農(nóng)業(yè)科技檔案信息化管理利用探究

摘要：隨著計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，為農(nóng)業(yè)科技檔案的管理和開(kāi)發(fā)利用、信息資源共享提供了良好的平臺(tái)，管理好，利用好農(nóng)業(yè)科技檔案，使農(nóng)業(yè)科技檔案資料能應(yīng)用于生產(chǎn)實(shí)踐，發(fā)揮其應(yīng)有的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益，服務(wù)于民生，是檔案工作發(fā)展的新理念。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科技檔案；信息化；管理；利用

農(nóng)業(yè)科技檔案是農(nóng)業(yè)科研過(guò)程中直接形成的歷史記錄，其內(nèi)容主要是一些歸檔保存以備查考的原始性信息資料，如科研成果、圖表、數(shù)據(jù)、照片及各類資料。檔案工作具有收集、整理、保管和開(kāi)發(fā)利用等基本環(huán)節(jié)，以收藏管理和社會(huì)利用相互間的依存和轉(zhuǎn)化為其基本屬性，具有客觀性和真實(shí)性。因此，檔案資料已成為農(nóng)業(yè)科研進(jìn)一步提高和發(fā)展的基礎(chǔ)和依據(jù)。

1 要建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)促進(jìn)科技檔案資料的開(kāi)發(fā)利用

農(nóng)業(yè)科技檔案不同于一般文書檔案，建立了科技檔案以后如果不積極利用，將逐漸失去科技檔案的真正價(jià)值。所以，如何管理利用這些寶貴的檔案資料，怎樣通過(guò)科技成果推廣應(yīng)用等形式，使這些科技檔案資料能應(yīng)用于生產(chǎn)實(shí)踐，發(fā)揮其應(yīng)有的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益，也是每個(gè)科技檔案工作者的責(zé)任?？萍紮n案開(kāi)發(fā)利用的途徑很多；科技工作者可通過(guò)召開(kāi)科技成果新聞發(fā)布會(huì)、學(xué)術(shù)研討交流，建立科技情報(bào)及科技期刊數(shù)據(jù)庫(kù)，申報(bào)科技成果推廣項(xiàng)目，利用電視新聞、網(wǎng)絡(luò)傳媒等途徑，加大科技成果的宣傳與推廣力度。檔案管理人員可配合科研人員將科技檔案內(nèi)容制作成簡(jiǎn)明扼要、易于推廣的聲像光盤或成果簡(jiǎn)介，供不同場(chǎng)合中推廣利用，使它發(fā)揮出科技檔案資料應(yīng)有的作用。

近年來(lái)，隨著通訊事業(yè)、計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，使我們夢(mèng)寐以求的實(shí)現(xiàn)科技成果文獻(xiàn)資源共享，有了良好的平臺(tái)環(huán)境，并逐步成為可能。目前幾乎所有的農(nóng)業(yè)基層單位都配備了計(jì)算機(jī)、掃描儀等先進(jìn)設(shè)備，已經(jīng)具備了實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)信息傳遞的硬件環(huán)境，可實(shí)施科技檔案資源互聯(lián)網(wǎng)管理。因此，建立計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)管理系統(tǒng)可由國(guó)家相關(guān)部委組建農(nóng)業(yè)科技檔案資源總庫(kù)，各省（市）成立中心數(shù)據(jù)庫(kù)，縣及基層農(nóng)業(yè)單位建立用戶終端，從而實(shí)現(xiàn)全國(guó)農(nóng)業(yè)科技情報(bào)信息檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理的連接。同時(shí)，加強(qiáng)科技檔案及有關(guān)情報(bào)資料的收集，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)專用管理系統(tǒng)聯(lián)合在一起，從而達(dá)到廣而多、齊而全的信息，推行科技檔案資源的標(biāo)準(zhǔn)化管理，實(shí)現(xiàn)科技檔案資源的真正共享。加強(qiáng)科技檔案應(yīng)用情況的信息反饋與修正，在實(shí)踐中驗(yàn)證科技檔案資料的實(shí)用性等，對(duì)于在生產(chǎn)實(shí)踐中不夠完善的信息，要繼續(xù)加深研究，予以提高，使成果更有價(jià)值，更易于推廣，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)定期進(jìn)行安全維護(hù)，不斷完善數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容。

