中小企業采購成本控制問題研究

高升

【摘要】隨著經濟全球化和信息化的發展，企業間的競爭越來越激烈，中小企業的生存空間也逐漸開始變得狹窄。針對中小企業的采購現狀和問題，提出了中小企業采購成本控制的相關策略。

【關鍵詞】中小企業；采購成本；對策

文章編號:ISSN1006—656X(2013)06?-0004-02

中小企業是國民經濟發展中一支重要的經濟力量，在我國社會主義市場經濟中發揮著舉足輕重的作用，并且在國民經濟中的地位逐漸的提高。中小企業要想在以后這個“槍林彈雨”中生存下去，就要重視采購環節。采購中每1元錢的節省幾乎都會轉化成1元錢的利潤，假設企業的利潤率為5%，降低1元成本遠比從銷售上多賣20元的產品要容易的多[1]。對于中小企業而言，規模較小，成本轉嫁能力較弱，所以針對中小企業如何有效地控制采購成本，提升企業的盈利能力進行分析具有重要的現實意義。

一、相關背景

（一）中小企業

一般來說，世界上各個國家均從質和量兩個方面界定中小企業，具體包括組織形式、融資方式、員工人數、企業資產總值和實收資本等。2003年2月19日，我國發布了《關于印發中小企業標準暫行規定的通知》（國經貿中小企〔2003〕143號），對主要行業的中小企業的標準界定如下：職工人數2000人以下，或銷售額30000萬元以下，或資產總額為40000萬元以下。其中，中型制造業須同時滿足職工人數300人及以上，銷售額3000萬元及以上，資產總額4000萬元及以上；其余為小型制造業。[2]

（二）采購成本

采購成本是指因采購活動而引起的成本，即指企業所采購物資的價格和采購費用的總和，這部分構成了企業成本中的重要組成部分。可以用公式表示為：采購成本=采購產品的價格+產品的費用+產品入廠檢驗費用+產品卸貨費用+產品搬運周轉費用+產品破損成本。[3]

二、中小企業采購成本控制方面存在的主要問題

（一）輕采購，成本高

我國中小企業組成中的大部分為家族企業，好多經營者不注重采購環節，認為聘任專業采購人員就是花錢，會帶來不必要的費用，抱著“肥水不流外人田”的思想，大多把采購任務安排自己人去做，給予充分權力，不再進行采購監控，也沒有采購之間相互牽制，出現采購監控盲點，導致采購部門權力過于集中。一些采購人員利用手中職權謀取私利的情況經常發生。

（二）采購流程不合理

采購的前期工作包括市場調查、質量評審、信用評估、現場調訪等，這些工作對于控制采購成本至關重要，但是都會發生費用。如果采購的前期工作流程不合理，就會出現費用高，且得到的信息不準確、不可靠，這就直接影響著生產，也使采購成本有所上升。

（三）采購技術落后

中小企業在采購技術上還相對落后。好多中小企業還是基本的傳統的采購方法，就是到市場上將所需要的產品進行比較，然后確定供貨商。這種方法耗費了大量的時間，浪費了不必要的勞動力，增加了采購成本。有的就是一味的和以前一直合作的供貨商進行合作，認為熟人不會在質量上和價格上欺騙自己。其實不然，熟人雖好辦事，但是又是欺騙的就是熟人，不好講價。不管怎樣，這些都只是片面的進行采購，沒有將自己的所需和市場的變化及時的聯系在一起，采購技術還是相對的落后。

（四）庫存成本過高，損貨率較高

庫存結構不合理，采購周期設置過時是中小企業采購管理的常見病。中小企業由于采購靈活，只是根據自己的需要進行采購，沒有計劃性，只是盲目的進行。好多企業都是對庫存物資明細不“明細”，導致積壓物資比例過高，安全庫存量缺乏指導性。中小企業的資金本來就不是很多，進行日常經營還要有一定的流動資金。存貨過高，會大大提高庫存成本，任何東西都有一定的使用期限，過多的存貨，就會存在損貨率提高的風險。

三、中小企業采購成本控制的策略

（一）重視采購，加強采購內控

中小企業的經營者在思想上先樹立重采購的意識，再從制度下手。采購制度規定物料采購的申請程序、授權人批準權限、物料采購的流程、相關部門的責任和關系、各種材料采購的規定和方式、報價和價格審批等[4]，要求采購人員嚴格依照制度進行采購，相互監督、牽制，使每一環節透明化，加強了采購內控，產品質量也有了保證，減少不必要的損失，為公司增加利潤提供了機會。

同時還要嚴格采購人員選拔程序。專業的采購人員可以有計劃地進行采購，將采購與生產緊密的連接，并且可以做到廉潔自律，把握材料的質量和成本，不會因貪小便宜而沒有原則。培訓時可不斷引進先進的成本控制理念和方法，提高企業管理水平，更好地促進采購的進行，配合生產，將采購與生產緊密聯系起來

