基于檔案利用的會計檔案保管期限思考

摘 要：會計檔案保管期限偏短越來越被業內人士共識，本文從檔案利用的角度闡述會計檔案保管期限和利用者的矛盾表現及應對措施，以期現行會計檔案保管期限能得到盡快調整。

關鍵詞：基于；檔案利用；會計檔案保管期限思考

隨著社會經濟快速發展，人們對會計檔案需求的日漸升溫。會計檔案為廣大的利用提供參考憑利用價值的事例越來越多。然而受現行會計檔案保管期限的制約——即現行會計檔案保管期限普遍偏短現象，導致會計檔案自身利用價值不能得到長效發揮，會計檔案“面向未來”陷入困境。因此，正確把握與處理會計檔案保管期限與檔案利用關系，協調好它們之間的矛盾，對會計檔案資源整合有著深遠的意義。

（一）基于檔案利用的會計檔案保管期限

檔案利用是檔案利用者通過檔案利用工作系統查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現的過程。我國著名檔案學家吳寶康教授在《當代我國檔案工作的重要文獻》中曾指出：“檔案必須利用，通過利用來充分發揮其作用，為社會服務并同社會的政治、經濟、文化、科學、教育等各方面緊密聯系起來，實現檔案自身的社會價值。”會計檔案作為檔案實體的一個組成部分，也必須通過利用來實現自身價值。為了便于人們在日常經濟活動中更科學保護和利用會計檔案，財政部于1998年重新頒布（財會字[1998]32號）《會計檔案管理辦法》。《辦法》中規定：會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類；定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類；其中會計憑證15年（原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證）、會計賬簿類15年 （現金和銀行存款日記賬保管25年）、財務報告類（年度財務報告（決算）永久， 月、季度財務報告 3年 ）。隨著人們社會經濟活動日益頻繁及對會計檔案利用需求度增大，超期的會計檔案潛在價值越來越顯現，人們對現行的會計檔案保管期限的質疑越來越多。

（二）會計檔案保管期限在實際利用過程中矛盾表現

1、會計檔案保管期限的與文書檔案保管期限不相協調

國家檔案局局長楊冬權2006年12月18日簽署國家檔案局第8號令，對機關文書檔案保管期限做了新的規定：凡涉及“職工錄用、轉正、聘任、調資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料”由長期調整為永久保管。對本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料也定為永久保管。國家對文書檔案保管期限科學界定，開創檔案保管期限的先河，體現“以人為本”思想。而現行會計檔案保管期限不能與時俱進。特別是對記錄或證明經濟業務的發生或完成情況的文字憑據的會計原始憑證保管期限一律為十五年，這與當前經濟發展及不相稱。

2.會計檔案保管期限與法律時效矛盾

我國《刑法》第七十六條對追訴時效有明確具體的規定：“犯罪經過下列期限不再追訴：（一）法定最高刑為不滿五年有期徒刑的，經過五年；（二）法定最高刑為五年以上不滿十年有期徒刑的，經過十五年；（三）法定最高刑為十年以上有期徒刑的，經過十五年；（四）法定最高刑為無期徒刑、死刑的，經過二十年。”追訴時效最短五年，最長二十年。我國《民法通則》第一百三十七條對訴訟時效有明文規定：“訴訟時效期間從知道或者應當知道權利被侵害時起計。但是，從權利被侵害之日起超過二十年的，人民法院不予保護。”如果按現行會計檔案管理辦法規定，將期滿十五年會計憑證、會計賬簿都銷毀。司法舉證就會有一定難度，犯罪分子就有可能從容地逃避法律的制裁，權利人的合法權益就難以得到法律的保護。

3、會計檔案保管期限與檔案室室藏優化的矛盾

由于在實際工作中，一方面有許多超服役的會計檔案的仍然經常發揮潛在價值；另一方面現行《會計檔案管理辦法》會計憑證保管期限為十五年這與中華人民共和國刑法的追訴時效相沖突的影響。許多單位對保管期滿的會計檔案銷毀遵循“管理從嚴銷毀從寬”原則，抱有的謹慎態度。顧慮重重，怕擔當責任不敢銷毀。使得有些沒有利用價值的確實需要銷毀的會計檔案，也沒有得到即使銷毀。占據檔案室庫房，造成檔案室庫房緊張。這及不利于檔案室室藏優化，也不利會計檔案資源整合。

（三）協調檔案利用與會計檔案保管期限措施

1、加強會計憑證檔案的前端控制

對涉及經濟積案、土地房產、資產分配、大額經費收支、在建項目、未了債權債務、工資、福利、重要的合同協議等原始憑證會計檔案在裝訂時，可按文書檔案存檔，檔案部門和財務處進行協商，用蓋有檔案部門公章的復印件代替原件，作為憑證附件與憑證裝訂一起，原件做為文書檔案保管；或在每卷會計憑證封底制作一個備考表，遇到上述等問題可以備考表中說明。以方便以后的會計檔案保管期限的重新界定。

2、適當延長會計檔案的保管期限

延長會計檔案的保管期限就是對會計檔案再鑒定的過程。這就要求從事會計檔案鑒定的工作者，要用科學發展的眼光，以人為本的思想，高瞻遠矚的態度，對會計檔案科學鑒定。根據檔案界定“易長不易短”的原則（1）對涉及對未結清的債權債務、正在項目建設期間等方面會計憑證除在會計憑證封底備考表注明外，保存至結清債權債務及為止；（2）對大面額票據及工資、福利、房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等方面原始憑證保管期限的應有原來的十五定為70年以上或永久.這國家房屋所有權70年的規定相匹配。（3）對其他的原始憑證一律定為二十年，這與法律訴訟時效也不沖突。（4）對記錄和反映本單位所有經濟活動的總賬應定為永久。（5）其他賬簿應和現金、銀行存款日記賬保管期限相匹配均定為25年。

3、建立健全會計檔案鑒定銷毀制度

根據《會計法》、《中華人民共和國檔案法》及相關法規規定，建立完善會計檔案鑒定銷毀制度。會計檔案鑒定銷毀是按照一定的原則、標準和方法，判定會計檔案的保存價值，確定會計檔案的保管期限，剔除失去保存價值的會計檔案予以銷毀。做好會計檔案鑒定銷毀工作，有利于優化會計檔案庫藏，節省儲藏空間，減少人力物力財力的浪費，提高會計案的利用效率。

四、余論

對會計檔案保管期限的思考是最近兩年來的熱門話題，已有很多學者就這個問題從不同的角度進行了論述，但從整體的角度來看待檔案保管期限與檔案利用的關系及協調問題，還有很多值得研究的地方。希望得到同行在未來的研究中繼續關注的問題。

參考文獻

1、1998年（財會字[1998]32號）《會計檔案管理辦法》

2、《當代我國檔案工作的重要文獻》吳寶康《檔案與建設》1996.7

3、《會計檔案保管期限應大于法律時效》陳海泉《中國檔案》2001.10

4、《修改會計檔案保管期限勢在必行》邱宗燦 《秘書之友》2006.12

作者簡介

姚麗雅（1964—），女，大學本科，檔案副研究員。安徽銅陵職業技術學院