信息化時代高校行政工作的一些思考

文/清華大學熱能工程系 占麗萍 鄭軼 莫莉

信息化是指培養、發展以計算機為主的智能化工具為代表的新生產力，并使之造福于社會的歷史過程。行政工作信息化的實質是利用科學的理論和方法對行政工作在改進流程的基礎上實現數字化、電子化、網絡化,形成智能化集成的信息管理系統。

高等院校在整個社會中，是信息化集成程度比較高的場所。高校的行政管理,是高校為了實現學校教育工作的目標,依靠一定的機構和制度,采用一定的措施和手段，帶領和引導廣大師生、員工,充分利用各種資源,有效地完成學校工作任務,實現預定目標的組織活動。①

一、信息化的必要性

進入新世紀以來，科技進步日新月異，各種思想文化相互激蕩，高等教育面臨著新的挑戰。高校行政是為高校人才培養、科技研發提供服務的支柱系統，自身也要適應時代發展。高校承擔的工作內容不斷更新與增加，作為服務主體的各個部門，如果還按照過去傳統的依靠人工傳遞、單獨統計數據的辦法，必然會使行政管理工作成為學校發展建設的“瓶頸”。隨著計算機技術、網絡技術等不斷發展，高校行政管理實現信息化已成為高校發展建設的自身訴求。

另一方面，信息技術的發展為高校行政信息化提供了技術支持。計算機硬件技術的發展，使得大規模的數據交換和共享成為現實，新型實用軟件的不斷開發，也可以滿足高校行政管理的各種需求；隨著互聯網技術的迅猛發展，網絡已經成為人們工作生活中獲得信息、與人交流溝通不可或缺的手段，人際交往方式也隨著飛信、微博、微信等工具的出現發生了新變化。比如飛信作為一種現代化的交流工具，筆者在工作中與近400名同學共同使用，極大的提高了工作效率。

要解決“學校和院系發展需要高水平的管理效率與行政工作效率和服務質量不高”這對矛盾，必須實現高校行政工作的信息化。建立高校行政管理職能部門的網絡化、電子化、數字化等信息化模塊是必然發展趨勢。

二、存在的問題

高校基層行政工作信息化建設已經推行了十幾年，但是依然存在一些不容忽視的問題，信息技術的發展也使得這種問題不斷處于發展之中，因此也有必要進行適時的創新，以符合時代發展的要求。②

首先，工作理念、方法落后。高校行政工作者特別是院系基層的工作人員，把自己定位為上級部門政策的執行者，工作主動性不高，把信息化簡單的理解為使用信息設備；只注意當前數據信息的采集，沒有及時整理歷史數據，建立完整的數據庫。如果不轉變觀念，必然會影響學校和院系發展，使得上面提到的矛盾越來越突出。

其次，共享性不強。高校的人事、科研、教學、人才培養、宣傳、安全、組織等職能部門都有數據統計，各個部門也都建立自己的系統，對本系統內的數據，有了完善的記錄和統計，但是跨部門的數據之間難以實現共享。筆者所在的教學部門，每年要花費大量時間和精力為人事、科研評估等提供支持數據，究其根本就是因為這些需要支持的部門沒有途徑獲得自身需要的數據。

再次，行政工作人員的信息素養不高。信息素養指利用大量的信息工具及主要信息資源使問題得到解答時利用信息的技術和技能③。目前高校行政人員特別是院系基層行政人員，更多的是將信息化硬件設備當作完成工作的輔助手段，忽略了自身信息水平的提高，主要表現在信息敏感性不強，信息能力較弱等。比如他們對已有軟件的潛力開發不主動，常用的Excel軟件很多行政人員只會用來做各種表格和數據統計，但是忽略了編程、數據調用等其他功能的應用。在日常工作中一些信息該積累、收集而沒有注意到，等到需要用時又要重新再梳理一遍，耗費了不必要的時間和精力。

三、提高舉措

高校行政管理信息化建設是高校發展建設的重要組成部分，良好的行政管理系統才能有效保障學校的教學、科研和人才培養等各方面工作的順利進行。針對高校信息化建設過程中存在的上述問題，筆者提出了提高信息化的相應措施。

第一，轉變觀念。作為行政工作人員不僅要將思想從“管理”轉變到“服務”上來，在日常工作中做到規范化，把科學的行政程序固化到應用軟件和管理應用系統中，同時還要增強信息素養，信息素養包括信息意識、信息能力、信息知識等幾個方面。行政人員具備了信息意識，就會在工作中積極主動的去搜集、整理各類信息，極大的提高工作效率；具備了信息知識才能夠掌握一些檢索工具，有效獲取信息，擴大獲得信息的途徑；具備了信息能力，才能去分析和挖掘隱藏在數據之下的有效信息，運用資源分析為院系決策提供有效、準確、完整的信息。

第二，提高信息平臺的共享性。特別是院系基層行政部門，可以開發出有利于數據共享的軟件，每個部門的工作人員只要及時維護本部門信息，其他人員可以根據各自部門需要提取有用數據，大大減少重復勞動，也減輕諸如評估、考核等非常規事件給工作人員帶來的心理壓力。當然在數據共享的同時，也要注意保護數據的安全，對于一些不宜共享或者有限范圍內可共享的數據，可以采用加密或者設置權限的方式來處理一下。

第三，加強工作人員信息化培訓。從硬件方面來說，盡管很多高校投入了資金，配置了必要設備，但是信息化時代設備更新非常快，學校和院系要根據工作人員的需要配備或升級他們使用的設備，并給與一定的指導。從軟件方面來說，要增加行政人員常用軟件的培訓，以及信息處理和信息應用能力的培訓。目前我國高校大多數還是實行的“校-院或系”層級式管理模式，工作特點變化給高校行政管理人員信息化提出了要求，學校和院系都有責任針對管理人員的崗位特點，加強工作人員的信息化能力的培訓。

四、小結

信息技術的發展，在為高校行政工作信息化建設提供支持的同時，也對高校行政管理提出新的要求。高校行政工作信息化是高校發展建設的重要組成。從事行政工作的人員應該有信息化意識，提高自身信息化能力，為高校的教學和科研工作提供優質、高效的服務。

注釋：

①余軍.我國高校行政管理淺談[J].中國成人教育,2010,(5):53-54.

②林蕓.淺談高校辦公室信息化管理的現狀與改進[J].辦公室業務,2012,(12):95-96.

③李萍.論高校行政秘書的信息素養[J].文教資料,2006,(8):31-32.