RFID技術在檔案管理中的應用價值

■趙媛媛

一、引言

隨著信息技術的不斷發展和進步，各行業的管理方式發生了深刻的變化。射頻識別技術（英文縮寫RFID），是一種新型通信科技，它的工作原理是依靠系統自動提取對象特征數據進行匹配和識別，整個工作過程完全由設備自主完成。它是一種最新的自動識別技術，也成為電子標簽。RFID具有處理速度快，處理信息量大，使用期限長等諸多優點。如果將RFID技術與檔案管理工作相結合，通過發揮其的技術特點可以有效提高檔案管理工作效率，是未來圖書館重要的技術改造方向之一。

二、RFID技術在檔案管理應用中的可行性

據統計資料顯示，1990年,全國共有館藏資料281236卷，電子文獻目錄56.8萬條；2000年，全國共有館藏資料321145卷，電子文獻目錄68.1萬條；2011年，全國共有館藏資料357021卷，電子文獻目錄105.26萬條。面對如此巨大的館藏資料，如果僅僅依靠人工開展管理工作，既繁瑣又容易出差錯。所以，必須要加快圖書館檔案管理信息化步伐，而使用RFID技術則能夠突破傳統館藏資料管理方法的局限性，顯著提高圖書館管理工作效率。

RFID技術能夠廣泛應用到資料流通、借還登記、目錄搜索以及信息查詢等工作環節中。假如放棄傳統的條形碼識別方法，在每份資料文獻中添加RFID電子標簽，再利用配套電子設備進行掃描識別，則可以有效提高圖書館總體工作效率。不管檔案被放置在何處，都可以通過電子掃描的方法獲得它的準確位置。借助RFID系統，圖書館工作人員可以快速準確的查找文獻資料，提高工作效率。總體來說，利用RFID技術改造圖書館管理工作條件，有以下幾方面的優點：

（一）提高管理人員的工作效率

資料傳送是圖書館文件管理中經常遇到的環節。過去的文件接管模式是，文件在送至檔案室歸檔前，工作人員先做好文件資料信息登記和備案，再將資料移交給檔案庫，檔案室管理人員再仔細核對文件信息并簽收入檔。

借助RFID技術，能夠有效縮短文件傳送工作流程。在傳送之前，先在微機上選擇文件接收人員名字，后者可以登錄系統查看相關文件信息，當文件被傳送過來時，不需要人工核對文件資料信息，只需要用掃描儀讀取文件上的電子標簽即可將信息輸入到電腦系統當中，這樣就完成了文件接收工作，整個過程十分輕松簡單。

（二）簡化文件管理流程與借還手續

文件被檔案室接收之后，首先要做好受控工作。首先要將文件按照不同的類別和檔案號進行歸類整理。在傳統工作模式下，該環節依然由人工來完成。主要有三個主要工作內容：（1）印章管理，每份文件資料上都要加蓋專用章，再按照要求填寫檔案文本信息，例如頁碼、時間、類別等；（2）在制定文件標簽粘貼在文件上面，其標簽信息大致與第一步的信息內容相當，每個文件都有制定的標簽粘貼位置，上面附帶文件的個性信息；（3）再將文件信息輸入到電子表格當中，用打印機輸出紙質表格，將其貼在文件封面上。

不管是哪種人工文件管理工作，都存在諸多缺陷和不足之處，例如字跡潦草、墨水褪色難辨、信息出入、粘貼不規范、容易磨損等。因此，在面對大量文件存檔工作時，工作效率會明顯下降，一個微小的差錯可能要耽誤工作人員大量時間精力。

而RFID技術可以有效化解上述難題。只要將文檔資料信息一一輸入到電子信息系統中，電腦就會自動生成標準的RFID標簽，利用其替代傳統的條形碼和紙質標簽，可以有效縮短工作流程，提高檔案管理工作效率。

文件、檔案的借還是圖書館檔案管理的重要工作，以往同樣采用人工處理方法，工作效率比較地下，出錯率較高。按傳統工作方法，要依靠人工來查閱卡片。每查找一次卡片就要在數百張卡片中翻閱，一一匹配卡片信息，工作效率十分低下。如果要處理大量查閱請求，則需要投入十分巨大的人力，查閱成本十分高。

如果充分發揮RFID標簽的技術優點，研發一種全新的借閱卡，則可以有效化解上述難題。利用RFID借閱管理技術，系統會對于不符合借閱條件的行為及時發出報警信號。工作人員掃描用戶的借閱卡時，如果符合借閱條件，將要借出的文件掃描RFID標簽，文件資料信息就會自動輸入到借閱系統，用戶輸入ID信息和密碼確認之后，就完成了一次借閱工作。被借出的文件如果超期不還，系統會自動提醒工作人員。上述借閱過程一般只要不超過五秒的時間。

（三）保證檔案安全與提高檔案整架效率

傳統檔案安全防范方法主要有兩種，一是靠事物障礙封閉，另一個是靠制度規范。這種安全制度存在諸多缺陷，每個操作環節都需要人工投入，這種低效管理辦法大大降低了檔案的利用效率。采用RFID技術可以有效化解上述問題。由于每份文件資料都子帶一個電子標簽，電子掃描儀可以在有效范圍內掃描到文件標簽，如果文件被違規移動，系統可以及時發現其的異常情況發出報警，這顯然有效提高了安全防范的效率。

每個圖書館、檔案室都保存成千上萬份檔案資料，因而盤點庫存工作量十分巨大。傳統清庫方法是，人工將文件一一從架上取下來，手工登記后再歸還。而利用RFID技術，只需要用掃描儀沿著檔案架逐個掃描即可將所有在架文件資料收入電腦系統當中，免去了逐份取下手工登記的繁瑣工作。手工盤點過程中，十分容易出現檔案復位出錯的情況，增大了日后檔案查閱困難。在RFID技術下，歸還檔案只需用掃描儀掃描RFID標簽，即可顯示文件的存放地址，大大提高了歸檔效率。利用RFID技術，一方面可以為檔案室節約大量的人力物力，另一方面可以有效提高工作質量，避免人工操作帶來的各種失誤。

