加強檔案管理 服務人事工作

文/深圳市龍飛紡織工業有限責任公司 肖綺玉

人事檔案管理工作是黨組織干部管理工作的重要組成部分，它是貫徹執行黨的干部路線、方針、政策選賢舉能，知人善任等方面提供服務的重要保證。在現代企業建設中，職工人事檔案管理工作，為企業在選拔人才、配置人才、人才測評、人才培訓、人才開發、提供人才與做好人事服務工作等，它是企業人事部門的一項基本任務和重要職責。因此，加強檔案管理，做好人才管理，為企業經濟建設和發展，顯得尤其重要。

一、提高認識是前提

企業人事部門，要認真貫徹落實檔案達標的有關政策規定，把檔案達標工作當做人事部門的重點工作來抓。首先，要認真學習檔案達標的有關文件精神及要求，按照上級組織人事部門的具體要求，貫徹落實職工人事檔案目標管理責任制，使工作人員充分認識到檔案管理工作的重要性。要做到愛崗、愛職、愛業，才能做好檔案管理工作，推進職工人事檔案工作的制度化、規范化、科學化建設。其次，要高度重視職工檔案管理工作。關心、關愛、關注職工檔案管理，做到檔案管理工作明確細致、明確清晰、有條不穩，把職工檔案管理工作視為企業的政治建設和經濟發展的重要工作做好做實。再次，要加強職工人事檔案管理工作，在檔案管理工作人員的選配上，要注重選拔德才兼備、愛崗敬業和具有高尚的職業道德的干部負責檔案管理工作。在檔案管理建設上，要按照檔案管理建設要求，確保檔案的儲存和保管。在檔案管理經費建設上，要確保資金的安排落實。企業職工檔案管理工作，受到各方面限制，要靠企業人事部門克服各種困難，盡心盡責做好工作，把做好職工人事檔案工作作為自己的使命和天職。要做到無私無畏，無私奉獻，我們對職工檔案管理工作有了高度的認識，才能為實現檔案管理提供思想和組織的保證。

二、領導重視是關鍵

職工人事檔案管理工作，要加強領導干部對檔案管理工作的領導。企業要把職工人事檔案管理工作擺在重要議事日程。領導干部要實行分工負責制，安排分管領導負責職工人事檔案管理工作。主要負責指導協調和幫助人事部門做好檔案管理工作。要堅持把職工人事檔案管理工作和企業內部其他工作同安排、同檢查、同總結、同考核。同時，還要根據檔案管理工作特點，分別制定職工人事檔案工作長遠規劃和分年度工作計劃，使職工人事檔案工作干有方向、查有目標、評有依據。首先，領導干部要為檔案管理人員選配上，始終堅持高標準、嚴要求，把好人員“入口關”。要堅持黨組織推薦，人事部門嚴格考察后確定的，熟悉和掌握檔案管理工作業務知識，熱愛檔案工作、忠于檔案事業，有較高的職業道德和良好的敬業精神，思想政治素質高的中共黨員，并具有大專以上學歷的干部擔任檔案管理工作。檔案管理人員要堅持先培訓后上崗。采取以老帶新、干中學、學中干、送出去培訓等方法，不斷提高管理人員的政治素質和業務能力，適應新形勢下檔案工作的需要。要堅持用事業留人、感情留人、適當的待遇留人，創造栓心留人的工作生活氛圍。其次，領導干部要為檔案管理設施建設上，要有新觀念，舍得投資。努力改善硬件設施和完善軟件管理制度。在檔案硬件建設方面，企業要給予資金支持，做好檔案的硬件建設，保證職工人事檔案的管理設備落實。在檔案軟件建設方面，要逐步建立健全各項規章制度，并嚴格執行，使檔案管理走上制度化、規范化、科學化軌道。我們有領導對檔案管理工作關心、重視和支持，檔案管理工作者就有信心、決心和恒心做好檔案管理工作，實現檔案管理新目標和開創新局面。

