移動辦公系統在物業管理企業的應用

孫慶霞

（大慶油田礦區服務事業部物業管理二公，黑龍江 大慶 163411）

1.引言

隨著科學技術以及計算機的不斷進步，人類社會步入到了智能化的信息時代，信息化辦公已經逐漸滲透到社會的各行各業，服務性行業也不例外，最為典型的便是移動辦公在物業管理工作的廣泛應用。物業管理具體指的是由具備一定資質的服務機構以及相關服務人員按照一定的規章制度，對已經驗收成功的各種房屋建筑及其自身的配套場地以及設施進行管理、經營。物業管理工作涉及面非常廣泛、涉及到的人員比較多，就連周邊的環境衛生也要安排專職人員進行清理，此外還涉及到道路養護、綠地養護等，物業管理的最終目標是為客戶提供綜合性的、全面的服務。

物業管理行業是新時代的產物，可以理解為一個新興的產業，經過近幾年的不斷發展，各項工作以及服務也變得越來越完善。隨著人民不斷提供的生活水平，住宅也發生了巨大的變化，使得物業管理已經超出了傳統的概念描述，逐漸形成時代的一道靚麗的風景，現代的物業管理工作是一個綜合管理部門，集成了各種先進的技術手段，通過現代化的管理措施實現了小區物業資料的整理分析、統籌管理、模型預測等，物業管理工作正在向著專業化、智能化、系統化的渠道發展。

但現在的物業管理工作涉及的內容非常多，工作內容非常復雜，有部分企業依然采用傳統的工作模式，有部分企業實現了移動辦公，但是由于種種原因依然沒有真正意義上實現企業現代化辦公，直接影響到物業管理的工作以及管理模式。立足于長遠而言，物業管理工作必須借助先進的計算機才能實現物業管理工作的自動化、移動化辦公，在提高管理質量的同時，也幫助企業提高了管理效率。

2.移動辦公簡介

移動辦公是伴隨著不斷發展的IT業以及通信業而形成的全新辦公理念，移動辦公成功結合了IT業的豐富業務內容、成熟的應用以及通信業的大規模的用戶、溝通便捷等特點，使得其成為了在互聯網遠程辦公、無紙化辦公之后的又一全新辦公模式。移動辦公的具體實現過程是在移動終端設備上安裝必備的客戶端軟件程序，這樣移動終端便成為了一個小型的移動電腦，可以像電腦一樣辦公，完全脫離了固定場所、固定地點辦公的傳統辦公模式[1]。無論是對企業還是個人都提供了極大的方便，使得辦公變得更加舒心、更加輕松。此外，移動辦公依靠強大的手機通信網絡，可以使得終端用戶無論在任何環境下都可以高效、快速地開展工作。特別對于一些突發事件、應急事件等都具備非常重要的意義。

自從移動辦公出現以來，移動辦公已經在一些相關的企業中獲得了非常成功的應用，在功能上也變得愈加完善。無論是政府機構、企業、銀行業務，還是個人等等都變得越來越依賴于智能化較強的移動辦公模式。移動辦公模式是現代化公共的一個組成部分，移動辦公通過各種技術手段將PC電腦上可以完成的付款、文件管理等應用均集成到了智能手持設備上，進而幫助各行各業的用戶實現掌上移動辦公，不分時間、不分地點，是企業領導以及相關管理層人員最得心應手的辦公系統。

3.移動辦公在物業管理中的應用模型

移動辦公的主要應用措施是將PC中可以實現的功能移植到智能手持設備中。移動辦公在物業管理中的應用目標是借助各種智能手機終端以及PDA等手持設備方便、快捷地訪問局域網內的一切可用資源，并可以實現掌上辦公，包括查詢數據庫、瀏覽文檔、審批相關辦公文件、上傳或者下載文件、支付相關費用等，為用戶搭建一個健全的、具備個性特點的、應用范圍廣泛的移動辦公應用系統。移動辦公系統通常情況下采取先進的智能化客戶端技術，為客戶成功部署之后，客戶便可以享受終身維護的權利。移動辦公系統能夠識別局域網網段內的任何數據，可以實現與現有的已經投入使用的各種應用系統的無縫對接，對于客戶已有的各種應用系統均可以平穩地過渡到移動手持設備上。

移動辦公系統中，客戶不僅可以自定義各種業務功能的辦公流程、菜單類型，還可以根據自己的喜好設計獨具特色的客戶端界面，移動辦公系統能夠自動識別現有的各種系統。此外，移動辦公系統所采用的網絡通道必須支持目前主流的CDMA、GPRS以及3G通道[2]，不需要獲得任何第三方的授權以及支持。因此，移動辦公系統必須具備以下幾個功能模塊：安全控制模塊，主要負責軟件系統發布授權的控制，并提供用戶登錄身份認證；網絡傳輸模塊，該模塊在負責移動辦公系統網絡傳輸的同時，也負責穩定網絡通信的暢通運行；數據加解密模塊，該模塊主要用于財務管理，負責對客戶敏感信息進行加解密等。本課題設計的移動辦公在物業管理模塊中的應用模型如圖1所示。

