關于ERP 環境下會計信息系統內部控制的探討

■劉朝陽 河南財經政法大學會計學院

一、基于ERP環境下的會計信息系統

會計信息系統作為ERP系統的核心子系統，將企業的物流、資金流和信息流集成，實現數據的來源唯一、實時共享、多路徑查詢，為企業決策、計劃、控制與經營業績評估提供全方位、系統化的服務。

相對于傳統的會計信息系統，在ERP環境下企業會計信息系統具有如下新特征：（1）信息高度集成。ERP系統中，可以將各模塊子系統整合到一起，使各類別生產經營數據集中整合到一個數據庫里，標準相同且系統內的各文檔一致，與傳統的信息管理系統相比，全面降低了系統的運行和維護成本。（2）數據采集、處理范圍擴大。ERP系統環境下會計信息系統的最大特點是將財務信息和業務信息的有效集成，實現一體化管理。（3）信息傳遞高效、便捷。ERP系統內的數據只需錄入一次即可實現在各個終端同時應用，極大減少了數據重新輸入的時間成本和輸入錯誤的機會成本。

二、ERP環境下的內部控制特點和優勢

ERP環境下會計信息系統從反映企業經營狀況轉到為企業管理層提供決策支持，繼而其內部控制也必須從傳統環境下的控制過渡到ERP環境下內部控制上來，以適應信息時代的要求。

1.ERP環境下內部控制的特點。在ERP環境下會計信息系統內部控制模式采用的是一般控制和應用控制相結合的方式。一般控制，是針對整個企業而言的，既包括對會計信息系統的控制，也包括對企業其他部門所從事的生產經營活動的控制，控制范圍遍及整個企業的各個方面。應用控制則是通過建立預防、檢測及更正錯誤和舞弊行為的規范，來使會計信息系統能適應會計處理的特殊要求的控制制度和措施。

2.ERP環境下內部控制的優勢。通過把內部控制嵌入到ERP系統中，內部控制能夠突破傳統環境下無法逾越的瓶頸，實現實時控制，克服人為干擾，確保各類信息真實、有效。

（1）凸顯內控預防性功能。ERP系統的一個重要特點就是集成性，會計信息的輸入、處理、輸出被嵌入在業務處理流程中，由計算機自動執行。內部控制則嵌入到流程的處理過程中，實現嵌入式自動控制，這樣就可以按照事先設定的控制參數和程序對日常交易活動自動進行監控。

（2）強化內部監督，實現動態控制。ERP環境下的會計信息系統為企業提供了豐富的管理信息，企業可以通過這些資源和信息形成一套靈活有效的動態監控體系，從而提高企業的監督和控制能力。例如，通過ERP下的會計信息系統，可動態掌握企業資金的增減變動，從而提高資金監控能力；對生產經營中的每一個環節進行成本測算和跟蹤，控制成本費用，提高企業的經營管理水平。

三、完善ERP環境下企業內部控制的建議

在ERP環境下，企業會計信息系統通過把信息處理和業務處理有機集成，實現企業財務管理和業務管理的綜合一體化。但功能的多樣化也給企業帶來相應的經營和財務風險，因此必須對新環境下企業的內部控制進行完善。

1.優化控制環境。（1）革新組織結構。企業應對原有的組織機構進行適當的調整，以適應ERP信息系統的要求。組織結構的設置和人員的配備必須適合企業的實際規模和職位需求，按精簡、適合的原則對組織機構的設置進行成本—效益分析。

（2）調整人員與職能的關系。ERP環境下會計信息系統突破了信息處理和信息傳遞的瓶頸，管理的幅度增大，層次減少，組織結構趨于扁平化，這從根本上重新定義了組織中人員和職能的關系，加之互聯網使得內、外部人員平等地進行對話、協調，組織中的每一個人都可以成為控制網絡上的一個節點，由此，必須重視并重新思考組織中的人員和職能的關系。

（3）強調“ 軟控制”在企業中的作用。內部控制是由人來主導，并受人的影響，保證企業中成員具有一定水準的誠信、道德和能力是內部控制有效性的關鍵因素之一。因此，企業應重視將人的道德規范、行為準則、能力素質的培養納入企業內部控制的結構中來，更加強調“ 軟控制”的作用。

2.建立以系統安全為導向的風險評估。由于ERP系統自身的特點，增加了企業中的系統安全風險。其主要包括：開發和設計風險、操作風險、計算機維護風險和不可控風險。這些都是信息化所帶來的風險，管理者必須對這些風險進行正確的評估和分析，以系統安全為導向，有效地進行內部控制。

3.建立良好的信息溝通系統。一個良好的信息系統有助于提高企業運行的效率和效果，使企業當局及時掌握營運狀況，提供全面、及時、正確的信息，并在有關部門和人員之間進行溝通。其一，企業信息化戰略必須與公司的整體戰略緊密相關。管理當局應對信息系統的開發工作高度重視，并給予支持，確保各職能部門信息系統高度耦合。其二，建立健全會計及相關信息的報告負責制度，使企業內部的員工能夠清楚地了解企業的內部控制制度，知道其所承擔的責任，并及時取得和交換他們在執行、管理和控制企業經營過程中所需的信息。

4.定期評估控制政策和程序。內部控制的研究不可能脫離其賴以存在的環境及企業內外部各種風險因素，內部控制系統必須定期評估新技術帶來的新風險，因為沒有哪一套規則在環境發生變化時還能很好地適應。在信息技術日新月異的當下，我們應把注意力集中在評估特定業務環境下的風險，并制定相應的控制程序，而不能拘泥于特定的控制程序。

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