淺析信息時代企業(yè)檔案提供利用的新途徑

文/國網冀北電力有限公司秦皇島供電公司 喬明

便于社會各方面的利用，是整個檔案工作的出發(fā)點和最終目的。一切檔案機構的設置，一切檔案工作制度的建立，一切檔案業(yè)務工作的開展，都要服從、服務于這個總目標。

隨著計算機技術與網絡技術的普及，人們對信息管理與利用意識的加強，使得企事業(yè)單位中出現了大量的電子文件與數字檔案，這些新型檔案管理無法運用傳統(tǒng)的模式來實現，必須采用現代化的管理手段，即以電子計算機和網絡技術為新的工作平臺，建立一種全新的電子文件和數字檔案管理系統(tǒng)。

一、檔案工作觀念創(chuàng)新

要全面推進企業(yè)檔案工作，就是要在工作上開拓創(chuàng)新。要用新的觀念、新的視角、新的模式、新的途徑和新的手段來解決企業(yè)檔案工作中遇到的新矛盾和新問題。不能把檔案始終定位在傳統(tǒng)的管管查查的死資料上，而應當用信息資源的新觀念來看待檔案。檔案作為一種信息資源可以為企業(yè)科學研究、生產建設、計劃決策、智能管理等各項管理與業(yè)務工作提供多種類型的基礎信息。同時作為一種信息資源還可為本單位的文化建設、加強內部管理、對外宣傳報道、業(yè)務咨詢提供信息保障。

二、創(chuàng)新管理手段，建立現代化的檔案管理與服務系統(tǒng)

企業(yè)檔案的利用服務，是指采用多種有效的方式，直接提供檔案及其信息加工材料，及時、準確地滿足利用者對企業(yè)檔案的利用需求。

（一）主動服務

檔案部門多年一直是傳統(tǒng)的服務模式，基本上都是消極被動的（等用戶上門查找），手工的（只能采用手工檢索和人工調卷）和粗放的（只能提供紙質文本或信息密度相對較低的原件服務）。因此檔案部門必須變革這種狀況，努力把檔案服務工作打造成積極主動的：一方面檔案人員要了解需求、服務到現場、服務到生產一線，同時要熟悉檔案室藏的種類及其內容成分，對哪些檔案能為企業(yè)生產經營活動提供參考和依據，做到心中有數，以便能全面地挖掘企業(yè)檔案信息的價值。另一方面現代化與傳統(tǒng)相結合：通過建立檔案管理網站，作為檔案信息發(fā)布、查詢和下載利用的平臺，為利用者提供方便；同時手工檢索與人工調卷互補并存。

（二）有針對性地服務

這點與主動服務是相輔相成的。即針對不同利用者的需求，采取不同的服務方式。檔案工作者要以利用者的目的為基礎，加快檔案信息資源數據建設，在檔案管理網站上發(fā)布編研的成果、匯編相應的專題，公開檔案目錄，同時還可與檔案數據庫連接，進行檔案的查詢和利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化、檔案服務利用網絡化、檔案工作自動化。

（三）多元化服務

多元化的檔案內容、形式和利用需求，必須要求企業(yè)檔案工作以多元化的服務方式與之相適應。相對傳統(tǒng)的單一紙質檢索方法，檔案系統(tǒng)管理軟件中檢索工具、檢索方式更加多樣化、檢索速度高速化。用戶可按：分類、工程項目、案卷、文件進行各種條件的組合檢索，也可采用直觀的卡片檢索。系統(tǒng)還可以對掃描完成的圖像文件、各類電子文本進行全文識別并建立起相應的索引庫，用戶只需輸入關鍵詞，即可對檔案數據庫中的正文進行檢索，還可進行分層、跨庫檢索。網絡化、電子化管理還有效地保護了實體檔案，減少了檔案的丟失、損壞現象，同時還使檔案數據做到一次輸入多次使用，大大提高了文件檢索的查全、查準率，提高了工作效率。

三、注重反饋，深層次開發(fā)檔案信息

反饋在檔案信息資源開發(fā)利用中起著重要的作用，通過反饋信息進行分析研究，可以提高檔案開發(fā)利用的科學性、合理性、系統(tǒng)性。

（一）建立利用情況網上登記制度

通過嚴格的利用效果登記制度，檔案部門可以系統(tǒng)、全面了解利用者查閱檔案材料的具體效果。

（二）深入基層隨機走訪用戶

檔案人員要經常不斷地深入基層，向廣大用戶了解利用檔案信息產生的效果，對各種提供利用方式的滿意程度及對檔案部門各種規(guī)章制度的意見和建議等，可以搜集到更加準確的反饋信息，并根據反饋信息，對本單位檔案管理體系進行修改、完善，逐步達到科學化、人性化管理。

四、提高檔案管理人員的業(yè)務素質

企事業(yè)單位檔案工作要實現創(chuàng)新，檔案人員要不斷完善自己的知識結構，加快知識更新，通過不斷學習和接受繼續(xù)教育來不斷豐富和發(fā)展自己，同時，還要借鑒、吸收兄弟單位先進的管理經驗，使得自己除了具有管理企業(yè)單位檔案的能力的同時，始終具備研究和創(chuàng)新的能力。

處于信息化社會的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員已不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息的擁有者和提供者；檔案部門也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的中心。檔案部門的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，建立以檔案信息搜集、加工、存儲、檢索、服務為主要內容的工作實體。只有實現檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質的服務。

[1]姜之茂.檔案人員崗位培訓教程[M].中國檔案出版社.

[2]吳保康.檔案學概論[M].中國人民大學出版社.