高校文科院系資料室建設(shè)研究

劉志勇

【摘要】部分高等院校文科資料室建設(shè)都遭遇瓶頸，管理上各自為政，資料利用率低，服務(wù)不專業(yè)，業(yè)務(wù)管理不規(guī)范等問題。加強統(tǒng)一管理，提高經(jīng)費利用率和資料利用率，提高服務(wù)管理的專業(yè)化是勢在必行，湖南工業(yè)大學文學與新聞傳播學院資料室經(jīng)過近十年的建設(shè)和探索，總結(jié)了專業(yè)資料建設(shè)的“四性原則”即：專業(yè)性、資料室、經(jīng)典性和前沿性，錯開與學校圖書館資料的重復(fù)問題，服務(wù)學校學科建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】院系資料室；建設(shè)瓶頸；“四性原則”

根據(jù)《普通高等學校圖書館規(guī)程》，高校院系資料室的主要任務(wù)有二：一是專業(yè)文獻情報的收集、整理和研究；二是開展文獻情報服務(wù)工作。高校院系資料室工作對教學、科研有著不可替代的重要作用資料室通常是各系必備的硬件設(shè)施之一。院系資料室的收藏是專業(yè)化的，它能全面反映本學科本專業(yè)的狀況，它的特點是資料專業(yè)性強、指導(dǎo)性強、研究性強。系資料室作為圖書館的各專業(yè)分館，設(shè)在教學科研的第一線，比圖書館更貼近教學科研活動，更了解本專業(yè)有關(guān)信息源及教師科研人員的需要。但是，隨著高等教育體制的改革，在高校圖書情報機構(gòu)改革與重組的沖擊下，普通高校系資料室的弊端日益顯現(xiàn)出來。

一、存在問題

（一）資料室管理上各自為政

由于采購不經(jīng)過圖書館采編系統(tǒng)，文獻采購重復(fù)嚴重。現(xiàn)在有些高校系資料室獨立于圖書館之外，校圖書館對其無約束力，文獻購置及組織利用全由教學系決定，管理人員也由教學系安排和管理。

資料室屬系和圖書館雙重領(lǐng)導(dǎo)，行政歸屬各系，業(yè)務(wù)歸屬圖書館，資料室管理人員首先是作為系的行政人員或教師，然后才是資料員。一直以來，各院系的資料室的建立原則是小而全，許多同類圖書重復(fù)購置。這種情況實際上是一校多館，圖書館與系資料室各自為政。各系資料室隸屬系領(lǐng)導(dǎo)，圖書館與資料室因隸屬關(guān)系不同，相互之間基本處于封閉、孤立的狀態(tài)，各行其是，同在一所校園內(nèi)卻互無聯(lián)系，不相往來，更談不上工作中的相互協(xié)調(diào)，因此文獻采集隨意性大，重復(fù)率高，利用率低，以及人力、物力、財力的嚴重浪費。

（二）資料室工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，缺乏鉆研

資料室的建設(shè)沒有納入學科建設(shè)的重點，有的系資料室長期只有一人管理，甚至是兼職管理，從圖書、期刊的訂購以及資料的收集、整理加工到借閱等一系列工作均由一人管理、完成，況且還兼有其他工作，沒有充足的時間和精力開展深層次的情報資料服務(wù)工作和情報研究工作，無法改變情報資料工作落后于本系的教學和科研狀態(tài)。系資料人員只是做些收收發(fā)發(fā)、借借還還的簡單服務(wù)性工作，信息意識比較淡薄，未能在圖書資料和信息咨詢方面提供較高層次的服務(wù)。

學校的院系資料室在人、財、物等方面的安排上處于次要地位，工作不受重視，資料人員晉級難、提職稱難、申請課題難、進修深造更難，影響了隊伍的穩(wěn)定。

（三）讀者服務(wù)嚴重不足

由于資料員身兼數(shù)職、分身乏數(shù)，沒有把讀者服務(wù)作為一項主要任務(wù)看待，因此，服務(wù)方式原始、服務(wù)效率不高、服務(wù)層次不夠?qū)Ｉ钜簿统闪爽F(xiàn)中小型高校資料室的特點。許多系資料室僅對本系教師與研究生開放，并不對人數(shù)最多的本科生、專科生開放，使文獻利用受到極大局限，沒有充分發(fā)揮文獻的作用，大大降低了文獻利用率。

