電算化會計內部控制問題分析

■李 冰 黑龍江省航道局

一、強化電算化會計管理勢在必行

如今信息技術通道以驚人的速度發展，人們生活工作的方方面面都受到其深厚的影響。而企業在處理內部財務數據時更是離不開計算機，這與用算盤進行會計核算的時代不可同日而語。計算機能夠幫助會計人員更快更有效的進行會計基本業務，同時計算機在能在短時間內完成人腦身難以完成的一些高難度運算。如今計算機儼然成為會計行業不可或缺的法寶，為會計人員所依賴。

隨著電算化會計系統的普及、發展，它徹底改變了傳統會計的形式。在運用過程中，傳統的書面的數據逐漸淡出舞臺，被電子數據取而代之。隨著電子、網絡的普及，越來越多的資金流轉都在網絡上進行。在資金流轉的過程中，有關人員則將相關信息存入電腦，由電腦自動進行操作。因此交易原本所應該出現的各種票據漸漸消失了。長此以往，許多書面化的數據、文件部門漸漸淡入人們眼球。

有利必有弊，任何事物都是一把雙刃劍，因此我們必須辯證統一的看待問題。計算機的優勢有目共睹，但是其所帶來的問題也是十分嚴峻的。隨著計算機的普及，不少不法分子利用其廣泛性、靈活性的特點，進行著各種前所未見、匪夷所思的犯罪活動。隨著計算機的廣泛普及，為不法分子進行犯罪活動提供了更為隱蔽的場所。因此，也大大增強了電算化會計內部控制的難度，也提高了控制的難度。

二、電算化會計管理分析

在充分了解電算化會計的基礎上，必須對其管理進行分析，這樣才能正確、合理的運用，使其發揮最大的功效。下面就從三個方面來重點分析電算化會計管理。

1.系統開發、發展控制。對于計算機系統的開發十分復雜，其中包含了許多方面。比如在開發過程中對系統本身的可行性，對計算機會計系統的系統開發、發展控制包括開發前的可行性研究、資本預算、經濟效益評估等工作，開發過程中系統分析、系統設計、系統實施等工作，以及對現有系統的評估、企業發展需求、系統更新的可行性研究、更新方案的決策等工作。系統開發、發展控制的主要內容一般包括以下幾方面。

（1）授權和領導認可。在進行計算機系統的開發工作之前，一定要首先得到領導的重視、授權于許可之后，才可正式進行開發工作。因為，一般來說，計算機會計系統開發項目所需要的資金數額都比較大，個人是沒辦法私自或單獨的進行開發與研究工作的。另外，計算機會計系統的開發工作對企業或單位來說，對其整體的管理目標是有著一定影響的，對新系統或新軟件的開發一般都需要企業相關領導著召集企業核心部門的管理人員進行開會商議，如果商議結果是要進行開發工作時，企業就需要對原有的管理體制進行改革。由此可見，對計算機會計系統進行開發是牽一發而動全身的重大舉措，必須要得到企業領導的授權于認可之后才可執行。

（2）符合標準和規范。在進行計算機會計系統的開發項目時，所有的、有用到過的商品軟件都必須符合標準和規范。不管是企業自行研發的，還是由外界購買的，都要符合國家所制定的統一的標準和規范，嚴禁使用不符合標準規范的系統軟件進行項目開發工作。

（3）人員培訓。在計算機系統進行開發工作時，要注意對有關人員進行相關知識的培訓與學習，一方面可以提高其對計算機系統的認識和了解，使其在日后對該系統進行使用時少犯錯誤；另一方面，對其使用該系統的相關人員進行培訓，可以增加其計算機系統使用的知識量，若日后對系統的操作上遇到麻煩或者操作出錯時，可以自己找到錯誤的源頭，然后自行對計算機系統進行維護工作。

（4）系統轉換。新的計算機會計系統在投入使用，替換原有的手工會計系統或舊的計算機會計系統，必需經過一定的轉換程序。

2.管理控制。管理控制是指企業建立起一整套內部控制制度，以加強和完善對計算機會計系統涉及的各個部門和人員的管理和控制。管理控制包括組織機構的設置、責任劃分、上機管理、檔案管理、設備管理等等。

（1）組織機構設置。企業實現了會計電算化后，應對原有的組織機構進行適當的調整，以適應計算機會計系統的要求。企業可以按會計數據的不同形態劃分，也可以按會計崗位和工作職責劃分崗位。組織機構的設置必須適合企業的實際規模和企業總體經營目標，并且應按精簡、合理的原則對組織機構的設置進行成本效益分配。

（2）職責劃分。內部控制的關鍵之點就在于不相容職務的分離，計算機會計系統與手工會計系統一樣，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經濟業務，都不能由一個人或一個部門經手到底，必須分別由幾個人或幾個部門承擔。企業為防止舞弊或欺詐。應建立一整套符合職責劃分原則的內部控制制度，同時，還應建立起職務輪換制度。

（3）上機管理。企業用于計算機會計系統的計算機應盡可能是專用的，企業應對計算機的使用建立一整套管理制度，以保證每一個工作人員和每一臺計算機都只做其應該做的事情。

（4）檔案管理。計算機會計系統有關的資料應及時存檔，企業應建立起完善的檔案制度，加強檔案管理。

（5）設備管理。對于用于計算機會計系統的各種硬件設備，應當建立一套完備的管理制度以保證設備的完好，保證設備能夠正常運行。硬件設備的管理包括對設備所處的環境進行的溫度、濕度、防火、防雷擊、防靜電等的控制，也包括對人文環境的控制，如防止無關人員進入計算機工作區域、防止設備被盜、防止設備用于其他方面等。

三、結束語

如今電算化會計以其驚人的速度改變著會計行業的面貌以及功能，在會計行業發揮著巨大的功效，大大減輕了會計人員的工作負擔，提高了工作的準確度和效率。進行電算化會計管理，不僅提高會計核算水平和質量，還提高了企業現代經營管理水平，為企業進行全面管理現代化奠定了基礎。