三、制度建設是保障

我們要加強檔案管理的制度建設，堅決貫徹執行有關法律、法規和國家有關方針政策，制定企業內的檔案事業發展計劃和檔案工作規章制度，并以加強制度建設為檔案管理作保障。

職工人事檔案管理的制度建設，要根據《檔案法》的規定與目標管理的要求，并結合企業檔案管理的實際情況，進行修訂、制定和完善。首先，要進一步健全《職工人事檔案管理工作人員崗位責任制》、《職工人事檔案保管制度》、《查閱、借用職工人事檔案制度》等一系列的相關制度，以此規范約束檔案管理人員的思想、紀律、言行。同時，檔案管理人員要認真履行職責，嚴格按章辦事，使職工人事檔案的保管、查閱、借用、轉遞等工作做到制度化、程序化、規范化，避免檔案丟失、破損、泄密等各種事故的發生，保證職工人事檔案的機密與安全。其次，要建立檔案管理獎懲制度，維護和調動檔案管理人員的工作積極性。實行貢獻與業績掛鉤、業績與效益掛鉤。檔案管理是默默無聞的事業，我們要用獎懲制度和辦法，更好地激勵檔案管理人員安心本職、爭創一流。提高檔案管理水平和工作效率，政治上、生活上激勵鞭策、關心照顧。在市場經濟中，企業追求經濟利益的最大化，往往會把檔案管理工作視為一般性辦公文員事務性工作，而沒有充分意識到檔案管理則是生產力，誤認為檔案管理工作不可能直接產生經濟效益，而對檔案管理人員的工資報酬不公，這樣很大程度地挫傷了檔案管理人員的工作積極性，而使檔案管理事業受到損失。因此，我們要高度重視注重檔案管理人員的工資待遇和生活福利，加強檔案管理的保障制度建設，提高檔案工作人員的工作積極性，激發他們獻身職工人事檔案工作的熱情，實現以制度建設為檔案事業發展作保障。

四、加強管理是基礎

職工人事檔案管理工作，要從檔案的基礎性工作做起，從檔案管理的精細化做起，才能確保檔案管理的安全、高效、準確、真實得到落實。首先，要做好檔案材料的收集、鑒別與歸檔工作。為了使職工人事檔案能夠適應人事工作的需要，經常通過有關部門和本部門了解過問收集職工人事任免、調動、考察、考核、培訓、獎懲等工作中新形成的反映職工德、能、勤、績的材料，待材料收集齊后，經過認真的鑒別。屬于歸檔的材料看是否真實，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續完備，需經組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字最后才歸入職工人事檔案，不屬于規定歸檔范圍的材料暫時存放起，經過鑒別，分別情況予以處理。凡屬于應歸入職工人事檔案的材料，都要按照有關人事檔案整理工作規定進行整理歸檔。在材料歸檔中應做到隨有隨歸，無拖延或長期積壓材料，做到無一份零散材料丟失和在外的現象。確保職工人事檔案材料的收集、鑒別與歸檔工作的完整、齊全、準確、及時、真實。其次，要做好檔案轉遞工作。職工因工作調動、退休或職務變動后要及時將檔案轉給新的主管單位，項目要詳細登記，嚴格包封。按規定經過認真的整理裝訂，符合要求，無零散材料。職工調動、職務變動或改變主管單位需轉遞檔案的，要按要求將檔案在15天內轉出，轉遞檔案堅持通過機要交通或派專人送取，并及時過問退回接收職工人事檔案回執。確保職工人事檔案轉遞工作的安全、準確、完好、快捷。再次，要做好檔案的保管與保護工作。要加強檔案室的基礎建設，設立專用堅固的防火、防潮庫房管理職工人事檔案，按規定全部使用鐵質檔案柜保管，庫房要配有鐵門、鐵窗，庫房內配有防盜器、滅火器、消毒器、除濕器、散熱器、溫度器等，做到“六防”，保管職工人事檔案，建立登記和統計制度，每年年底都要進行一次全面檢查核對檔案。確保職工人事檔案保管與保護工作的保質、保量、保密、保全。實現檔案基礎管理工作的落實和加強。

五、服務人事工作是目的

職工人事檔案管理是企業黨組織工作的一部分。加強職工人事檔案管理有利我們正確地貫徹執行黨的人才政策，選賢薦能、任人為賢、知人善任，更好地服務于人事工作，促進企業政治與經濟建設的發展。

職工人事檔案管理其目的是服務人事工作。首先，檔案管理為人事工作收集、提供職工歷史資料。職工的履歷、職工的任免、考核、考勤、培訓、晉升、技術職稱、工資、調動、退休等方面的材料，收集反映職工歷史問題的審查材料、家庭社會關系、技術成果評定的考績材料，收集反映職工學習、鑒定、獎勵、處分等方面的材料。其次，檔案管理為人事部門反映提供用人的依據。職工的政治思想、道德品質、工作業績、技術水平、業務能力等方面的情況都在檔案資料中可以找到，為人事部門提供職工選拔使用、考察考核、工作調動、崗位調整、職稱評定、技術培訓、進修學習、調整工資、退休工齡落實等提供真實可靠的基礎資料。為人事工作發揮其重要的服務保障作用。

加強檔案管理工作的目的，就是為了利用。充分利用人事檔案信息，真實地反映干部職工的德、能、勤、績，為企業人才的選拔、使用、管理提供依據，為企業職工的任免、獎懲、調資提供依據，為企業人事工作的開發、利用、服務提供依據。我們檔案管理人員要不斷探索檔案管理的先進管理辦法，加強信息科學的利用和開發，努力提高檔案的利用率和使用價值，使檔案管理走上制度化、規范化、科學化軌道。為新時期的人事人才工作服務，為企業的政治經濟和社會發展做出應有的貢獻。