué)校管理部門的事，與自身沒有關(guān)系。因?yàn)閷W(xué)校對(duì)學(xué)籍管理的不重視，導(dǎo)致學(xué)生許多應(yīng)該被登記進(jìn)檔案的信息沒有登記，比如學(xué)生日常的不良行為。學(xué)校對(duì)學(xué)籍管理的不重視，就致使對(duì)學(xué)生的處分雖然全校公布了但并沒有登記在檔案的情況的發(fā)生，這對(duì)學(xué)生的不良行為相當(dāng)于間接的包庇。

（二）非專業(yè)的學(xué)籍檔案管理人員

學(xué)籍管理與小學(xué)文書檔案的管理一樣，學(xué)籍檔案的管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，大多是由退休的教師頂替的這個(gè)職位。同樣的，這也給學(xué)籍檔案的管理帶來了麻煩。畢竟退休教師不是專業(yè)人員，對(duì)于學(xué)籍檔案的管理總有些地方感覺力不從心。

（三）過松的學(xué)籍檔案管理機(jī)制

根據(jù)對(duì)山東省泰安市寧陽縣某些小學(xué)的調(diào)查，發(fā)現(xiàn)一些教師存在對(duì)學(xué)生過分“寬容”的現(xiàn)象。學(xué)生犯了應(yīng)該計(jì)入檔案的錯(cuò)誤時(shí)，學(xué)生的任課教師非但沒有將這一情況上報(bào)，還將這個(gè)事給隱瞞了下來。教師對(duì)犯錯(cuò)的學(xué)生不進(jìn)行教育，任其作為，這對(duì)于學(xué)生本人及學(xué)校的檔案管理都是不利的。除了這些，某些教師甚至拋棄了職業(yè)道德，對(duì)學(xué)生的考試成績進(jìn)行任意的修改。

三、文書檔案管理以及學(xué)籍檔案管理中出現(xiàn)問題的對(duì)策

（一）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)樹立對(duì)文檔管理的正確認(rèn)識(shí)，擺正思想

要想讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人樹立對(duì)學(xué)校檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，就要讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人正確認(rèn)識(shí)文書檔案管理和學(xué)籍檔案管理相關(guān)工作。文書檔案的管理人員要讓文書檔案發(fā)揮作用，滲透進(jìn)單位的財(cái)務(wù)部門、行政部門以及人事部門，對(duì)其造成一定的影響，以此來吸引學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文書檔案管理的重視。學(xué)籍檔案的管理人員對(duì)于學(xué)生應(yīng)登記進(jìn)檔案的行為應(yīng)予以詳細(xì)的登記，絕不作出漏登以及包庇學(xué)生等有違背職業(yè)道德的行為。除此之外，文書檔案以及學(xué)籍檔案的管理人員還可直接上書給學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)人，將文書檔案管理和學(xué)籍檔案管理的重要性一一闡述，用這種方法來爭取單位領(lǐng)導(dǎo)人的重視。

（二）培養(yǎng)文書檔案以及學(xué)籍檔案的專業(yè)管理人員

要想提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，就要從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人著手。要實(shí)現(xiàn)好的檔案管理，就要求管理人員知識(shí)面廣，具有扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)，并具備對(duì)文書檔案以及學(xué)籍檔案基本的管理能力。文書檔案和學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)能清楚對(duì)各類檔案進(jìn)行分類與編號(hào)，及時(shí)收集檔案，擴(kuò)大對(duì)檔案的收集范圍以及明確各類檔案的存檔期限。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員，并且可在其就職前進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。在文書管理和學(xué)籍檔案人員就職期間，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人還可組織其對(duì)最新的檔案管理方法進(jìn)行學(xué)習(xí)，不斷地完善檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)，提高文書檔案和學(xué)籍檔案管理人員的專業(yè)水平，使其與時(shí)俱進(jìn)。

（三）健全文書檔案的管理制度，加大文書檔案的管理力度

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)根據(jù)自己學(xué)校的實(shí)際情況，建立一套可行的、實(shí)用的檔案管理制度，并堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中管理”的原則。要想檔案管理人員按照程序?qū)n案進(jìn)行管理，就必須完善檔案管理機(jī)制。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人除了健全檔案的管理機(jī)制以外，還應(yīng)加大檔案的管理力度，使檔案管理人員嚴(yán)格按照程序辦事，絕對(duì)不允許有違于其職業(yè)道德的事發(fā)生。如果不加大檔案的管理力度，檔案管理機(jī)制就形同虛設(shè)了。

四、小結(jié)

上文就小學(xué)檔案管理中存在的幾點(diǎn)問題進(jìn)行了研究，并給出了解決問題的相應(yīng)對(duì)策。總的來說，好的檔案管理不能缺少健全的檔案管理機(jī)制、檔案管理人員較高的專業(yè)素質(zhì)、學(xué)校的重視以及較大的檔案管理力度。只有做好這幾點(diǎn)，學(xué)校檔案的管理才能落到實(shí)處。

[1]陳敏.淺談文書檔案管理[J].中國科技博覽,2013(29).