加強城建聲像檔案集中管理的對策思考

周麗群（溧水縣住房和城鄉建設局城建檔案室，江蘇溧水，211200）

溧水體育館

隨著經濟社會的發展，城市建設日新月益，城建檔案大量形成，其中聲像檔案不僅數量大，而且能夠直觀地反映城建變化，成為城建檔案的重要組成部分。因此，如何加強城建聲像檔案的集中管理，也成為了城建檔案工作中亟待重視的一項重要內容。

一、城建聲像檔案的作用發揮

1.利用城建照片檔案制作畫冊和展覽

照片是城建聲像檔案的重要載體形式，通過集中管理大量的城建照片檔案，可以有效地發揮出城建檔案資源的價值和作用。照片是對城市建設發展情況的真實反映，照片的特點是畫面靜止、沒有聲音，但可配以適當的文字說明，并以其靜止的圖像客觀反映出城市建設的發展變化。2011年我單位向社會征集老照片，200多張新老照片的對比清晰地反映出城市建設的發展變化。照片檔案的利用，一方面可以編制城市建設畫冊、重點工程畫冊等，利用畫冊的便于翻閱性來擴大宣傳面；另一方面也可以舉辦圖片展覽，通過集中展示宣傳城建發展情況。

2.利用錄音錄像檔案制作紀錄片

錄音錄像檔案是動感畫面和真實聲音的集合體，是對城市建設發展實景的客觀動態再現。錄音錄像檔案具有聲像并茂的特點。對于錄音錄像檔案的利用，主要是制作紀錄片，以紀錄片的形式將錄音錄像檔案進行有機地整合，形成各類專題，以更好地對城建工作進行集中的再現與宣傳。2009、2010年我縣相繼創建省級園林縣城、國家級園林縣城，我們充分利用原有錄音錄像檔案制作創建宣傳片，取得了良好的效果。

3.利用城建檔案為城市發展服務

城建聲像檔案在服務城市建設發展中發揮著重要作用。如在各類型的洽談會、招商會、新聞發布會中，城建聲像檔案對城市發展和建設情況的客觀、真實再現，可以使與會人員直觀地感受到城市建設的情況和特點，強化了對城市的印象。此外，城建聲像檔案還可以為宣傳地方經濟建設情況提供重要的基礎資料，與城市的其它檔案資料一起成為城市發展所需要的重要檔案資源。

二、城建聲像檔案管理中的難點問題

1.檔案拍攝難以真實全面反映原貌

檔案作為客觀反映城建歷史及現實狀況的珍貴資源，其真實性與全面性是檔案價值的直接體現。然而在目前城建聲像檔案的拍攝中，卻存在著難以真實全面地反映城建狀況原貌的問題。表現為：一是難以控制反映城建真實原貌的聲像檔案拍攝，對于建設項目的事前、事中及事后的拍攝不夠全面，特別是對于建設項目事前的原貌難以真實反映，這與拍攝人員的素質、數量和責任意識密切相關；二是對在建的城建項目的拍攝不全面，表現為整體存檔計劃不全面、城建聲像檔案的界定不準確、設備落后導致拍攝質量較差等，這與領導的重視程度密切相關。

2.檔案拍攝人員專業素質不高

城建聲像檔案收集工作的專業性較強，對于拍攝人員的素質要求較高。而在目前的城建聲像檔案收集工作中，卻普遍存在專業人員隊伍數量少、素質差的問題，嚴重影響了聲像檔案的收集。主要表現在：一是拍攝人員多為業余兼職人員，難以保證拍攝時間及內容的完整；二是行業內的人員流動較為頻繁，對于檔案收集工作的穩定性和連續性十分不利，而且部分人員在工作變動時，會將自己掌握的檔案資料也帶走，造成檔案的斷檔；三是聲像資料的拍攝和保存成本較高，多數單位不愿意無償將聲像資料交給城建檔案部門集中管理。

3.檔案的保管處置隨意性較大

現代的聲像檔案雖然大多數已經數字化管理，但仍然存在保管和處置過程中的隨意性，使得城建聲像檔案的收集難度加大。一方面，由于聲像檔案是由多個部門在工作過程中拍攝的，而這些部門大多不是專業的檔案部門，因而對于聲像資料的拍攝往往在時間、內容和質量上難以保證；另一方面，聲像檔案的移交管理往往受部門成本意識的干擾而難以實現，而這些資料的實際控制人又往往從便利工作需要出發，對聲像資料隨意處置，造成資料的損毀或丟失。

