淺談新時期高校聲像檔案管理

摘 要 本文主要就高校聲像檔案管理工作的現狀進行了分析，主要表現為歸檔率低、手段落后、保管條件不完善，并提出了新時期高校聲像檔案管理的有效對策，分別從整理、信息化處理、改善保管條件、業務培訓幾個方面展開了探討。

關鍵詞 高校 聲像檔案 管理 保管 磁帶

中圖分類號：G48 文獻標識碼：A

1 高校聲像檔案管理現狀

1.1 歸檔率不高

其一，由于聲像檔案是各部門自行拍攝，搜集工作就變得多而散，而導致歸檔率低。學校的聲像資料大都由各舉辦部門自行攝錄，這就使得產生聲像檔案的部門比較多，使得收集聲像檔案的工作更難。其二，因為是各部門自己錄制的，聲像檔案的錄制并不能符合相關規范。因為聲像檔案時效性強，歸檔時也應注意將相關時效因素記錄在內，但當前高校的聲像檔案立卷往往忽略拍攝時間、地點、人物、內容和背景的記錄，導致無法滿足查閱者的需求，降低了它的信息有效性。其三，沒有一套有效的聲像檔案管理制度來約束，檔案管理人員歸檔意識不強。高校各基層部門缺乏對聲像檔案管理工作的機制和制度制約，使聲像檔案不能規范管理，管理人員個人手中保管的資料往往會因人員的變動或機構調整而失控或流失，使得聲像檔案不完整。

1.2 管理手段過于傳統

檔案信息化的浪潮，促進了各種新型的聲像檔案、應用技術以及電子文件的出現，這就對組織聲像檔案信息提出了更高的要求。為了更好詮釋相關信息間的聯系，就更需要全面而完善的信息檢索，但目前來講，很多高校的聲像檔案管理仍停留在傳統的實體分類和手工檢索上，并沒有充分發揮信息技術的作用，檢索的效率仍止步不前。

1.3 保管條件不完善

目前，大部分高校聲像檔案保管的條件太差。因為聲像檔案的保管比較特殊，雖說學校的綜合檔案室能符合保管要求，但各部門實施起來就比較難了。特別是南方春夏季節空氣濕度較大，聲像檔案的載體——磁帶往往會受潮，拍攝完未得到及時處理和妥善保管，影像資料和圖片資料未能及時歸檔并移交給綜合檔案室，拍攝資料容易受到氣候影響導致質量受損。

2 新時期高校聲像檔案管理有效策略

2.1 結合實際，合理整理

2.1.1 初步篩選

對聲像檔案的收集整理過程是較辛苦的，首先是把高校的檔案資料集中收集，并依據相關文件規范的要求進行初步的篩選、剪輯和分類，保存有收藏價值的聲像資料，摒棄主題欠明確，圖片模糊的資料，完成初步篩選。

2.1.2 科學分類，妥善保管

進行聲像檔案的分類，各高校可以視本學校的具體情況而定，根據人物、活動和時間的不同進行分類，相互補充，相互依存，使其更加合理和完整，再將最后篩選后留下的資料分別進行編號和整理，注明主要信息：時間、地點及內容，并保證準確無誤，方便查檔，真正提高工作效率。

例如，在進行聲像檔案整理時，必須依據高校的歷史發展和現今的真實情況，并以《高校檔案實體分類法》做依據，進行科學的分類和立卷。按不同內容科學劃分：關于學校黨委和行政工作相關的黨政活動類；學校的教學評估、科研開發及推廣、交流教學及科研類；涉外活動、外籍專家講學、留學生與國外院校合作等活動中產生的外事活動類；高校內新舊建筑、綠化、儀器設施等學校建設類，學生開學、畢業、先進人物評選、文體活動等活動中產生的綜合類聲像檔案。由于聲像檔案有著獨特的特點，保管要求也比較嚴格，應該成立專門的聲像檔案室。

