淺談科技業務綜合檔案的信息化管理

摘要：實現科技業務從申報、受理、評審、立項審批、簽訂合同、撥款、中期管理、項目驗收、資料歸檔等全流程的電子化管理， 提高科技服務工作的水平，提高科技業務綜合檔案的利用率。

關鍵詞：科技業務；綜合檔案；信息化

1 科技業務綜合檔案信息化管理的必要性

科技業務綜合檔案是科技服務部門為開展科技業務工作而建立的，目的是實現科技業務從網上申報、推薦、審批立項、合同簽訂、項目管理及驗收、資料歸檔等全流程的電子化管理，并與上級科技業務綜合管理系統實現無縫對接，從而提升業務管理的水平和效率，實現科技業務檔案管理的科學化、規范化。科技業務檔案管理系統信息化管理，不僅提高科技業務工作人員的工作效率、處理能力，還極大地加強部門之間的溝通和資源共享，密切與社會各界的聯系，提供高質量的檔案信息服務。

2 科技業務綜合檔案信息化管理的目標要求

信息化管理主要目標要求是達到覆蓋整個科技項目檔案的管理業務流程，并提供與其他系統進行數據和業務交互的接口，主要體現以下功能指標和性能指標兩方面：

2.1 功能指標

1、項目申請管理：項目申請填寫，提交項目申請，管理項目申請，個性化項目申請查詢/統計。

2、項目評審：項目申請內部初評，項目申請初篩與查重，專家網上評審，線下評審意見代錄，評審數據查詢/統計。

3、在研項目管理：內部項目批準，個性化項目查詢/統計，項目跟蹤管理，項目網志。

4、經費管理：管理項目經費，經費查詢，經費劃撥。

5、系統管理：申報企業信息管理，推薦單位管理，人員職能與權限管理，專家庫管理，信息發布，通知與信息訂閱，數據備份/恢復。

6、監察管理：監察數據發送流程，實現與市監察系統數據實時對接。

7、 采用MVC 開發模式，基于組件開發技術。

8、支持“用戶名+密碼”和數字證書兩種系統登陸方式，支持數據加密傳輸。

9、實現與短信息和郵件平臺無縫集成。

10、支持可擴展、可定制架構，支持表單定制、流程定制、報表定制，開發配置工具，實現各類系統可配置。

2.2 性能指標

1、負載能力：典型使用模式下，支持同時在線用戶數≥1，000；

用戶響應時間：除項目申請初篩與查重、各查詢/統計/報表生成相關頁面外，在典型硬件配置和網絡環境下，各頁面平均用戶響應時間≤3s，最大不超過5s；

2、申請書數據抽取：在典型硬件配置和網絡環境下，處理吞吐量≥2，000 份/每天。

3、 可靠性指標

平均無故障時間（間斷運行方式）≥3 個月

平均無故障時間（24*7 方式運行）≥1 個月

3 科技業務綜合檔案信息化管理的內容及措施

（一）針對科技業務管理的流程及規范作調整，增加科技創新項目、企業研究開發費用稅前扣除、專利相關業務申報等流程，以及實現省市申報單位和人員信息的數據共享，進行基礎平臺用戶管理子系統、專家子系統等的升級改造。

（二）按照科技項目檔案管理要求，針對申報書、合同書、驗收書、變更書等表格和材料格式進行再配置修改，開發科技業務綜合檔案管理系統未納入的科技創新項目等申報表格。

（三）依據科技管理的需求改進處理流程。

（四）根據部門需求完善科技項目統計和分析系統，實現業務數據信息的統計分析。

（五）改進科技管理基礎平臺以適應針對科技業務事項的單級和多級科技管理部門的協同處理，建立適合的狀態通信機制，實現可配置的業務流轉控制。

（六）建立相應用戶控制機制和程序實現用戶的數據共享。

（七）開發監察數據交換軟件，根據實際修改監察數據發送流程，實現業務監察的實時性。

4 科技業務綜合檔案信息化管理的社會效益

（一）提高科技業務綜合檔案管理質量和效率，用查找、瀏覽、篩選命令顯示出所需項目檔案信息，利用檔案庫數據自行生成各類報表，節省大量手工操作填表時間。

（二）提高科技項目檔案的利用率，進行檔案的查詢，可以按業務類型、業務名稱、申報專題、技術領域、推薦單位、年度等任意條件查詢相關科技項目檔案；科技項目基本情況的統計和查詢，檔案輸出，可以輸出單個檔案、全體檔案、各類檔案名冊等。省去了調卷、閱卷、摘抄材料等工序，為科技檔案管理人員和利用者節省了大量時間。

（三）延長科技項目檔案材料的壽命。以計算機查詢為主，從而使原始檔案材料的利用率大大降低。減少了因重復調檔、閱檔、摘抄等工作所造成檔案的磨損，有效地延長了科技項目檔案的壽命。

作者簡介

阮健芳，館員，研究方向：檔案管理