新形勢下如何做好檔案信息的開發(fā)利用工作

文/河南省中緯測繪規(guī)劃信息工程有限公司 王娟

一、構(gòu)建檔案資源庫，夯實檔案開發(fā)利用的基礎(chǔ)

對于檔案資料的開發(fā)利用來說，擁有一定質(zhì)量和數(shù)量的檔案資源是基礎(chǔ)，所以新形勢下，檔案管理人員必須想方設(shè)法的去收集檔案信息，構(gòu)建檔案資源庫。檔案資源庫的建設(shè)是基礎(chǔ)工程，這是確保檔案資料開發(fā)利用的前提條件。從檔案資料管理的常識來看，強化檔案信息的收集工作是構(gòu)建檔案資源庫的起點工程，是首要工作。檔案管理部門和從業(yè)人員要具有一定的敏銳度，要及時、準確、客觀的去收集相關(guān)的檔案信息，最大限度的保障檔案信息收集的數(shù)量和質(zhì)量，最好占有大量的一手信息，如此才能構(gòu)建檔案資源庫，為其開發(fā)利用提供條件。對于收集來的檔案信息，要入庫封存，做好分類歸檔，采用數(shù)字化、智能化的方式處理檔案信息，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和科學化，加快檔案信息資源的信息化建設(shè)，為檔案信息的開發(fā)利用提供便利。

二、擴大開放力度，為開發(fā)利用創(chuàng)造條件

檔案資料信息具有一定的保密性，企事業(yè)單位要做好保密工作，把檔案信息按照秘密級別做好統(tǒng)籌規(guī)劃，在保證重大信息資源安全的情況下，逐漸的擴大開放力度，實現(xiàn)檔案信息資源價值的最大化。檔案資料的開發(fā)利用必須依據(jù)檔案信息資源。按照《檔案法》的規(guī)定，對于不需要在保密或者沒有達到保密級別的檔案資源來說，要逐步的實現(xiàn)檔案資源的共享力度，并且建立科學合理的降解密制度，積極穩(wěn)妥的做好到期檔案的劃控和解密工作，做到向公眾開發(fā)，以便提高檔案資源開發(fā)利用主體的多元化，進而提高檔案資源的開發(fā)利用價值。

三、利用現(xiàn)代科學技術(shù)，提高檔案開發(fā)利用水平

對于檔案資源的開發(fā)利用上，傳統(tǒng)的做法就是人為被動的傳播和使用，多數(shù)采用的都是人工操作，工作效率明顯比較低下。隨著科學技術(shù)的發(fā)展和進步，對于檔案資料的開發(fā)利用其手段也越來越先進，一些新的技術(shù)被應(yīng)用其中。現(xiàn)代信息技術(shù)為檔案資源的開發(fā)利用提供了高效率的工作技術(shù)，解放了從業(yè)人員繁重的手工作業(yè)方式使大力開發(fā)和科學合理、有效利用檔案信息資源成為現(xiàn)實，也可以為共享檔案信息資源打下基礎(chǔ)，積極、主動運用現(xiàn)代信息技術(shù)，全面地傳遞信息，是開發(fā)利用檔案信息的主要途徑。在計算機技術(shù)日趨嫻熟的今天，在檔案資料的管理上，要強化計算機的使用，在檔案開發(fā)利用上，使用簡易的打印機、復(fù)印機、傳真等，保障檔案資料整理的速度和質(zhì)量。對于檔案資料，要使用計算機技術(shù)，分門別類的整理出來，做好相關(guān)的檔案輸入、掃描，轉(zhuǎn)化成數(shù)字化、智能化的檔案信息。開發(fā)計算機的檢索技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)技術(shù)等，實現(xiàn)檔案信息共享共用。

四、加快檔案編研工作，提高檔案資源開發(fā)利用的效能

對于檔案資源來說，一般都需要通過收集整理才能得到全方位的系統(tǒng)的檔案信息。檔案編研工作即使檔案開發(fā)利用的體現(xiàn)，又能為其開發(fā)利用提供系統(tǒng)的資料。檔案編研工作可以把檔案信息化零為整，化靜為動，提高檔案資料的服務(wù)層次和水準。通過檔案信息的采集、分析、加工、整序、綜合制成檔案信息半成品，向社會大眾提供編研資料，使受眾直接獲取所需要的信息，這一定程度上縮減了檔案資料的收集時間,提高了工作效率,為利用者提供了極大的便利。新形勢下，社會發(fā)展節(jié)奏越來越快，為了在最短的時間內(nèi)完整工作，必須簡化工作流程，直接利用系統(tǒng)的信息。對于檔案管理來說，要想提高檔案資源開發(fā)利用的效能，加快檔案編研工作勢在必行。要想優(yōu)化檔案資料的編研工作，從業(yè)人員需要從所需者的需求出發(fā)，確定編研方向、題目和內(nèi)容，這樣的編研資料才具有實用性。

五、提高開發(fā)利用意識，提升從業(yè)人員素質(zhì)

檔案資料的開發(fā)利用需要全社會的參與，需要同行業(yè)的大力協(xié)同，需要政府的正確引導，需要需求者的規(guī)范化運用，這就需要全社會相關(guān)人員積極參與其中，具有一定的開發(fā)利用意識。檔案從業(yè)人員要在全社會宣傳檔案資料的重要性，充分利用互聯(lián)網(wǎng)、電視廣播、報刊雜志等媒體，宣傳檔案法律法規(guī)，普及檔案知識，向社會傳遞檔案信息，吸引人們更好地利用檔案。對于從業(yè)員人來說，要具備一定的檔案管理知識，具有檔案開發(fā)利用的意識，具有一定的責任心。為了提升他們的綜合素質(zhì)，可以為其提供專業(yè)的檔案資料管理培訓，包括專業(yè)技能和思想素養(yǎng)等方面，爭取打造一支高技術(shù)、負責人和高效能的工作隊伍。在人才引進上，要引進各層次、多類型的人才，并且合理調(diào)整檔案工作者隊伍的專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和個體知識結(jié)構(gòu)。

檔案資料已經(jīng)成為重要的信息資源，新形勢下做好檔案信息的開發(fā)和利用是檔案管理工作的重要任務(wù)。在此工作中，可以實現(xiàn)檔案信息的社會價值和經(jīng)濟效益，為需求者直接提供信息支持，為社會發(fā)展提供了智力保障。為此，我們必須采取有力措施提高檔案資料開發(fā)利用的效率。

[1]李桂芬.檔案的管理與開發(fā)利用[J].城市建設(shè)理論研究,2013(42).

[2]唐俊梅.做好新時期人事檔案的收集歸檔工作初探[J].群文天地,2012(09).