淺析企業檔案管理模式的發展方向

■李 丹 亞泰集團哈爾濱水泥有限公司阿城分公司

企業的檔案包括企業以及個人在社會活動里直接產生的具有保存價值和意義的文字，圖象以及錄音等各種形式載體的歷史記錄。這種歷史記錄是一種信息資源，它是信息和載體的結合產物。但是，在傳統的企業檔案管理中，很多企業的檔案都有檔案數量龐大，保管條件差，查找效率不高以及管理人員缺乏專業素養等問題，解決這些問題的最佳途徑檔案管理的信息化。

一、信息化檔案管理的含義

檔案管理的信息化，是指將傳統檔案管理模式中檔案實體的保管作為工作重點，轉向檔案實體的數字化信息作為重心的過程。檔案管理的信息化大體包括：建設基礎設施，檔案信息的數字化，創建應用系統，完善標準規范和培養相應人才等五個具體的方面。

在這五個方面中，檔案信息的數字化是檔案管理信息化過程的基礎和核心。其內容包括：a.館藏檔案的數字化管理；b.實現現有電子文件歸檔。對數字化信息的管理和電子文檔的歸檔要求必須其齊全完整，真實有效。

二、怎樣實現檔案管理的信息化

1.樹立檔案管理的現代化意識。現代化的管理理念是檔案管理信息化的前提。要實現檔案管理的信息化就必須實現管理思想的現代化。檔案人員缺乏現代化管理的意識對檔案管理信息化建設的進程會產生很大的影響。因為如果缺乏這種意識，即便配備了一流的檔案保護管理硬件系統，也無法達到信息化管理檔案的目的。所以檔案管理信息化的建設過程中，首先要讓檔案的工作人員牢固地建立起憑借先進科技進行科學管理的思想，真正改正在計劃經濟時代樹立起的重管理輕利用以及封閉保守等陳舊的管理思想，實現檔案管理中的被動服務到主動服務，封閉式服務到開放式服務的轉變，使檔案的管理工作更加符合經濟社會發展和新時代的需要。

2.建設相關硬件設施并提高相關技術。企業應盡快為檔案管理部門配備信息化管理所需的計算機，掃描儀以及各種互聯網設備等現代化檔案管理設施，充分利用現代科學技術在檔案管理中的作用，加速開發相關應用軟件，加快檔案信息的數字化處理進度。企業的檔案部門也應盡快提高自身的工作能力，充分發揮各種先進設備的效用；同時還要盡量利用本身的大量檔案資源的優勢，挖掘企業的各方面潛力，及時開發有用的檔案信息提供給其他相關部門加以利用研究，把各種檔案的潛在價值轉變為經濟價值。另一方面，現代化技術在檔案部門得到廣泛運用的同時，也必將給檔案管理工作帶來新的活力，大大提高對檔案進行管理利用的水平，加快檔案管理信息化的步伐。

3.建立并完善信息化管理機制。在企業檔案管理的信息化建設過程中，為使相關的責任更加明確，網絡運行和數據傳輸的安全得到保障，企業還必須結合本身的實際情況建立一套相應管理規范機制。

首先應當改進原有檔案管理制度，即檔案管理部門需制定一套新的符合信息化建設要求的檔案管理制度。新的管理制度要求之一是要完善對檔案管理中的業務流程和技術的規范要求，使電子檔案的管理工作環節和步驟得到細化；要求之二是要制定相關安全措施，尤其是要實現電子文件和電子檔案的安全管理，保證企業電子檔案的安全性以及完整性。

接下來需要統一檔案管理的要求標準。標準規范化建設也是檔案信息化的一項重要基礎。對檔案管理的標準化主要包括：檔案整理標準化、統計標準化以及服務和各項技術的標準化等，這些標準化的要求將成為以后衡量檔案管理工作效率高低的標尺。如果缺乏這些標準，企業的檔案數據庫就無法合理錄入有效的信息資源，同時檔案管理部門的工作也將由于沒有必要的標準尺度而變得冗雜混亂，降低工作效率。

4.打造一支優秀的檔案管理隊伍。要實現企業檔案管理的信息化，就必須提高檔案管理人員的素質水平。檔案管理隊伍的建設是成功實現檔案管理信息化根本要求，檔案管理人員的質量對于檔案信息化的發展速度和好壞有著決定性的作用。

要提高檔案管理人員的信息化管理意識。子啊信息時代，文件的自動登記，輔助立卷，歸檔，著錄檢索以及信息網絡的傳遞和安全利用基本都是在計算機上完成的。由此可見，必須要求檔案管理人員不在熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理的同時，要能夠掌握計算機系統網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性、安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。

另外還應提高檔案管理人員信息化工作的技能水平。為盡快實現傳統檔案管理模式向現代管理模式的轉變，檔案管理部門應有計劃地對本系統的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內容涵蓋計算機、網絡、信息工程等方面的知識。檔案管理部門還應創造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發展趨勢和現代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。

三、小結

二十一世紀是信息的時代，信息化已經成為了時代發展的主旋律，更是企業檔案管理的一個重要發展方向。檔案管理的信息化將大大提高企業的工作效率，并為其發展方向提供有益的指導信息。為達到這一目的，企業必須積極配合，為檔案部門提供必要的管理設備和人才的培養環境。同時檔案管理部門本身也要努力在工作中有所革新，提高信息化管理的素養和水平，為其他部門提供更加豐富有效的信息，最終共同實現企業檔案的信息化目標。

[1]高東紅，田薇.淺談檔案管理信息化[J].神州（下旬刊）.2012年08期

[2]王冬艷.提升檔案管理服務水平推動檔案管理信息化[J].黑龍江科技信息.2011年01期

[3]王吳瓊.構建現代人事檔案管理模式的必要[J].活力.2011年24期