4.檔案的管理不夠科學

聲像檔案資料在各部門的保管過程中，由于缺乏科學的管理制度和管理措施，而導致城建聲像檔案的科學管理制度難以建立。主要體現在：一是檔案的管理沒有實現集中統一，在城建項目的建設過程中，聲像檔案往往分散在各作業部門，沒有形成由統一部門進行集中管理的體系，因而管理的分散性十分突出；二是檔案的管理體系不科學，聲像檔案的管理需要按照其類別、時間等進行分類管理，才能發揮應有的價值作用，而分散的、不科學的管理卻將聲像檔案散亂堆放，時間一久便難以形成科學的檔案管理體系。

三、加強城建聲像檔案集中管理的對策

1.規范城建聲像檔案集中管理制度

提高全社會對城建聲像檔案集中管理的重視度。檔案管理是造福于全社會的大事，因而對加強城建聲像檔案的集中管理也需要全社會的配合。首先要加強對于城建聲像檔案集中管理的宣傳，用輿論的力量提高全社會對城建聲像檔案管理的重視程度，特別是要強化領導及相關責任人員對于檔案管理的重視，從而為城建聲像檔案的集中管理營造良好氛圍；其次要充分發揮檔案服務全局工作的價值作用，特別要通過利用聲像檔案推進重點工作，從而引起人們的重視。

完善檔案管理的法制建設，并加強制度落實。對于分散于各個業務部門的城建聲像檔案，如果不加強檔案管理部門的執法權力，使檔案部門可以依法跨部門收集聲像檔案，則短期內亦無法解決城建檔案的歸集問題。為此，依據《檔案法》，溧水縣人民政府頒布了《城建檔案管理實施辦法》，授予縣住建局以檔案收集執法權，確保了城建檔案的收集工作。與此同時，面對目前聲像檔案保管分散的狀況，應當督促各保管單位統一建立相應的科學管理制度，規范聲像資料的拍攝、收集和保管流程。對于制度的落實要通過適當的獎懲措施予以保障，從而使聲像資料的歸檔和科學管理形成自覺意識。

2.完善城建聲像檔案集中管理的流程

一是要做好收集前的準備工作。準備工作是做好整個檔案收集的基礎。為了順利地進行檔案收集，城建檔案管理部門應當對重點工程建設檔案提前布控跟蹤，并與相關單位建立聯系，隨時將可移交的檔案進行收集并登記管理。只有采用靈活的工作手段，才能有效地做好城建聲像檔案的收集管理工作。

二是要暢通檔案收集渠道。面對當前聲像檔案收集難的現狀，應當綜合利用各種手段，實現多渠道收集。要實現聲像檔案資料的日常接收、重點項目收集與全社會征集相結合的多形式收集，使城建聲像檔案能夠盡量完整地歸集到集中管理部門。

三是要構建良好的保管條件。聲像檔案的載體具有特殊性，因而在檔案的保管上也有一定的特殊要求。各項目部門在短期內實現聲像檔案的專業化管理，在條件上尚不具備，但應當按照要求逐步實現條件改善，如聲像檔案須利用聲像柜單獨存放，須遠離光線、磁場等。通過相關保管條件的改善，盡力延長聲像檔案的使用壽命，為下一步的集中管理奠定基礎。

3.保障城建聲像檔案集中管理的人財物需求

首先要充分保障城建聲像檔案管理的資金需求。城建聲像檔案的采集、移交和管理，都需要大量的人員和專業設備，資金保障不可缺少。但城建聲像檔案的資金投入并不是單方面的，在很多情況下，通過檔案的恰當運用，不僅可以適當地收回投資，而且也促進了政府良好形象的樹立。

其次要強化業務培訓和監督指導，保證檔案管理人才隊伍的素質。城建聲像檔案實現集中統一管理目前還存在諸多困難，應當采取逐步過渡的方式，先在各工作項目部門形成該項目的完整聲像檔案的集中管理。這需要相關行政部門加強監督指導和業務培訓，對各項目部門設立專業人員、專門制度和專項經費，保障項目部門聲像檔案集中采集和管理的順利實施。

[1]趙麗娟.城建聲像檔案集中管理的難點與對策.山西檔案，2007年增刊。

[2]宋兆池.論城建聲像檔案的集中管理.山東檔案，2007年第3期。

[3]李莉鴻.突出難點，切實抓好城建聲像檔案集中管理.黑龍江檔案，2007年第1期。