建立科技檔案資料的計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)管理系統(tǒng)，不僅可避免科研工作中的重復(fù)試驗(yàn)，更重要的是使基層農(nóng)業(yè)單位能及時(shí)了解有關(guān)的科研動(dòng)態(tài)，承擔(dān)起一些較高水平的試驗(yàn)研究工作，并通過(guò)計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)管理系統(tǒng)，加強(qiáng)單位間的合作，形成互相聯(lián)系、但又互相獨(dú)立的項(xiàng)目攻關(guān)組，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行科研信息交流，實(shí)現(xiàn)科研檔案資料的共享，為農(nóng)業(yè)科研工作開(kāi)展打開(kāi)一條新思路，同時(shí)將農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作逐步推向市場(chǎng)，使之更快得以發(fā)展，并產(chǎn)生更大的經(jīng)濟(jì)效益。

2 要利用農(nóng)業(yè)檔案信息資源探討農(nóng)業(yè)發(fā)展新規(guī)律

2.1 挖掘拓展檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，促進(jìn)農(nóng)業(yè)建設(shè)

農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)多半需要現(xiàn)實(shí)的新信息，有時(shí)也需要挖掘檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。主要按照農(nóng)業(yè)建設(shè)方面需要解決的問(wèn)題，去尋找開(kāi)發(fā)潛含在檔案之中的資源。尋找利于建設(shè)和發(fā)展的某一時(shí)期的成功經(jīng)驗(yàn)，汲取影響國(guó)民經(jīng)濟(jì)正常發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)。強(qiáng)調(diào)重視檔案的現(xiàn)實(shí)作用，并不是對(duì)檔案歷史價(jià)值的輕視和否定，而是從現(xiàn)實(shí)需要的角度出發(fā)去挖掘、利用檔案的歷史價(jià)值。

2.2 加強(qiáng)檔案工作的科學(xué)管理，促進(jìn)農(nóng)業(yè)發(fā)展

當(dāng)今檔案工作正面臨著新的挑戰(zhàn)，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，市場(chǎng)需求也由單一化向多元化發(fā)展，隨著運(yùn)營(yíng)方式、競(jìng)爭(zhēng)力度的加強(qiáng)，檔案工作管理模式急需實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理，管理行為法制化、管理內(nèi)容多樣化、服務(wù)方式綜合化是科學(xué)管理的幾項(xiàng)重要標(biāo)志。檔案工作的科學(xué)管理，可以促進(jìn)涉農(nóng)單位規(guī)章制度的建立。隨著管理水平的提高，客觀上進(jìn)一步要求檔案部門逐漸成為精干高效的運(yùn)行實(shí)體，在檔案為農(nóng)業(yè)發(fā)展方面提供全方位服務(wù)，發(fā)揮積極的工作效能。

2.3 增加農(nóng)業(yè)檔案的科技含量，促進(jìn)農(nóng)業(yè)的發(fā)展

增加科技含量，一方面指農(nóng)業(yè)科技檔案的建立，另一方面指科學(xué)管理手段的增添和科學(xué)管理水平的提高。所謂農(nóng)業(yè)科技檔案實(shí)際是農(nóng)業(yè)科技、生產(chǎn)活動(dòng)的直接記錄和實(shí)際反映，要求真實(shí)客觀地記敘科技、生產(chǎn)活動(dòng)的過(guò)程和成果，同時(shí)記載人們的科技思想、科技方法和科技經(jīng)驗(yàn)。科技檔案一般具有長(zhǎng)久的參考價(jià)值。首先，科學(xué)技術(shù)檔案是科技經(jīng)驗(yàn)和科技資源儲(chǔ)備手段，是科技發(fā)展歷史成果的典藏。其次，科技檔案可為農(nóng)業(yè)新課題的研究提供條件，因?yàn)槿魏我豁?xiàng)農(nóng)業(yè)新課題的研究，都離不開(kāi)已有的農(nóng)業(yè)科技成果。而農(nóng)業(yè)科技檔案正是已有農(nóng)業(yè)及其他方面科技成果的記錄和實(shí)際反映。其三，一切農(nóng)業(yè)科技、生產(chǎn)活動(dòng)和科技管理活動(dòng)合理有序的進(jìn)行，必須要以完整、準(zhǔn)確的農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案為必要的依據(jù)，而且要以農(nóng)業(yè)科技檔案創(chuàng)造實(shí)際的效益。只有使科技檔案與農(nóng)業(yè)生產(chǎn)實(shí)踐相結(jié)合，知識(shí)形態(tài)的科技檔案才會(huì)轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。而增加農(nóng)業(yè)檔案的科技含量，正是促進(jìn)這種轉(zhuǎn)化的有效途徑。

