張玉清
【摘要】隨著信息化和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展,傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應高校的發(fā)展。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的保存和維護難度較大,浪費大量的人力和物力資源,且不利于資源共享,而數(shù)字化檔案能夠解決這些問題,高校需要加強檔案數(shù)字化的建設(shè),提高高校檔案管理水平。目前高校檔案數(shù)字化建設(shè)尚存在一些問題,本文通過分析高校檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀,提出了幾點促進高校檔案數(shù)字化建設(shè)的措施,希望對高校檔案管理人員有所幫助。
【關(guān)鍵詞】高校;檔案數(shù)字化;電子檔案
【中圖分類號】G250.76 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-5158(2013)01—0341—02
1、前言
隨著信息時代的發(fā)展,計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及,高校檔案數(shù)字化已成為檔案管理的必然趨勢。紙質(zhì)檔案目前也多是以電子形式生成,管理需要一定的空間,檢索復雜,浪費大量的人力和資源。檔案數(shù)字化能夠使檔案信息長期保存,出錯率低,便于檢索和資源共享,大大提高利用率。因此,高校的檔案管理工作要加強檔案數(shù)字化的建設(shè),建立完善的檔案管理系統(tǒng),提高檔案管理水平。
2、高校檔案數(shù)字化的意義
紙質(zhì)檔案管理由于檢索不便,其主要工作僅僅是收發(fā)、保存和查閱,利用率較低,不能充分發(fā)揮檔案資源的價值。隨著計算機使用的普遍,紙質(zhì)檔案由原來人工變?yōu)殡娮有纬桑岣吡藱n案形成的速度,縮短了檔案收發(fā)、傳遞、歸檔等的時間,同時提高了準確性,減少了紙質(zhì)檔案所造成的人力、物力、財力的浪費。隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛的使用,校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)逐漸完善,這為檔案的數(shù)字化提供了良好的基礎(chǔ)。……