（四）業(yè)務(wù)管理不規(guī)范，功能發(fā)揮不全。

由于思想認識和工作人員素質(zhì)兩方面的原因，院系資料室在管理工作中的不規(guī)范現(xiàn)象比較普遍。在文獻資源的開發(fā)利用上，絕大多數(shù)的系資料室仍停留在資料的收集、整理、借閱等靜態(tài)管理方式上。比如，按“中圖法”對圖書進行分類，本來是資料員的一項最基本、最經(jīng)常性的工作。可是有的資料室由于資料員不懂分類法，因而無法分類上架。資料員只是在購進新書時，用原始的流水號或色標來區(qū)分、上架。這種極不規(guī)范的做法，不僅造成資料類別分散書籍難找、難查，查閱效率低下，同時也不便于今后各院系資料室的資料上校園網(wǎng)管理，妨礙了資源共享的實現(xiàn)。

二、加強院系資料室建設(shè)的建議

在當前情況下搞好院系資料室建設(shè)，充分發(fā)揮院系資料室在高校文獻資源保障體系中的服務(wù)功能和積極作用，筆者認為，必須重點注意抓好以下幾個方面的工作：

（一）院系領(lǐng)導(dǎo)和資料室負責人應(yīng)該端正對資料室在文獻資源保障體系中的功能和作用的認識，并在此基礎(chǔ)上建立起有關(guān)資料室建設(shè)和發(fā)展的十分明確的目標。院系領(lǐng)導(dǎo)要將資料室建設(shè)與教學和科研置于平等地位，特別是人員素質(zhì)，明確院系資料室在為院系的教學和科研服務(wù)工作中的職能定位。我院的資料室建設(shè)能夠速度走到全校的院系前列，完全得益于先后三任領(lǐng)導(dǎo)的充分重視，并且親自參與資料室的建設(shè)工作。

系資料室歸屬圖書館，實行圖書館統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一布置；制定出校圖書館的發(fā)展規(guī)劃，確定中長期目標，同時制定出與之配套的文獻資源建設(shè)及現(xiàn)代化管理有關(guān)的規(guī)章制度，打破圖書館與資料室分散管理的格局，統(tǒng)一使用經(jīng)費，統(tǒng)一管理文獻資源，從而更好地實現(xiàn)文獻資源。

（二）加強資料室工作人員的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)進修，提高資料室工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。在高度信息化的社會，為實現(xiàn)知識、信息的交流傳播以及信息咨詢的專題定向服務(wù)，向工作人員提出了新的要求和挑戰(zhàn)。如果工作人員缺乏相關(guān)的專業(yè)領(lǐng)域知識，就難以協(xié)助科研人員進行情報調(diào)查分析、預(yù)測和專題文獻檢索。就不能為讀者提供準確的服務(wù)。校圖書館有責任和義務(wù)對院系資料員進行業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)和管理，要使每一個資料員掌握必備的業(yè)務(wù)知識，具有按統(tǒng)一的規(guī)范進行圖書管理工作的能力。

一個好的資料室必須時時要有新的文獻、新的情報資源，及時跟蹤本系專業(yè)發(fā)展需要，提供地方特色資源。系資料室開展各項科研業(yè)務(wù)工作，既為課題提供服務(wù)，又參與其中的科學研究，資料員直接參加相關(guān)課題組織的科研活動，使他們感到資料收集、整理和提供的重要性，變資料室的被動利用為主動服務(wù)。反過來，通過親自參加科研活動，掌握收集資料的技巧，更加熟練地收集有用的資料，發(fā)現(xiàn)重要的資料，從而提供最新、最完整的資料文獻。學院的學科帶頭人和科研骨干成員要同時擔任學科館員，因為他們熟悉本院系的學科建設(shè)、課程設(shè)置，能為本院系乃至整個學校的文獻資源建設(shè)規(guī)劃提供建議。

（三）充分發(fā)揮現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高文獻信息服務(wù)功能

把資料室的工作由傳統(tǒng)的手工方式向現(xiàn)代化發(fā)展是開展高水平信息服務(wù)的基礎(chǔ)，包括編目、借閱、參考咨詢、文獻檢索等。譬如利用光盤數(shù)據(jù)庫和國際聯(lián)機檢索終端，進行課題查新論證、科技成果鑒別、篩選推薦，開展檢索咨詢服務(wù)。因為，現(xiàn)代科技的發(fā)展要求科研人員不僅要掌握靜態(tài)信息資源中的情報，而且要及時了解各個學科領(lǐng)域的最新研究成果、研究動態(tài)及當前以至將來的研究熱點。這就要求高校院系資料室應(yīng)根據(jù)科研項目研究的需要，跟蹤網(wǎng)上各學科研究的動態(tài)信息。

三、文學與新聞傳播學院的資料室建設(shè)實踐

自2001年學院成立以來，幾任領(lǐng)導(dǎo)都非常注重資料室的建設(shè)，大力建設(shè)資料室，并引進專業(yè)資料管理人員，特別注重資料室“四性”建設(shè)，即：專業(yè)性、經(jīng)典性、資料性和前沿性，突出我院建設(shè)的新特點。

