淺談企業辦公室管理

■王 高 河北冀星高速公路有限公司

辦公室是一個綜合辦事機構，無論是過去、現在還是將來，它整體的職能不外乎就是“ 參謀、服務、協調”三大功能。這三大功能發揮的好壞，直接關系到各級部門的正確決策，關系到各級政府重大決策和重要工作能否落到實處，關系到各級部門能否步調一致，齊心協力地確保政令暢通。在新形勢下，隨著機構的變革和發展，辦公室工作的地位和作用，日顯重要。任務日益加重，要求越來越高，決不是僅限于文件轉發，來人接待，車輛管理等瑣碎工作了。

一、辦公室在企業中的作用

1.樞紐作用

主要是完成承上啟下、文件吞吐、信息集散的總樞紐。

2.助手作用

（1）協助領導制定決策；

（2）協助領導實施各項領導或管理工作；

（3）為領導處理文件、信息；

（4）完成領導交辦的一切事宜。

3.參謀作用

4.信息的反饋作用

5.溝通協調作用

二、辦公室管理職責

辦公室管理具有明顯的綜合性特征，所以，其職責范圍也包括了很豐富的內容。

1.輔助領導決策。辦公室工作不但要對來自上下、左右、內外的各種信息、資料、情況等，進行收集、加工和綜合分析，為領導決策提供有力的依據，更要嚴把質量關，把每一項工作都做到及時高效，為領導的日常工作的順利開展做好強有力的保障。

2.協調內外關系。辦公室工作是一項綜合性的工作，所涉及的方面各種各樣。不論是單位內部之間的聯系還是與外界之間的交流，這些都需要辦公室去一一溝通、協調并組織落實，因此協調工作是必不可少的。而這一項任務也只能由辦公室部門來承擔。辦公室應當把協調工作當作是自己的一項經常性的任務來完成。

3.健全規章制度。健全各項管理制度，是企業科學管理的必然要求，也是企業發展的重要保證。所以制定以企業發展為中心的各項管理規章制度，是辦公室重要的工作任務。

4.業務檔案管理。隨著信息技術的發展，企業不斷壯大，企業辦公室要根據自身特點搞好包括文書、人事、科技等檔案的收集整理、統計保管，以便發揮企業檔案的參評利用價值，搞好企業檔案管理服務工作。

三、不斷提高企業辦公室管理水平

1.在建章立制上下功夫，建立規范化的工作制度。建立健全相關規章制度，可以確保工作規范化、標準化、科學化地運作，從而提高員工隊伍的工作質量與效能。一要完善相關配套制度，做到管人管事。要全面推行崗位責任制、服務承諾制等具體制度；要深化和推行政務公開，以公開促效率，不斷提高工作水平。二要完善績效考評辦法，做到明崗明責。確定目標考核的原則、對象、內容、方法、評價依據及標準等。在此基礎上，對崗位工作實行目標管理，根據各部門工作的計劃任務和目標，按職能分解落實到人。三要抓好各項制度的落實，做到有力有效。要在狠抓制度的貫徹落實上下功夫，開展經常性的監督檢查，嚴肅查處違反制度的人和事，做到令行禁止、違者必究，努力使制度成為全體員工自覺遵守的行為準則。

2.提高企業辦公室人員素質。辦公室人員是進行辦公室工作的主體，只有他們的素質得以提升，對辦公室工作質量的提高才有所幫助。一是要注重實踐鍛煉，要提高職工隊伍的綜合素質，一靠學習、二靠實踐。要加強員工的政治理論、政策法規、業務知識、現代管理知識等方面的培訓；二是通過開展技能競賽，工作滿意度問卷調查，輪崗交流等方式，促使辦公室人員在實踐中積累經驗、提高素質、增長才干，提高解決實際問題的能力。

3.提高辦公人員工作效率。一是明確計劃目標，理清工作思路。辦公室作為綜合性服務部門，工作事務紛繁瑣碎，既要輔助領導決策，又要搞好服務全局工作，這就要求必須明確自己的工作任務，保持清醒頭腦，按照工作主次輕重，做到先急后緩。為了梳理好自身工作思路，在此建議大家準備一個隨身筆記本，在上面可以列明每日工作計劃和臨時任務，一旦完成某項進行相應勾劃，當天工作結束前通過核對勾劃來查看一天工作完成情況。二是嚴謹方法策略，專注工作細節。辦任何事都講求方法原則，要想高質量完成工作任務，就必須抱著嚴謹負責的態度，認真對待每一項工作環節，不因事小而怠慢，踏踏實實、精益求精。同時，工作時要專注辦公，一心一意，盡量避免不良情緒影響工作，方可提高辦事效率。

4.做好檔案管理工作。檔案的整理工作是一件既繁瑣又需要重復整理的工作。檔案管理工作人員嚴格按照相關制度規定對各類檔案進行收集、整理、分類、調閱，建立系統的管理模式。對于上級發文，檢查記錄、政策性文件，在整理過程中，首先應對該文件進行鑒別，審核文件屬于哪一級別，充分地重視和利用先前的整理基礎，以確定檔案整理的任務和要求，不要輕易打亂重整。因此應按檔案整理規范要求裝訂后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。

隨著現代化企業的發展需求，以及新型企業管理制度的創新，企業辦公室管理工作面臨著前所未有的挑戰。要提高企業核心競爭力，實現企業的發展目標，需要不斷解放思想，轉變觀念，與時俱進，開拓創新，推動企業辦公室管理工作的健康發展，開創企業高效發展的新局面。

[1]楊延東.新時期辦公室管理工作的實踐體會[J].辦公室業務,2011(07).

[2]呂鳳利,淺談對企業辦公室管理的認識.

[3]楊惠敏,論企業辦公室管理工作,科技信息,2009(22).

[4]褚春雨.新時期企業辦公室管理工作探究.