淺析檔案的整理

薛海洋

摘要：檔案整理工作，就是將處于零亂狀態和需要進一步條理化的檔案進行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序體系的過程。

關鍵詞：檔案；檔案；原則

檔案的整理工作的內容主要包括；區分全宗、全宗內檔案的分類、組卷、案卷的排列和編制檢索工具。

檔案整理工作是檔案管理工作中一個相對獨立的組成部分，其系統的結構和運行機制具有一定的特點：一方面，就各個完整的檔案綜合體的生成及其全部流程而論，檔案整理工作是由可以分解而又互相聯系的若干內部環節組成的有機系統；另一方面，就特定的檔案管理學值而論，整理工作的項目則因具體環境和檔案狀況而有所不同。在檔案館和檔案室內，檔案整理工作按其工作內容的范圍大致分為如下三種類型：

1 檔案整理工作的內容

1.1 系統排列和編目

在正規的工作條件下，檔案室接收的是文書部門和業務部門按照歸檔要求組好的以件為單位的文件或案卷；檔案館接收的是由機關檔案室根據入館要求整理移交的檔案。在這種情況下，檔案室和檔案館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，根據整個檔案室和檔案館存放和管理的需要，進一步系統地整理，如全宗和以件為單位的盒內檔案的排列，檢索工具的某些加工等等。

1.2 局部調整

已經整理人館、室保存的檔案，經過檢驗或專門的質量檢查，對其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分，檔案館和檔案室需要進行一定的加工以提高其質量；另外，隨著時間的推移，檔案自身或檔案整理體系可能發生某些變化，也須進行必要的調整。

1.3 全過程整理

由于一些特殊原因，檔案館、室有時也接收和征集一些零散文件，或者當館藏的體系遭受嚴重破壞時，就必須進行全過程的整理工作。

2 檔案整理工作的意義

2.1 檔案整理工作是進一步發揮檔案作用的前提條件

檔案館和檔案室都是集中保存檔案的信息中心，僅以檔案室保管的檔案來說，就形成于不同的年代、不同的組織機構、不同的工作和生產活動中，因此有著不同的內容、來源、性能和作用等。檔案的數量多、情況復雜，就必須加以系統的整理，從而使其井然有序，方便管理，容易檢索利用。否則，眾多的檔案雜亂堆放在一起，查找利用如大海撈針，不僅浪費時間，也會影響工作。因此，檔案只有經過系統整理，才能體現檔案的特點，反映出各項活動的歷史聯系和本來面貌，更好地發揮檔案的作用。

2.2 檔案整理工作是檔案業務工作中的關鍵環節

在檔案業務工作請環節中，收集]：作是起點，利用工作是白的，而檔案整理上作則是承上啟下的關鍵環行。通過檔案整理工作，可以進一步了解和檢查檔案收集丁作的質量，有力地促進收集工作。

檔案只有經過整理以后，才可以科學地鑒定其價值，確定其保管期限；只有把檔案分類整理好，用編目方式將檔案的保管單位和排列順序固定下來，才有條件實現檔案的科學保管；只有把檔案加以分類和整理，才能夠充分發揮檔案信息資源的作用。

總之，檔案整理工作是檔案館（室）的一項重要的基礎性工作，它對于搞好檔案實體管理.特別是檔案信息開發工作，充分發揮檔案的作用，實現檔案工作的目的都具有重要意義。

3 檔案整理工作的原則

檔案整理工作的基本原則是：按照檔案形成的特點和規律，充分利用原有基礎，保持文件之間的歷史聯系，便于保管和利用。

3.1 按照檔案形成的特點和規律進行整理

檔案是在一定歷史時期，由一定政權機關、組織和個人形成的。各個歷史時期內形成的檔案就反映了各個時期的政治、經濟、科學、文化、教育等各方面的歷史活動情況，它們既有密切的聯系，又有各自的特點。所以，整理檔案首先要區分不同的歷史時期，再分不同的政權，把同一歷史時期、同一政權、同一組織形成的檔案集中在一起，以保持檔案的歷史聯系和完整性。同樣，一個機關形成的全部檔案，反映了這個機關的全部歷史，是一個不可分割的整體，不同機關的檔案絕不能混同。只有認識檔案的形成特點和規律，才能實事求是地整理檔案，最大限度地保持檔案之間的歷史聯系，使整理好的檔案，客觀地反映檔案形成時期、形成機關各項活動的歷史面貌，從而便于查找利用。

