關(guān)于對高校檔案數(shù)字化建設(shè)的思考

張玉清

【摘要】隨著信息化和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應高校的發(fā)展。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的保存和維護難度較大，浪費大量的人力和物力資源，且不利于資源共享，而數(shù)字化檔案能夠解決這些問題，高校需要加強檔案數(shù)字化的建設(shè)，提高高校檔案管理水平。目前高校檔案數(shù)字化建設(shè)尚存在一些問題，本文通過分析高校檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀，提出了幾點促進高校檔案數(shù)字化建設(shè)的措施，希望對高校檔案管理人員有所幫助。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案數(shù)字化；電子檔案

【中圖分類號】G250.76 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）01—0341—02

1、前言

隨著信息時代的發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，高校檔案數(shù)字化已成為檔案管理的必然趨勢。紙質(zhì)檔案目前也多是以電子形式生成，管理需要一定的空間，檢索復雜，浪費大量的人力和資源。檔案數(shù)字化能夠使檔案信息長期保存，出錯率低，便于檢索和資源共享，大大提高利用率。因此，高校的檔案管理工作要加強檔案數(shù)字化的建設(shè)，建立完善的檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理水平。

2、高校檔案數(shù)字化的意義

紙質(zhì)檔案管理由于檢索不便，其主要工作僅僅是收發(fā)、保存和查閱，利用率較低，不能充分發(fā)揮檔案資源的價值。隨著計算機使用的普遍，紙質(zhì)檔案由原來人工變?yōu)殡娮有纬桑岣吡藱n案形成的速度，縮短了檔案收發(fā)、傳遞、歸檔等的時間，同時提高了準確性，減少了紙質(zhì)檔案所造成的人力、物力、財力的浪費。隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛的使用，校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)逐漸完善，這為檔案的數(shù)字化提供了良好的基礎(chǔ)。……