圖1 物業管理移動辦公應用模型

4.移動辦公在物業管理中的應用

移動辦公系統在物業管理中的應用將會使得傳統的物業管理理念由“管理型”逐漸向“服務型”理念轉變，需要完全拋棄傳統的安保自居的服務狀態，必須盡一切可能給與業主更大的權利，為業主倡導“有事你說話”的全新服務理念。移動辦公系統在物業管理中的應用方式很多，但是主要包括以下幾個方面。

4.1 小區業主管理

小區業主管理模塊則是實現業主無紙化辦公管理模式的關鍵，同時也是小區業主與物業管理公司交互的管理模塊，該模塊中集成了各種業務系統數據平臺，能夠及時地對業主的信息進行驗證，實現小區用戶全部入網的操作，業主通過身份驗證信息之后便可以登錄系統，在系統中可以查看自己的實時繳費情況、小區實時情況。此外，為了提升移動辦公系統的功能，該模塊還提供用戶提醒通知功能，比如物業費用收繳提醒功能，第一次遲交可以以短信方式提醒，再次遲交可以設計智能提醒模式通知用戶繳費。其次該功能模塊還兼容網上支付功能，用戶通過手持終端便可以實現網上支付功能，實現移動支付業務，為物業管理提供更便捷的服務模式。除此之外，業主還具備在線交流功能，實現業主與物業管理服務中心實時溝通，物業管理中心可實時了解用戶的需求，并及時幫助業主解決相關難題，服務中心的發布公告可以根據用戶需求發布到業主手機上，這樣業主便可以實時了解小區以及相關規定的實時動態，方便了業主的同時，也使得物業的管理工作變得更加快捷、智能。

4.2 公文管理

移動辦公的公文管理包括公文、通知的收發，文件報表審批，公文檢索等。公文管理工作必須使用方便、快速。具體包括：收文管理，在收文管理的操作上必須進行權限控制；公文審批，具體審批流客戶可以根據自身需要自己配置；流程跟蹤，可以按流程發文時間、按流程狀態（已歸檔、流轉中）查詢流程、流程跟蹤的每一環節的處理人及處理時間。此外還包括流程催辦、績效查詢、公文歸檔管理等。

4.3 公共信息管理

包括電子公告、規章制度、下載中心等。電子公告：公司各單位發布本部門相關信息的場所；規章制度管理，能夠根據制度種類進行分門別類管理；下載中心：將常用資料發到網上供公司員工下載到本地使用。

4.4 個人辦公

具體包括待辦事宜、電子郵件、名片管理、留言簿等。待辦事宜：該功能與虛擬的電子辦公室類似，用戶可以查看個人事務處理情況；電子郵件：提供個人電子郵件的收發、轉發、刪除、保存等功能；留言簿：通過授權給相應的用戶進行簡短的留言，包括留言錄入、查詢功能，方便實用。

4.5 部門辦公

通知管理：通過建立通用的通知管理系統，可快速地將文件發送到對應的客戶手里，并且可以智能化地提示用戶接收到了新的文件，并且在客戶閱讀之后會改變文件狀態，并反饋回去；文件上報：公司各單位及上下級間進行聯合的文件處理，可進行多單位領導聯合簽字及多單位聯合蓋章處理，同時可選擇多人進行傳閱。它節省了大量的人力和時間，真正形成了橫縱向的大貫通。

4.6 綜合辦公

視頻會議：集成一些視頻會議系統，在辦公系統里就可以發布視頻會議消息，及時隨時的召開會議；車輛管理：實現用車審批起草、簽字、蓋章、審批、文件發送、打印、及文檔歸檔的電子化；設備修理審批：實現設備修理審批的起草、簽字、蓋章、審批、文件發送、打印、及文檔歸檔的電子化。

5.結語

移動辦公是現代化辦公模式的一個全新的內容，隨著科學技術的不斷進步，智能手持設備、無線網絡的飛速發展，移動辦公的外部環境已經完全具備，移動辦公可以完全實現掌上辦公，使得相關領導以及管理者的業務辦公工作變得更加方便。經過不斷的發展，移動辦公逐漸變得更加成熟，變得更加穩定，同時，移動辦公也獲得了更加廣泛的應用，移動辦公系統在相關企業中的物業管理中的應用便是一個成功的典型代表，移動辦公系統完全兼容現有的物業服務公司的各種業務數據系統，能夠實現無縫接入現有的系統。移動辦公的成功應用不僅使得物業管理公司的管理理念成功轉型到了“服務型”行業，同時在一定程度上也改善了公司的辦公環境，使得機構之間的溝通變得更加簡單。公司的員工無論在何時、何地都可以通過手持設備進行辦公，對于服務對象業主而言，可以方便業主實現網上支付相關費用功能，此外，用戶還可以通過手機及時了解到小區的相關制度文件。移動辦公系統的應用在使得物業管理工作變得異常智能的同時，也使得業主享受到了更加人性化的服務模式。

[1]朱亞興，劉隱，朱小平，何擁軍.基于MAS系統的移動OA系統的研究與實現[J].計算機與數字工程，2010(05).

[2]岳雪峰.大慶工程公司OA系統的設計與實現[D].吉林大學，2011.