三、RFID技術在檔案管理中的應用價值

為響應新時期檔案工作要求，提高檔案管理保密級別和工作效率，充分把握好檔案保密與利用之間的矛盾，要加緊利用RFID技術創新檔案管理工作模式。實踐經驗告訴我們，RFID技術能夠有效平衡檔案安全與利用的沖突，具有十分重要的應用價值。

（一）RFID技術在檔案管理工作中的應用成本與效益

現代檔案管理系統，要充分綜合上述檔案管理工作要求，具備良好的實際操作功能，利用現有的管理資源降低圖書館工作人員的工作量，提高工作效率；RFID標簽提取的檔案數據，還可以支持其他管理工作，其功能價值十分可觀。任何一項技術的采用，都必須要符合投入——產出規則，只有收益大于投入才具有可行性。

由于大多高校圖書館館藏資料眾多，數量巨大，因此要充分做好系統建設前的規劃設計工作。可以選擇部分相對成熟的利用率較高的館藏資源作為測試對象，例如科研檔案、教學檔案、人文檔案等，可以在現有的檔案數據庫基礎上，豐富和完善檔案信息，為RFID系統的使用做好準備。

由RFID技術制作文件標簽，能夠有效提高圖書的借閱、歸還操作效率，還可以支持快速檢索工作，追蹤任何文件的具體位置。可以充分利用現有的局域網絡資源，結合RFID檔案搜索技術，提高文件的識別和檢索效率，總體來看，這種技術創新能夠為圖書館節約大量的人力和物力，具有很高的經濟效應。

（二）RFID技術應用對檔案管理工作的提升作用

檔案管理工作不是孤立片面的，在科研方面也離不開檔案工作的支持。實踐證明，檔案工作的管理水平高低會直接影響科研工作的進度和效果。檔案管理的目的是要不斷提高檔案利用效率，因此檔案管理效率直接影響檔案利用率。采用RFID技術改造檔案管理模式，是提升檔案工作效率的重要途徑。RFID技術的投入使用，能夠有效提高檔案借閱、歸檔、查找效率，大大提高了工作人員的管理水平，同時，RFID技術還可支持文件保密工作，可根據保密層級控制檔案的借閱權限。能夠根據管理制度及時督促外借檔案的歸還，還可以對外借檔案進行統計和分析，滿足各種檔案管理工作需求。可以說，RFID技術的應用，能夠幫助檔案工作人員顯著提升工作效率和質量。

檔案信息統計是衡量檔案利用效率的重要工具，在RFID模式下的檔案管理系統可以提供功能完善的即時統計服務。可以從不同的統計維度來分析檔案利用情況，例如可以統計借閱者人數、同一本文獻被借閱的次數、某一個時間段內文獻的利用率等，通過這類精確的數據統計分析，可以即時發現不同文獻的使用效率，從而幫助圖書館做出資源調整決策，最大程度滿足讀者的需求。此外，基于RFID技術的管理系統能夠支持歷史借閱查詢，為圖書館清庫提供更加詳細的參考資料。

由于RFID標簽具有很強的兼容性，且攜帶了大容量存儲庫，因此可以對現有標簽內容進行添加和調整。實物文件資料需要使用多種保存技術，為了有效保證檔案資料的安全和完整，可以嘗試和采用不同的保管方法。在RFID技術環境下，可以不接觸實物文件資料即可進行標簽掃描工作，從而降低了清庫過程中對實物資料的損毀概率，有效保證了檔案資料的完整性。

（三）RFID技術對檔案管理的安全作用

由于RFID技術具有諸多特點和強大功能，它在圖書館中的充分利用將會顯著提升工作人員的總體工作效率，提高館藏資料的安全性以及綜合查詢服務質量。在開發RFID技術的同時，即可實現對圖書資料信息的保密，同時還能夠將保密工作從事后補救升級到事前防范和事中控制上，安全性得到顯著改善。

文獻安全是圖書館工作的重要目標。傳統圖書資料的管理工作，一直采用卡片模式，無法針對資料重要性進行安全分級，也不能有效控制借閱讀者的范圍和權限，從而導致許多珍貴高保密級資料受到了不應有的損壞，給文獻保密工作帶來了巨大的安全隱患。

借助RFID技術的功能作用，可以幫助檔案工作人員加強管理工作，可以即時調取任意一本文獻的館藏數量、保密等級和借閱權限等信息，可以在日常工作中根據系統提示做出不同的保密處理，大大降低了傳統卡片管理信息查詢不靈活導致的保密失效性。利用RFID的掃描功能，檔案工作人員還可以隨時抽查館藏文件的數量、借閱到期時間，提取到期應還讀者的個人信息。

RFID技術的應用，大大提高了檔案資料的入庫和出庫管理工作效率，在有效提高文獻資料的利用效率的同時，也最大程度保證了它們的安全。借助RFID這樣的先進科技，可以幫助工作人員做好檔案的借閱跟蹤、庫存清查、位置查找等工作，在最短時間內發現各種管理工作問題，將檔案安全工作從事后提升到了事前和事中管理，做到了未雨綢繆，有效提高了檔案資料的保密工作質量。

[1]高小新，魏康林.RFID技術與檔案管理信息化[J].蘭臺世界，2007（4）.

[2]鄭富娥，尚德基.基于RFID的檔案管理系統設計[J].計算機光盤軟件與應用，2010（10）.