2.4 利用檔案加強(qiáng)農(nóng)業(yè)與其他學(xué)科之間的聯(lián)系，促進(jìn)農(nóng)業(yè)發(fā)展

檔案工作者在廣泛收集科技檔案信息資料的基礎(chǔ)上，要進(jìn)行必要的鑒別與歸類，認(rèn)識(shí)其內(nèi)涵與本質(zhì)，提示其聯(lián)系與作用。例如；在農(nóng)作物栽培中，不同的種苗適宜哪些不同的土壤、氣候和環(huán)境，應(yīng)做哪些不同的規(guī)劃及管理、防治和保護(hù)等工作。農(nóng)作物的管理方式與水土流失、生態(tài)環(huán)境具有哪些關(guān)系？生態(tài)系統(tǒng)失衡對(duì)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)及整個(gè)國(guó)民經(jīng)濟(jì)會(huì)產(chǎn)生哪些影響？諸如這些方面的詳細(xì)情況及其過(guò)程和結(jié)果，不僅要做好歸檔、儲(chǔ)存保管等工作，還應(yīng)做好分析、研究、探索等工作。當(dāng)然最主要的是做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，這是社會(huì)和企業(yè)對(duì)科技檔案的最大需求。要求檔案工作者在研究總結(jié)的基礎(chǔ)上，及時(shí)做出科技檔案成果的利用方案，為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策提供可靠的科學(xué)依據(jù)。

3 加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的措施

3.1 提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立健全檔案規(guī)章制度

由于歷史的原因，農(nóng)業(yè)系統(tǒng)很多檔案管理人員，沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，很難適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，因此需要學(xué)習(xí)和提高專業(yè)知識(shí)，還要不斷更新知識(shí)，改善知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握新技術(shù)。而進(jìn)行繼續(xù)教育培訓(xùn)，就是促使檔案干部主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)和高科技知識(shí)的一個(gè)重要途徑。檔案工作規(guī)章制度是單位整個(gè)規(guī)章制度的一部分。每個(gè)單位都需要規(guī)章制度的規(guī)范、約束，尤其是每個(gè)管理層人員都需配合檔案人員做好日常的文件收集、歸檔工作，保證文件及時(shí)、完整、系統(tǒng)地歸集到檔案工作人員手中，使具體的檔案業(yè)務(wù)工作有法可依、有章可循。只有這樣農(nóng)業(yè)檔案工作才能健康持續(xù)發(fā)展。

3.2 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，做好科技檔案收集管理工作

做好農(nóng)業(yè)科技檔案的收集工作是檔案具體實(shí)務(wù)工作的基礎(chǔ)，這一工作做不好，直接影響以后的檔案利用工作。對(duì)檔案工作要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，單位領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)此項(xiàng)工作給予高度重視。不但要注重日常的文件檔案處理工作，而且需要檔案工作者下工夫做好科技檔案的收集工作。依據(jù)《檔案法》和本單位檔案管理制度，按部就班地將各處、科室文件檔案收集起來(lái)。根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒。使之有序化，以保證每年度的歸檔工作順利完成。

3.3 強(qiáng)化現(xiàn)代化檔案管理手段，適應(yīng)管理發(fā)展新需要

要提高檔案管理效率，就要采用以計(jì)算機(jī)為主的現(xiàn)代信息處理技術(shù)。信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)檔案的管理、利用等方面帶來(lái)的革命性變化，使檔案信息管理系統(tǒng)與科技信息網(wǎng)相銜接，達(dá)到著錄標(biāo)準(zhǔn)化、存儲(chǔ)數(shù)字化等。在日常的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的微機(jī)使用技能培訓(xùn)，熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技能，提高檔案管理工作信息化程度，從而加快農(nóng)業(yè)科技檔案管理開(kāi)發(fā)利用信息化的建設(shè)步伐，更好地服務(wù)于農(nóng)業(yè)及民生。

參考文獻(xiàn)

[1]王濤 加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案管理思考[J]山西檔案 2010 （1）

[2]趙文艷 如何做好科研檔案的管理工作[J]科學(xué)咨詢 2010 （2）

作者簡(jiǎn)介

睢強(qiáng)（1970-），男，本科學(xué)歷，吉林省東遼縣檔案局，職稱：檔案副研究館員。