高校檔案服務信息化發展策略研究

文/山西大同大學大同師范分校 白曉春

自從網絡普及以來,本文的主題便成為高校檔案工作者談論的熱門話題之一。但時至今日,這一問題并沒有得到根本性解決。高校檔案信息服務的效率與效益依舊處于較低水平,社會功能的發揮極其有限。隨著科學技術的飛速發展，信息化已經對社會的各個領域構成了影響，高校檔案服務工作當然也不例外。如何促進高校檔案服務信息化的發展，充分發揮信息化在高校檔案服務方面的優勢，從而更好地為各種用戶群體提供服務，是當前高校檔案服務工作的主要內容。

一、加強高校檔案服務信息化意識的培養

隨著社會經濟的發展，人們原來越希望能夠快速、準確的獲得信息，然而高校檔案部門的工作長期處于一個相對

比較封閉的環境中，往往僅限于學校這個小天地之中。大多數的高校都有自己的網站，但是卻看不到綜合檔案信息，使這些檔案信息不能夠快速便捷的查詢利用。目前，高校檔案工作已經逐步走向開放化，檔案信息化也已經起步，但是檔案工作還是沒有真正樹立為公眾服務的觀念，以至于檔案的利用率比較低，失去了檔案建立的基本意義。

因此，高效檔案館要加強《檔案法》的宣傳力度，盡可能的組織檔案工作人員參加培訓，不斷增強全員的檔案意識，促使人們意識到檔案和檔案工作的重要性。高效的各個級別的領導都應該給予檔案工作高度重視，要以歷史負責、為現實服務、替未來著想的態度，加強高效檔案管理的使命感、責任感以及緊迫感，同時將檔案管理工作納入到高校的總體規劃中，從各個方面確保高校檔案管理服務工作能夠順利開展。

二、采用多樣化的信息服務手段

目前，高效檔案館還是采用傳統的管理模式，往往僅僅提供查閱、服務以及摘抄，且多數情況下僅供查詢，不能夠將先進的現代信息技術運用其中，實現檔案全文查詢、電腦查詢、網絡查詢等。隨著社會的發展，人們的生活步調也相應比較快，但高校檔案館卻不能快速準確的為各個用戶提供需要的信息，長此以往，人們運用檔案的興趣就會越來越小，甚至忘記檔案館的存在，這樣以來高校檔案館的服務就完全失去了存在的意義。因此，高校檔案館應該為各個用戶提供快捷、便利、準確的信息服務，這就要求盡可能夠的采用多樣化的信息服務手段，運用各種恰當的先進設備，加快檔案信息化、數字化管理，從而更好地位各個用戶提供服務，滿足各個用戶的需求。

三、網絡技術應用于高校檔案館信息服務

在現代社會中，有一項技術可以說改變了全球的生活模式，那就是網絡技術。隨著社會的進一步發展，網絡滲入到人們的生活、工作的深度日益增大。網絡技術的一大優點就是高效、快速、準確的定為到人們所需要的資源信息，在在保證安全和隱私的情況之下還可以做到資源共享，所以在這樣強大的優勢下，網絡技術以及其理念應經運用在不同的共組領域中。高校的檔案管理也是一種信息化管理，將網絡的管理理念應用于此可以將此工作的高效性、準確性和實時性發揮到最好。將網絡技術和理念應用于高校檔案館的管理共組之后，可以很方便的查閱個人和團體的信息，通過一些加密措施還可以將個人和團體的信息做到保密化，這樣就可以避免個人信息以及其它重要信息的外泄，做到個人的隱私保護。除此之外，應用于網絡技術管理高校的檔案信息還可以做到資源的共享，可以與其相關的兄弟院校聯合起來形成一個檔案信息網絡，這樣不同學校的需要者就可以不必出自己的校門就可以查閱到自己想知道的信息，這樣可以做到檔案管理的人性化，真正的以人為本為他人服務。最后，網絡技術和理念應用于高校的檔案館信息管理還可以節約人力，物力，財力，這樣就可以做到以最少的資源管理最大的數據資源，這樣的發展模式正是現代社會發展的需要，所以在現代社會的發展中，眾多的現代化信息技術能否應用于在實際的生活、工作需要是我們需要認真考慮的，技術是為人了服務的，我們應該善于利用人類以創造出的技術來方便于社會以及個人。

建立在網絡技術基礎上的社會信息化所引發的工作方式與生活方式變革以及高校改革客觀上要求高校檔案信息服務工作必須實現根本性轉變。為此,各高校應從自身實際出發,選擇適宜的檔案信息策略,并通過高校檔案信息服務評價體系的建立及作用的發揮來推動高校檔案信息服務工作實現根本性轉變。另外，作為一名高校檔案工作者，應該不斷地學習新知識，掌握一定的信息技術運用技巧，從而不斷提高自己的工作效率。高校檔案不能夠盲目的運用現代信息技術，而是要及時地調整信息服務的觀念與信息服務的模式，從而形成一個科學合理的工作體系，這樣既能夠滿足各種信息用戶的需求，還能夠有效地提高檔案信息服務的水平，逐步成為學校發展的信息保障。

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