檔案管理問題的科學化解決方法

宋晶晶

摘要：現代信息社會日新月異，新技術及相關學科理論的不斷滲透，使得檔案管理領域不斷出現新情況、新問題，特別是思想觀念落后、思想認識跟不上時代步伐，缺乏開放和創新意識，成為制約檔案信息化建設的重要因素。

目前，檔案管理部門仍然存在著“為保管百保管，重保管輕利用”的思想，存在著“等、靠、要”、“安于現狀”、“不講求社會效益和經濟效益”的舊觀念，還存在著“閉架借閱”、“你查我調”的做法。

1 檔案管理存在的一些問題

1.1 檔案管理工作缺乏長期性、連續性的發展規則

領導干部和檔案管理人員對檔案工作的重要性的認識不足，檔案管理工作缺乏應用的長期性和連續性的發展規則，造成了檔案管理工作有領導、無計劃；有任務、無落實；有形式、無效果的不良后果。

1.2 檔案管理方法滯后

由于領導干部缺乏對檔案管理工作重要性的足夠認識，財務投入少，一般檔案管理者都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，跟不上日益增長的檔案利用需求；雖然購買了先進的檔案管理設備，但由于檔案管理人員技術水平低、操作不熟練，導致先進設備沒有起到應用的作用，致使檔案管理與提供利用遠適應不了檔案網絡化發展的需要，檔案管理工作滯后。

1.3 檔案管理缺乏制度化的管理程序

檔案管理不規范主要表現在：檔案收集、整理、利用不規范，檔案綜合管理力度不高。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確，主管領導不夠重視，檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

1.4 檔案存儲成本高

由于檔案儲存數字化工作才剛剛開始，紙質檔案較多。由于紙質檔案極易受到外界環境的損壞，難以永久保存和備份，占用空間大，倉儲費用和管理成本高。

1.5 檔案管理模式簡單

現階段檔案管理模式主要采用計算機輔助管理的手動模式，包括檔案的接收、整理、鑒定、保管、利用、編研等，都以手工為主的，工作效率低，檔案資源不能得到充分利用。

1.6 檔案查詢困難

在手工查詢檔案信息的檢索過程中，紙質檔案給檢索調閱帶來了諸多困難，存在著查詢途徑不夠全、查全率低，查準率低的現狀，容易出現檔案丟失、損壞或無法找到所需的檔案不能充分的利用檔案資源，難以提供優良的服務。

1.7 實施“以我為主”的立卷歸檔原則

我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，及至現代化的一個重要原則就是“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔文件要以本單位或直屬上級單位形成的文件為主的原則。實現檔案立卷歸檔。

2 檔案管理科學化是關鍵

隨著社會的日趨進步，我國的檔案事業也隨之發展。從最初的手工檔案管理，到公文、檔案一體化管理，不公繁冗、復雜，浪費了很多的人力物力以及存儲空間，而且不可避免的是紙質的檔案不能長期完好的被保存下來。新技術革命的到來，計算機的廣泛應用，使檔案領域進入電子時代。檔案科學化建設正在掀起新的熱潮，為檔案管理建設注入了新的活力，加快檔案進入科學化管理的腳步。要求人員素質越來越高、設備更新快、網絡建設完備。隨著計算機信息管理網的建立與發展，電子檔案的使用越來越廣泛。電子檔案為檔案事業的發展提供了機遇，是對傳統檔案管理深刻的變革。為保證數據的可靠性和通用性，需要按照信息管理部門的統一要求進行文件格式的轉換、傳輸；電子誰的歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門很難完成；電子 檔案歸檔的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。隨著檔案事業的發展，檔案管理和維護水平需要不斷提高。新技術的應用、人為破壞、自然、管理低效等導致檔案面臨著日益嚴峻的安全威脅。檔案安全保障體系構建的基本方針是預防、綜合防范，在政策引導下建立一種完善長效的機制。

3 檔案管理科學化的解決方法

檔案是歷史的真實啟示，檔案收集不齊全、整理不規范、保管不安全都會直接影響檔案發揮最大效益，檔案科學化管理意義重大。雖然全國各地對檔案管理都給予足夠的重視，各部門也積累了豐富的經驗。但是，由于檔案管理工作繁瑣枯燥，致使其存在著諸多問題迫切需要解決。為了使檔案管理工作進一步規范化、標準化、信息化，筆者建議采取以下措施：

3.1 建立健全檔案管理制度

檔案種類繁多，形式各異，要實行科學管理，就必須建立健全管理制度。檔案管理制度要以《中華人民共和國檔案法》為指導原則，加強硬件的建設、建立檔案工作網絡，對保存和利用價值的文件材料，能夠及時立卷和定期向檔案室歸檔，專門庫戶、專柜存放檔案，區分保存價值，分類整理，立卷、案卷標題簡明確切，做到科學管理，排列整齊，以確保安全和延長檔案壽命，嚴格檔案借閱手續，防止分散流失。

3.2 做好公文的制發和文書處理工作

檔案是由公文轉化而來的，公文制發決定檔案的質量；文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，因此，公文的制發要統一、規范、標準，符合國家的有關規定，排版形式符合要求，履行簽發、審批手續；各種記錄、報表、簽字、批注等公文及文書字跡要牢固清晰，有利于長久保管利用；使用文種合理、格式規范、行文標準，實現檔案管理的科學化。

3.3 加強電子文件和聲像檔案的儲存、管理和保護

隨著計算機和信息技術的發展和辦公條件的改善，在從事各咱活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的啟示的聲像檔案，以及計算機處理的電子文件。它們是檔案的重要組成部分，與傳統紙質文件有很大的差別，電子文件使用軟磁盤保存，聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。因此選擇高質量的軟盤，加強聲像材料從收集、歸檔到移交檔案至統一管理，制定一套嚴格保管、借閱、利用的制度。并將軟盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度知中的環境里；力求妥善保管，長久保護和利用。