人事檔案管理存在的問題及建議淺談

文/延邊紅十字中心血站 崔英姬

一、人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案內容失真，質量不高

當前許多單位的人事檔案內容缺乏利用價值，其人事檔案材料空洞、形式性的多、實際性的少，反應個人經歷、學歷、政治面貌等一般情況多，反映業務能力、技術專長的少，反映過去情況的多，反映當前情況的少，尤其一些材料定性結論多，定量描述少，霍志江有點，避談缺點。內容空乏，而且許多檔案材料存在前后不符的現象，甚至個別干部的入黨、入團時間前后不一致，基礎學歷越來越高。

（二）檔案材料不齊全，收集力度不夠

由于收集檔案工作制度不健全，導致檔案管理人員執行不嚴格，收集檔案工作被動、不及時，材料也不全面，而且一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數職，有時只將檔案材料作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔。甚至有些單位的人事部門只注重收集單位領導及高層干部的材料，而忽視了廣大普通職工的材料收集，造成了領導干部的材料多，普通職工的材料少的現象，這些都嚴重影響了檔案的質量，降低了檔案的利用率。

（三）人事檔案管理的信息化程度不高，管理方式落后

隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用，計算機信息的水平也不斷提高，但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，甚至有些單位人事檔案工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，更無法實現對人事信息的篩選、排序、分類，信息化水平比較低，這些問題存在不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。

二、人事檔案管理的建議

（一）完善檔案管理制度

進一步規范檔案資料管理，實踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保證。因此各單位要建立相應的檔案管理制度，對產生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，以及檔案的日常保管、借閱、利用，都制定一套嚴格的制度。

（二）加強領導，提高檔案工作重要性的認識

建立檔案領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決，同時，按照人事檔案達標的要求，制定和完善人事檔案管理的整體規劃，是檔案工作順利進行。

（三）注重人事檔案的收集，提高人事檔案質量

隨著政治經濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革，考察、考核、學歷、各種培訓、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集，帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料。認真整理、細致鑒別，做到取之有據，對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整，手續完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。

（四）提高人事檔案管理人員的素質

檔案管理是一項政策性、規范性很強的工作，需要從業人員具有較高的政治素質和業務能力。因此，要不斷提高人事檔案管理人員的素質，加強業務培訓，系統地學習黨和政府制定的有關人事工作的政策、法規、用新的人事工作知識武裝頭腦、開闊眼界、指導工作，以適應新時期對人事檔案管理的新要求，同事，教育他們要堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密、嚴謹認真、吃苦耐勞、甘于奉獻。

（五）加強人事檔案管理信息化

把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。是實現整個社會主義現代化事業的一個具體組成部分，也是適應社會對檔案信息需要日漸增強的客觀需求。要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的人才檔案信息服務，以實現人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者，又提高了人事檔案工作的效率和質量，并大大提高了檔案的利用率。

（六）加大對硬件設施的投入，進一步夯實人事檔案工作基礎

按照人事檔案管理規定、標準，配置足夠面積的檔案室、閱覽室、微機室、檔案柜、電腦、去濕機、滅火器、溫濕度計等硬件設施，搞好通風、采光、防火器、防潮等配套保護措施。

通過人事檔案管理工作的不斷完善，使人事檔案煥發新的生機與活力，必將為社會經濟的發展提供強有力的保障。

[1]方堃.淺談人事檔案管理工作存在的問題及解決對策[J].黑龍江檔案,2011(3).

[2]王玉萍.信息化時代背景下人事檔案管理現狀與對策淺談——以甘肅人事檔案管理為例[J].中國城市經濟,2011(18).