（一）專業(yè)性、資料性

系資料室要突出專業(yè)性，方便讀者閱覽，這也是傳統(tǒng)系資料室最大的優(yōu)勢。系資料室收集信息資料首先應(yīng)突出專業(yè)特點，有針對性地把從各種渠道涌現(xiàn)出來的大量與本學科相關(guān)的資料收集起來，再根據(jù)教學科研的需要，對資料室文獻資料進行必要的加工整理，編制出教學科研需要的專題書目、題錄、索引。我院主要專業(yè)為廣告學、新聞學、漢語言文學，另外包括二個碩士點專業(yè)：倫理學、戲劇影視學。圖書文獻資料是捕捉時代信息、追蹤學科最新動態(tài)、教師備課和掌握教學第一手資料的重要工具。購買圖書資料要有目的性，應(yīng)購買教育教學不可少的有益文獻資料。做到收藏的書刊既有實用性，又有保存價值。對圖書資料的收集還要有系統(tǒng)性，對專業(yè)書刊全面系統(tǒng)收藏，與專業(yè)有關(guān)的書刊資料重點收藏，一般書刊適當收藏。根據(jù)本院系的中長期發(fā)展目標及專業(yè)設(shè)置，明確本資料室收藏范圍和重點，在全校范圍內(nèi)形成一個既聯(lián)合，又合理分工的協(xié)作信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，不僅能合理利用經(jīng)費，又能滿足不同類型、不同級次讀者的文獻需要。我們在近幾年密集采購了大量精典專業(yè)著作近8000冊，學院藏書近三萬冊，為全體教師提供了一個良好的資料平臺。

（二）經(jīng)典性

各資料室的服務(wù)對象大多數(shù)是具有高層次學術(shù)水平的教師和科研人員，藏書結(jié)構(gòu)必須做到突出經(jīng)典特色，訂購、搜集“精”、“新”的文獻資料。“精”體現(xiàn)在突出對本專業(yè)的叢書、工具書、外文原版書、外文期刊等具有實用價值和參考價值的文獻的收藏，尤其注意收藏一些大型的國際、國內(nèi)專業(yè)會議的論文。“新”就是要盡快訂購，搜集內(nèi)容新、觀點新的文獻資料。比如：《民國叢書》共500本，各種新聞報紙史料300冊，《漢譯名著》200本、《馬克思恩格斯全集》等。資料人員要緊緊跟蹤學科前沿課題，圍繞教學和科研課題系統(tǒng)搜集、整理資料，多年的文獻工作收集實踐證明，只有把收集文獻作為系資料室的長遠目標，才能長期堅持長期積累，逐漸形成有規(guī)模、資料豐富的資料室，為教學科研提供方便。

專業(yè)化的文獻資料、具有專業(yè)化學科知識的資料員是院系資料室專業(yè)化信息服務(wù)的兩大構(gòu)成要素專業(yè)化的文獻資料是院系資料室信息服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)院系資料室的讀者主要是某一特定專業(yè)的師生，資料室入藏文獻資料應(yīng)以本系師生的教學科研需求為中心，突出專業(yè)性、前沿性和深度，要有針對性地收藏本專業(yè)急需的信息量大、學術(shù)水平高、專業(yè)性強的文獻資料既要考慮到學科建設(shè)的需要，選擇重點學科急需的資料，也要考慮到全系專業(yè)發(fā)展的需要。

（三）前沿性

根據(jù)文科資料自身的特點，及時更新觀念，調(diào)整自我，同時輔以必要的物質(zhì)支撐和技術(shù)儲備，就能夠?qū)崿F(xiàn)文科資料管理模式的現(xiàn)代化改造，進而通過實施可持續(xù)發(fā)展策略來實現(xiàn)文科資料室的潛在功能，更好地服務(wù)于教學與科研工作。特別是廣告學和新聞學二大學科尚未完全成熟，業(yè)界形勢日新月異，新觀點、新著作、新譯著不斷涌現(xiàn)，及時采購這些資料顯得更為重要，保持教學與實踐不脫節(jié)。

院系資料室采集的資料專一且數(shù)量少，程序簡單，易于及時整理上架，可以快速和準確傳送到讀者手上，服務(wù)方式靈活多樣，能更好地滿足讀者的需求。

另外，學校利用新辦公樓的契機，全面改善了資料室的條件，配置完善的資料服務(wù)系統(tǒng)，在不侵犯知識產(chǎn)權(quán)的情況下，定期復(fù)印部分資料供學術(shù)交流和學術(shù)研究，每個學期定期請知名專家作系統(tǒng)總結(jié)最新科研成果和科研動態(tài)，幫助學院老師選擇科技方向。