論怎樣做好工程項目檔案管理

文/北京印鈔有限公司 田園

一、工程項目檔案管理現狀

隨著現代企業制度的逐步建立，企業檔案，尤其是傳統的工程項目檔案管理工作存在一些問題。首先，工程項目文檔收集不齊全，不符合成套性要求。成套性是工程檔案能否做好的基礎，這能反映工程的結構安全和使用功能是否符合設計要求，是否滿足工程驗收條件。其次，工程項目檔案內容存在失真現象。檔案的核心在于真實準確性，但當前很多工程項目文檔存在填寫不符合規定，施工和記錄脫離、驗收與簽字不符合的情況，應引起重視。再次，工程文件歸檔范圍混亂。工程項目工程量浩大、設計不同管理公司，各單位都有自己的歸檔范圍，在某些單位看來沒有保存價值的文件，可能對其他單位來說卻是極為重要的，所以文件歸檔范圍急需明確，以免重要文件被遺失或丟棄。最后，工程檔案信息資源的開發利用欠缺。工程項目檔案繁雜，文字、圖標、圖紙等涵蓋的信息量大，這些信息對工程項目的建設有著不可替代的作用，但是工程建設公司對工程檔案信息的挖掘利用不夠充分，未真正發揮這些文檔的價值。檔案手工操作還非常盛行，沒有充分利用網絡信息技術提高工作效率。

二、工程項目檔案管理問題的原因分析

（一）人員問題

工程項目的檔案管理工作人員素質不高，專業的檔案人員緊缺。建筑公司工程項目的文檔保管人員調動頻繁，有些職員剛熟悉工程文檔工作就被調走了，或是辭去文檔收集的工作。工程項目施工單位沒有專職檔案保管人員，各種資料由不同部門的人保管，在工程后期，有些資料簽字手續不完備，需要施工單位或監理人員簽字，但是這些人很難短時間內處理這些事情，延遲了工程文件、檔案整理時間。

（二）管理問題

工程項目的檔案部門長期以來屬于企業的邊緣部門，企業不愿意花高薪聘請專業的檔案管理工作人員，工程項目檔案管理工作發展進度遲緩。建設單位對工程項目檔案的管理理念淡薄，認為工程檔案無法為工程建設產生經濟效益。對工程項目檔案的管理僅局限在“被保管好、不丟失”層面，沒有充分認識到工程檔案是工程建筑公司的重要信息資源、知識資源，能夠為公司創造經濟效益的價值。

（三）技術問題

工程項目檔案是建設公司最寶貴的資源之一，但是當前很多工程項目建設單位仍然以手工操作為主，只是簡單運用office軟件進行文檔輸入，工作效率低下，對相關數據的查找、分析困難重重，遠不能滿足信息時代的要求，工程檔案管理的信息技術的開發和應用已迫在眉睫。工程項目檔案管理不僅需要使用傳統的信息技術，也要逐步建立具備提供多層次、全方位的數據參考的統一平臺。

三、做好工程項目檔案管理的方法

（一）理順工程檔案各參與方的關系

工程項目檔案管理工作涉及多個單位和部門，做好這一工作必須理順工程檔案參與方之間的關系。建設單位要為工程項目的可行性研究準備必要可靠的數據和資料，對招投標文件、施工圖設計、工程監理單位委托、工程驗收文件等準備齊全，嚴格執行，積極協調和設計單位、監理單位與施工單位的關系以保證工程文件、檔。另外勘察、設計、施工、工程監理單位都必須在其資質等級許可的范圍內承攬工程、開展工作。

（二）規范工程文件、檔案填寫的基本要求

工程項目檔案工作能否做到準確與工程文檔填寫的基本要求及其責任是否明確直接相關。檔案是否完整是檔案價值能夠充分實現的前提條件。由于建筑行業的施工是一項長期、繁雜的過程，也是形成工程文件、檔案種類最多、數量最大的重要時期。工程項目文檔的管理必須明確各自的責任劃分，嚴格審核工作開展情況。

（三）建立工程項目檔案管理文化

建立工程項目組織文化可以從以下方面努力:培育良好的工作氛圍，提高組織向心力，明確崗位分工和職責，建立激勵約束機制，提高職員工作熱情，促使員工提升自我工作能力。充分重視挖掘工程檔案的價值，實時更新文檔，根據工程項目建設的進程進行跟蹤服務，定期、不定期地召開工程檔案管理和工程檔案信息資源開發會議，采取有力措施完善現有制度的不足。完善檔案管理的網絡系統，并加強維護，保證交流通暢。

（四）加強檔案管理人員的綜合素質培養

做好工程項目檔案管理工作的核心在于人才的培養。文檔管理工作持續性不強、質量不高，歸根結底在于檔案管理人員的缺乏和素質不高。工程建設企業必須加強文檔工作人員的培養，對檔案管理工作人員進行定期的工程項目建設專業和文檔管理方面的培訓和考核，提高檔案管理工作人員的綜合素質，培養符合工程文件、檔案管理要求的復合型人才。

[1]侯建亞.加強重點建設工程檔案管理之我見[J].檔案學通訊,2001(6).

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