試論如何加強文書檔案的管理工作

鄒安群

摘要：在當今這個信息時代，信息在人們日常和工作中發揮越來越大的作用，信息的準確性和暢通性和人們日常生活和工作息息相關，在此情況下，文書和檔案的管理工作也越來越受到人們的重視，在日常工作機關和單位管理中發揮越來越重要的作用，本文通過對文書檔案的管理工作的改進提出幾點建設性意見，希望對加強日常工作機關和單位管理方面提供一些有益的幫助和借鑒。

關鍵字：文書檔案；加強管理；制度完善

所謂的文書檔案是單位和機關對其工作業績和管理水平等進行的記載，是一項嚴謹細致的工作，文書檔案的材料對以后的工作的開展能夠提供有益的幫助和借鑒，是機關和單位進行決策和規劃的重要依據。因此，文書檔案管理的重要性不言而喻。在假期文書檔案管理方面筆者提出以下建議：

1 規范文書檔案管理

想要做好文書檔案工作，規范化的管理手段和管理方法是必不可少的。包括格式規范、種類規范、處理程序的規范等等，規范化程度的高低直接影響著文書檔案管理工作的好壞。特別是在二十一世紀的今天，科技的發展使辦公自動化的水平在不斷提升，規范管理的重要性也變得越來越突出。比如在下一份決策文件之前，首先需要做好檔案的歸檔和文書的歸檔工作，只有這樣才能確保文件的準確性和規范性。在文書檔案工作的處理過程中，要注意把握好管理程序和檔案記錄的有效銜接，使工作更加具有系統性和條理性。例如在做文件的編號、鑒定、分類工作的時候，要提前做好登記工作和歸檔工作，這樣可以節省大量的人力和時間，減少工作中出現的差錯，保證了檔案資料的系統性和條理性，極大地提高了辦公效率和辦公質量。

2 提升人員素質，加強管理水平

文書檔案工作的管理人員素質的高低對文書檔案管理工作的好壞至關重要，這直接關系到機關和單位日常管理的好壞，因此提升檔案管理人員的素質，加強管理水平便顯得尤為重要。文書檔案管理是一項細心和繁瑣的工作，管理人員必須做到細心認真精益求精，對每一個細節都做到精確到位，對每一項分類都能夠精確的分析。把日常管理工作落到實處，不松懈、不懈怠、不馬虎。因為任何一個小小的疏漏或失誤，就可能造成文件的丟失或損毀，使檔案的完整性和系統性受到影響，很行政決策和管理帶來不利的影響。只有不斷提升文書檔案管理人員的素質，加強其管理水平，才能文書檔案工作的系統性和穩定性。

3 加強重視，注重落實

文書檔案作為日常工作機關和單位日常決策的重要依據，對機關和單位工作和計劃的實施有著重要的影響。因此，加強對文書檔案管理工作的重視，做到經常參與和考察，及時的發現存在的問題并進行改進，將文書檔案工作的規范和加強納入單位的日常工作計劃當中，并注重有效的落實，給文書檔案管理工作提供硬件基礎，比創設好的外圍條件，只有這樣才能真正的改善文書檔案工作，使其形成良好的機制。加強重視，注重落實，將對文書檔案管理工作的工作的開展起到極大的推進作用。

4 進一步完善管理制度

好的制度和規矩是規范人們日常行為和工作的重要準則，好的制度會極大的促進工作的開展，壞的制度會阻礙工作的開展，文書檔案管理工作更是如此。只有進一步完善文書檔案管理工作的規章制度，通過完善的制度對文書檔案管理工作人員進行有效的約束和管理，才能保證文書檔案工作的有效開展。要虛心的領會和學習文書檔案管理工作的相關制度和法律法規，對文書檔案管理工作進行有效的管理和規范，建立起嚴格規范的同意標準和要求，對檔案管理人員進行定期的培訓和學習，提高工作意識，加強各部門之間的協調和配合，讓文書檔案管理工作做到有法可依、有章可循、有據可遵，提高文書檔案管理工作的工作效率，提升其管理水平。

5 規范態度，注重檢查

文書檔案管理工作人員的工作態度對其工作的好壞密切相關，因此除了要對文書檔案管理工作進行規范化管理，完善管理制度之外，還要對其管理人員的工作態度進行及時的糾正和規范，客服工作中的大意性和懈怠性。讓檔案管理人員從分認識到自己工作的重要性，嚴格遵守圖書檔案管理工作中的各項規章制度，規范工作流程，提高工作能力。注重檢查和規范，對工作中出現的問題及時的糾正。對檔案的收集要做到準確迅速規范，對某些領導要的文件進行催促讓其按時返還，對各種檔案資料進行定期檢查，如果發現有紕漏的文件要及時的補齊，通過規范工作態度和加強檢查，使文書檔案管理水平得到有效的提高。

6 把握細節，查漏補缺

正所謂“細節決定成敗”，檔案管理工作更是如此。對于一名檔案管理工作人員，只有把握好每一個細節，細致認真精益求精，加強對檔案管理人員的培訓和學習，提高其職業素養和責任意識，提高保密意識，只有這樣，才能真正的做好檔案管理工作。同時，可以多吸收一些優秀黨員加入，進一步加強對檔案管理人員的規范和調整，做好每一個細節，使文書檔案工作有條不紊的進行。在文書檔案管理工作的管理過程中，要針對不同的文書檔案進行不同的分類和歸檔，對每一項檔案都進行準確的記錄，按部就班循序漸進，及時的查漏補缺。不能過分的依賴自己的記憶，要充分的做好記錄，方便查詢和管理。在對其分類上要做到科學性和條理性，保證檔案管理工作的有序性和系統性。文書檔案管理水平的高低從一方面上也折射出單位和機關總體管理水平的高低，因此，要對文書檔案管理工作加強重視和看管，給機關和單位決策的制定提供有效科學依據，保證機關和單位工作的開展和進行。使文書檔案管理工作真正的發揮作用和效果。

7 總結

文書檔案的管理工作的好壞直接關系著機關和單位的管理和決策，本文通過對規范文書檔案管理、提升人員素質和加強管理水平、加強重視和落實、完善管理制度、規范態度和注重檢查、把握細節六個方面對文書檔案管理工作提出了有效的建議。作為機關和單位整體管理工作的重要一環，文書檔案管理工作的重要性毋庸置疑。因此，只喲加強對文書檔案管理工作的重視，規范管理制度和章程，加強對檔案管理人員的培養和學習，才能使文書檔案管理工作得到有效的開展，從而為機關和企業的發展提供有益的幫助和借鑒。

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