2.1.3 確定沖印數量與刻錄內容

在紙質照片的入冊數量方面，沒有相關的規定加以規范，各高校可以就學校的具體情況而確定。一般情況下，電子照片多于入冊照片的數量，被選中的照片在沖印后應該立即入冊，其他未選中沖印的照片，若有收藏價值的，需刻錄成光碟加以保存，方便今后查找和長期保管。

2.2 運用聲像檔案數字化信息化處理

新時期的聲像檔案管理工作，對聲像記錄和相關技術、軟件的開發和應用有了更規范的標準。第一，聲像檔案管理者盡量選派懂得聲像制作的人員擔任。學校須特意派專人專責錄制、搜集和管理聲像檔案，保證聲像檔案符合相關錄制標準，并能在最快的時間里立卷和歸檔，使得聲像檔案的歸檔率切實得到提高，并使得管理有質量保障。第二，按時按期檢查聲像檔案，對不完整或受損的檔案加以修整，并將必要部分加以復制。所謂聲像檔案數字化即用計算機將文字、聲音、動畫、圖形、影像和視頻等綜合信息進行數字化處理及編輯，主要表現為：深層次加工聲像檔案，并將其快速傳遞，使有效的聲像檔案發揮最大的作用和價值。聲像檔案的數字化和信息化處理主要包括以下內容：首先，用計算機采集學校報告、重要會議、學術講座等重要錄音音頻資料，并利用數碼格式進行轉換、制作和編輯。其次，利用計算機捕捉和采集錄像資料，并進行數碼格式轉換、處理和制作，最后刻錄成光盤加以儲存。相關操作一定要符合《高校檔案實體分類法》的相關要求，并做到規范編制聲像檔案的檔號和目錄。第三，照片檔案進行掃描、修整、修補、復原處理，制作成光盤。錄像、錄音等檔案材料原件歸檔，照片、底片同步歸檔，并附以文字說明。

2.3 加強聲像檔案室的建設，改善保管條件

聲像檔案必須存放于專庫專柜中，并保持合適的溫度（14℃～24℃）和適宜的濕度（40%～60%）；磁帶、磁盤檔案的存放處一定要做到遠離30奧斯特以上的磁場，并做好防震、防塵、防火、防光、防蛀工作。聲像檔案資料在保存時必須獨立成卷，這樣聲像檔案能放得更久。要從永久保護和充分利用聲像檔案資源的角度結合本校經濟狀況，有計劃分步驟地逐步改善聲像檔案保管條件，配備符合聲像檔案保管條件的恒濕，恒溫，防震，防磁檔案設備。因為聲像檔案的保管條件要比紙質檔案要求嚴格，因此可利用光盤保存聲像檔案，這樣形成聲像檔案更快捷，檔案壽命也更長。對于保存時間長卻很少用的錄像帶，一定要隔一段時間進行復制；更要按期檢查磁性載體檔案，一旦發現問題一定要在最短的時間內采取措施，保證聲像檔案的完整性和使用壽命；一旦發現變黃變舊的照片和粘結的底片，必須及時修復加工。修復完畢立即儲存進光盤，以避免日后需要時提取照片和底片原件的麻煩，查找資料時不僅方便快捷，而且對照片和底片原件的永久性保存很有幫助，更好的發揮聲像檔案的利用效果。

2.4 注重業務培訓，提高管理人員的業務能力

作為聲像檔案管理的工作人員，不但要掌握一定的攝影知識和攝像知識，還需要具備一定的審美能力和鑒別能力。所以，必須加強和提高檔案工作人員的素質培養。要定期培訓專職和兼職聲像檔案人員，提高其業務素養，并與相鄰兄弟院校相互學習，互通有無，取其精華，去其糟粕，使他們的專業知識在日積月累得以沉淀和加深，提高他們的能力，以此奠定良好的基礎，營造良好的工作氛圍。同時檔案管理工作需要有一定的連貫性，對專、兼職檔案人員的工作崗位要盡量固定，減少流動性，避免工作人員崗位的變換，所帶來的工作不熟悉、資料流失等狀況，讓他們在工作中逐步熟練掌握檔案工作的基本要領，提高自己的綜合素質。

參考文獻

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