事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題與對(duì)策

文/寧夏平羅縣人力資源和社會(huì)保障局 沈紅霞

一、人事檔案的含義

人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、工作表現(xiàn)的，以個(gè)人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。它不僅是全面的考察了解和正確選拔使用職工的重要依據(jù)，還是國(guó)家檔案的重要組成部分。

二、目前人事檔案管理工作中存在的問題

（一）對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠

大部分的事業(yè)單位只關(guān)注生產(chǎn)管理，關(guān)注經(jīng)濟(jì)效益，人事檔案工作并不能帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，取得的成績(jī)也不容易被關(guān)注。長(zhǎng)期以來，大部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作的認(rèn)識(shí)只停留在抄抄寫寫、整理資料這些簡(jiǎn)單的文字性工作上，認(rèn)為人事檔案工作不能創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，不能與生產(chǎn)工作相提并論，對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。

（二）管理人員水平有待提高

目前正在大力開展人事制度改革，很多事業(yè)單位都進(jìn)行了比較大的機(jī)構(gòu)調(diào)整，都要求競(jìng)聘上崗，人事檔案管理人員的崗位也存在變動(dòng)，然而很多人沒有進(jìn)過檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性意識(shí)不夠，對(duì)檔案業(yè)務(wù)工作（檔案收集、整理、裝訂）不太熟練，很難適應(yīng)檔案管理工作。

（三）人事檔案工作缺乏力度，檔案資料及時(shí)性差

目前在很多事業(yè)單位，對(duì)檔案工作重視度不夠，也沒有制定完善的檔案收集歸檔工作制度，在工作中也無(wú)法嚴(yán)格執(zhí)行，很多相關(guān)部門也不積極配合檔案收集工作，導(dǎo)致檔案收集工作常常處于被動(dòng)的狀態(tài)，無(wú)法及時(shí)完成工作。單位沒有形成檔案監(jiān)督部門，檔案工作人員工作也不太嚴(yán)謹(jǐn)，很多的收集歸檔的檔案材料存在資料不全、失真的現(xiàn)象。而且在事業(yè)單位中往往都存在人才流失的問題，人才流動(dòng)性很大，很多人都選擇下海，這樣相關(guān)的檔案資料就要及時(shí)更新，盡量做到檔案隨著人走，盡量不要造成廢檔，浪費(fèi)資源。

（四）人事檔案管理缺乏科學(xué)性、信息化力度不夠

人事檔案管理目前也順應(yīng)時(shí)代的潮流，采用信息管理模式，但是很多事業(yè)單位人事檔案管理只是停留在表面，很多先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)手段沒有得到充分利用，比如有的事業(yè)單位建立了自己的人事檔案管理系統(tǒng)，將所有個(gè)人檔案資料都輸入到人事管理系統(tǒng)中，基本實(shí)行無(wú)紙化閱檔。然而大部分的事業(yè)單位還是習(xí)慣手工操作，手工操作的缺點(diǎn)就是浪費(fèi)紙張、工作效率低、不善保存。

三、事業(yè)單位人事檔案管理工作的建議與對(duì)策

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)、建立完善的管理制度

根據(jù)目前的情況來看，大部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)沒有對(duì)檔案工作的重要性有正確的認(rèn)識(shí)，這就給檔案管理工作帶來一定的阻礙。如果想進(jìn)一步的做好人事檔案管理工作，首先必須加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視，建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，在平時(shí)的工作中，要認(rèn)真聽取檔案工作人員反應(yīng)的情況，并及時(shí)解決檔案工作遇到的問題。管理部門結(jié)合人事檔案管理工作的實(shí)際和社會(huì)現(xiàn)實(shí)需要，制定完善的檔案管理規(guī)定。在日常人事檔案工作中必須嚴(yán)格執(zhí)行指定的相關(guān)的規(guī)章制度。

（二）加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)的重視

檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)最主要就是建立專用檔案庫(kù)房。標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫(kù)房的標(biāo)準(zhǔn):1.防火防潮；2.配備空調(diào)、滅火設(shè)備；3.配備鐵質(zhì)的檔案柜；4.建立檔案庫(kù)房、閱檔室和檔案人員辦公室；5.配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)管理設(shè)備；6.定期檢查檔案庫(kù)房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施。

（三）加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)

因?yàn)槿耸聶n案對(duì)當(dāng)事人的各方面影響很大，這就對(duì)檔案管理人員提出更高的要求，這就要求從事檔案工作的職工必須作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、思想先進(jìn)，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)和政治思想的培訓(xùn)，同時(shí)也要加強(qiáng)了解檔案管理的重要性，不斷的學(xué)習(xí)新的技術(shù)和先進(jìn)的管理手段，爭(zhēng)取最大限度的發(fā)揮他們的工作積極性和創(chuàng)造性，只有這樣才能進(jìn)一步的做好檔案管理工作。

（四）加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

隨著科技的不斷發(fā)展創(chuàng)新，事業(yè)單位想進(jìn)一步提高人事檔案的工作效率，必須引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，建立相應(yīng)的檔案系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，在計(jì)算機(jī)中建立完整的檔案資料庫(kù)，通過掃描將文字、圖片等資料存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)中，就能徹底實(shí)現(xiàn)人事檔案的無(wú)紙化辦公，而且紙質(zhì)檔案資料和電子數(shù)據(jù)格式資料兩種形式共存，就更能延長(zhǎng)檔案的使用年限，查閱相關(guān)檔案的時(shí)候也不用費(fèi)勁的去翻閱紙質(zhì)存檔，只需在計(jì)算機(jī)中操作就行，不僅方便查閱，還大大提高了檔案管理工作的效率。

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