淺談醫藥行業檔案管理現代化建設的策略研究

張秀文

【摘 要】隨著社會的發展和醫療行業自身的發展，醫療行業的檔案資料管理內容和工作內容都發生了極大的變化，傳統的檔案利用方式和方法已越來越難以適應現代社會利用的需要和檔案信息現代化的需要。因而，作為儲存并提供利用的檔案工作，特別是檔案管理工作的現代化，其重要性日益顯現出來。為此，本文中，主要探究了醫療行業檔案資料管理的現代化相關問題，希望能促進檔案管理的工作發展。

【關鍵詞】醫療行業；檔案管理；現代化；策略

【中圖分類號】R169.1 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）03-0362-01

檔案作為一種信息資源，作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。規范化、科學化的檔案管理，是企業必須做好的一項基礎性工作，在企業發展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應本公司業務特點、體現公司規范化、科學管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發展不置后于企業發展速度，它將為公司各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件，對規避和抵御各種風險起到一定的必備作用。檔案工作現代化，是要樹立先進的管理思想，學習科學的管理理論，繼而采用與之相適應的組織機構、組織行 、管理方法和手段，以達到預期目的 面對我國檔案事業建設與發展的新形勢、新任務，必須樹立依靠科技進步和科技管理的概念。

一、提高人員素質，強化檔案管理意識

在醫療企業，特別是小企業，檔案管理人員還沒有完全實現專業化、規范化的操作，一些檔案員素質較低，很多都不是檔案專業人士，他們知識結構陳舊，工作思想落后，服務意識較差，對其檔案管理工作不能很好的創新和優化，只會按部就班的重復工作。企業對其檔案員入口把關不嚴，進來后也缺乏必要的培訓，為此造成人員素質參差不齊，服務意識和責任意識較差。對于醫療行業的檔案管理工作來說，由于工作的特殊性、復雜性和多樣性，就需要提高檔案管理人員的綜合素質，不僅要提高他們的業務素質和工作能力，還要提高他們的職業操守和道德品質。作為醫療行業來說，加大教育培訓的力度，努力培養素質高、業務精、作風硬的檔案工作人員才能應對新形勢下檔案管理工作的需要。企業檔案是指企業在各項生產、經營活動中形成的對國家、社會和本企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案管理人員應注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定的要求進行科學分類整理，統一管理本企業各門類、各種載體的檔案，實現檔案的有效利用。在現代社會，要想實現檔案管理工作的現代化，需要做好方方面面的工作，但是，作為重要保障的制度建設尤為重要，為此，只有建立規范化的制度才能使得檔案工作有章可循，有責遵守，這是優化檔案管理的硬性標準。對于檔案管理人員來說，還要看重自身的工作，強化檔案管理的重要性，要不斷的提高自身的品德，注重職業操守的提高。總之，實現檔案管理的現代化，首先必須實現檔案工作人員的現代化。

二、強化制度建設，實現規范化操作

在現代社會，要想實現檔案管理工作的現代化，需要做好方方面面的工作，但是，作為重要保障的制度建設尤為重要，為此，只有建立規范化的制度才能使得檔案工作有章可循，有責遵守，這是優化檔案管理的硬性標準。在現代管理理念之中，對企業的管理更多的是實現制度的約束，只有有了明確的制度才會讓管理活動更科學、更客觀、更規范。如建立收集制度，保管利用制度、制度保管期限，歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定納入我館崗位職責和考核辦法之中，在提高全員檔案意識，使他們積極主動歸檔配合檔案部門工作的同時，建工檔案傳遞、登記制度、實行動態管理，一是遺失及時查找補損，確保材料完整。社會實踐證明，制度建設是做好各項工作的根本和關鍵。鄧小平同志曾極其不止一次的這樣論述過：“制度問題帶有根本性、全局性、穩定性和長期性，制度好可以使壞人無法任意橫行，制度不好可以使好人無法充分做好事，甚至會走向反面。”這確實充分說明了制度建設的重要性。醫療保險的檔案管理制度是規范，是標準，是要求，它明確告訴我們行為的許可或者禁止，對醫療保險的檔案管理工作的質量有著直接的影響。制度建設，必須以提高優質的服務，提高優質的工作效率為基礎前提，以《檔案法》為基本要求，結合實際，制定切合實際的制度。每項制度做到闡述明確，切實可行，依據法律，又具有特色。規章制度要建立起來必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要；制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用；檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

三、明確職責，實現檔案管理的標準化

實現醫療行業檔案管理工作的現代化，不僅僅需要硬件的支持，如先進的工作設備，優越的工作環境，還包括卓越的管理技術和現代化的管理理念，標準化的工作考核。對于企業的檔案資料員來說，明確自己的職責也是充分做好工作的前提，只有了解自己的工作才能做到有的放矢，明確工作目標。企業檔案資料管理人員的職責主要是收集企業一切的活動，做好相關的事務記錄，收集企業發展的相關信息等，并做好備案，以便所需之時拿出來查閱和利用。企業檔案資料管理人員要明確自己職責同時，要在工作中很好的落實自己的職責。工作質量的保障離不開檔案資料員對工作資料的匯總和整理，檔案資料管理員做好自己的工作是工作質量得到保障的前提。新時期現代化的管理離不開現代化的設備，但是工作標準化、規范化是實現現代化管理的前提。檔案工作標準化規范化的內容包括案卷組織的方式、格式、分類規則、著錄和索引規則，文獻編纂規則等。這些標準化，規范化的管理都離不開先進的技術，尤其是現代化管理中計算機的技術，光盤技術等先進技術的應用，更少不了懂得先進技術的人才。只有先進的設備，先進的技術，懂得先進技術的人才和先進的思想并有機結合起來，才能真正實現新時期檔案管理的現代化。

四、完善人才管理制度，加強人文關懷

對于檔案管理工作來說，工作內容復雜，工作環境壓抑，很多的企業員工對此存在很大的抱怨，一旦他們從事檔案管理工作就消極怠工，覺得沒有前途，沒有干勁，這就需要我們醫療行業的相關企業，改變現在的人才管理模式，強化檔案管理工作的重要性，給與檔案管理人員適當的人文關懷。檔案管理對于醫療企業來說尤為重要，所以，醫療企業要不斷地完善本企業的管理制度，在競爭機制，激勵機制等方面給以加強，從而實現企業管理的職業化、專業化。如引進相應的競爭優勢，也可以對檔案管理人才實行聘用制度，加強他們的競爭意識。同時制定一定的人才業績評價標準，完善人才流動機制，實現人力資源的合理配置。企業要對檔案管理人才的評測手段進行調整，改變單一的評價方式，進一步提高人才引進質量，依據檔案管理人員的能力給予相應的資金鼓勵，確定合理、實際的人才工資待遇，對那些具有突出貢獻的人才給以重獎。另外，在人才的思想素質上，應該及時給以提升的空間，為其發展提供更多的培訓和鍛煉機會。加強對人才的人文關懷，除了物質上實現公平、合理之外，注重企業對員工的凝聚力和吸引力，讓員工在本企業找到歸屬感，增強他們工作的信心和動力。

參考文獻

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[2]宋璐.檔案管理現代化問題與對策分析[J].城市建設理論研究，2011（21）