3.2 充分利用原有基礎

在不同的時空條件下，對不同狀況的檔案整理從何著手，確定何種類型的整理力式和要求，成為必須首先解決的檔案整理策略。檔案是歷史文化的遺物，它不僅記錄了當時的實踐活動，而且反映了歷史整理和保存檔案的情況和成果。在整理檔案的時候，要尊重歷史和繼承前人的勞動，充分地利用先前的整理基礎。這樣有利于提高檔案整理工作的質量和效率，以適應提供利用的需要。

我國檔案界慣稱的所謂“利用原有基礎”整理檔案，是已經被實踐所證明的一種比較切實可行的辦法，也是科學地組織檔案工作的一條原則。它的含義和要求主要有以下兩方面：

第一，充分重視和利用先前的整理基礎，以確定檔案整理的任務和要求，不要輕易打亂重整。一般地說，只要不是零散文件，已經整理而有規可循、有日可查，即應力求保持其原有的整理體系。或者不冉重新整理，而通過完善檢索工具等其他環節進行彌補；或者只作必要的部分加工整理。

第二，在檔案整理過程中，應該充分研究和利用原來整理的成果。不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。也就是說，對必須進行一定整理的檔案，也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的，哪些是不合理的。對其中可取的方法應該適當地吸收或保留。即使某些簡單的保存和清理工作的痕跡，如原有的捆、包，簡單的綱目，隨手注記的年月、單位、內容和數量等有關標識，也往往是值得參考的線索而應予以重視。

3.3 保持文件之間的歷史聯系

所謂文件之間的歷史聯系，就是文件在產生和處理過程中所形成的內部相互關系。檔案文件一般是以單件的個體形式陸續地產生，而以組合的群體形式持久地存在和運動的。因此，整理檔案不能根據偶然的需要和人為的聯系隨意分合，必須按照檔案形成的規律，保持文件在其形成者實踐活動中固有的聯系進行整理，才能把文件組成科學的有機體系.如實地反映山歷史活動的面貌和文件的系統內容。這是檔案整理區別于圖書、情報資料等其他文獻整理的一個重要特點。文件群體的這種聯系，在某些書籍和法規文件中有時也被稱為文件之間的。“內在聯系”、“有機聯系”，其含義都是相同的。近年來在國外也有按照文件的“歷史聯系或邏輯聯系”整理不同類型檔案的提法，對我們也有參考意義。鑒于檔案是歷史文件的系統積累物的特點，我們對其內在的各種聯系著重表述為“文件之間的歷史聯系”，它包含看邏輯性和歷史性的統—。

總之，保持文件之間的聯系整理出的檔案，便于保管和利用。但是，保持文件的聯系和便于保管利用，有時也不盡一致。比如，一次重要的調查活動形成的座談記錄文稿和錄音磁帶，以及關于調查日程和經費問題的請示、批復、報銷的記賬憑證，就其內容而言，無疑互有密切聯系，而且是重要的聯系。但把這些形式不同的材料全部混同起來進行整理，則顯然不便于保管和利用。整理檔案是一項復雜細致的工作，同樣是在保持聯系的情況下，往往可以有各種不同的具體做法。在整理檔案時，特別是在保持文件之間的聯系和便于保管利用發生矛盾的時候，不能機械地運用保持文件聯系的原則，要充分考慮檔案保管和利用的方便。

參考文獻

[1] 郭鴻雁. 加快檔案管理信息化建設[J]. 商丘職業技術學院學報. 2012（04）