（二）優化采購管理流程

合理的采購流程有助于實現對采購成本的控制，采購流程分權運作，相互制約。由供應部門負責初選供應商、質量與技術等部門平價供應商的供貨能力，對其資格進行認定，價格由專業負責人員審計控制，入賬和付款由財務部門負責監督。確定好后再由供應部門進行原料的運輸，保證原料的供應。經辦人員對每一關鍵控制點嚴格按照規范操作，相互監督，將流程的每一個工作緊密結合起來，盡職盡責。

（三）建立信息化平臺，優化采購技術

企業和供應商之間的關系是長期、共榮，頻繁地更換供應商會無形中帶來成本的增加，因此要精選供應商。采購很難找到一種平衡：既有體系、質量，又有價格優勢、穩定的生產的供應商。市場環境的變化越來越快，很多新的供應商在不斷涌現，選擇供應商的時候一定要精心仔細，企業必須知道最好的供應商在哪里，和好的供應商建立供應商檔案，建立起信息平臺，這樣既方便聯系供應商，也可以和多個供應商進行比較，有利于降低材料的成本。除此之外，還要優化采購技術。

1、集中采購

中小企業可以進行集中采購，即把分散執行的采購需求集中起來共同委托給供應商進行，這樣就能夠在價格談判方面使供應商做出一種策略上的讓步。在原材料采購上聯合起來，就可以增加防范風險的能力，集小訂單成大訂單，增強集體的談判實力，獲取采購規模優勢，爭得和大企業一樣的“江湖地位”；而且聯合采購的對象是原材料生產企業，這就可以擺脫代理商的轉手成本，通過直接與制造商交易，減少中間層次，大大降低流通成本，也保障了產品質量。

2、電子采購

隨著當今世界逐漸網絡化、信息化，Internet在世界的普及讓電子采購已經成為可能。電子采購就是企業以電子技術為手段，改善經營模式，提高企業運營效率，進而增加營業收入。電子采購程序從開始的采購需求到結束，程序簡化并且緊密連接。通過電子采購可以實現物料信息的快速傳遞與資源共享，并且提高物料供應管理水平，擴大詢價比價范圍，降低采購成本。同時網上采購可以進行全過程監控，杜絕暗箱操作。當然實行電子采購對中小企業而言，并非易事，需要慢慢的轉變。

（四）實行戰略庫存成本管理，指導采購成本控制

1、實行ERP系統管理

現在擁有較大規模的企業已經實行ERP管理系統進行材料采購的控制，而相對中小企業來說，應用這個系統的很少。ERP系統應用起來非常簡單也非常便于管理。每個職位不同，便可以進行不同的管理。作為生產采購來說，生產部門就可以通過電腦中的數據進行采購的確認。通過計算每條生產線的產量，就可以判斷出下次生產需要多少原料，讓采購與生產在一條線上。根據庫存進行適量采購，就很少產生原材料的供應失衡，也就在一定程度上減少了損貨率和降低了庫存成本，從而就節約了采購成本。

2、實行經濟性訂購量

定量采購方式，就是采購的時間不定，而每次采購的數量固定不變，當庫存量降到一定數量時，就開始采購的方式。這種方法的運用，需要確定一個庫存訂貨點量，即當實際庫存量降到這個訂貨點時，就按固定的訂貨數量訂貨。為了節省費用，降低成本，還需要確定一個合適的訂貨批量，使按此數量訂購物資所需的總費用最小，這就是經濟定購批量。存貨總成本最小的訂貨量稱為經濟訂貨量(EOQ)。[5]

中小企業購買的大部分是小件物料，本身價值不高，市場上也容易獲得，但這類物料往往種類繁多，能夠占到企業全部采購種類的一半以上。因此，對于這類原料，應采用的基本管理策略是致力于管理成本最小化。在庫存管理上，采用經濟批量的優化方法，并盡量利用信息技術等手段簡化管理程序，提高業務效率，減少不必要的庫存成本。

3、靈活運用ABC分類法

傳統的ABC分類法在中小企業中被廣泛采用，但由于采購人員的專業水平參差不齊，往往流于形式。中小企業可以設專門的人員來負責。在分類標準方面，考慮到中小企業的流動資金壓力較大，可將庫存物料按年度貨幣占用量分為三類。劃分方法為：將每個庫存品種的年度需求量與每件庫存的成本相乘，按價值的高低標出各種物資的大小序號，再按序號大小將物資重新排序，并累積年使用金額和累積百分比。其管理方法見表：[6]

表1ABC分類方法的特點

參考文獻：

[1]杜鈞.論采購成本的控制.中國外貿.2011年第18期

[2]段楷.中小制造企業采購管理模式研究.銅陵學院學報.2011年第四期

[3]劉繼紅.淺談化工企業的采購管理[J].貴州化工.2002年10月.第27卷第5期

[4]王玢.談中小企業如何降低采購成本[J].經濟師.2008年第11期

[5]劉淑蓮.財務管理第二版[M].東北財經大學出版社.2010年7月出版

[6]張群主編.生產管理[M].高等教育出版社.2006年出版

[7]劉敏.我國中小企業采購管理中存在的問題及對策研究[J].物流工程與管理.2010年第10期