試論如何實現檔案管理的科學化

許夕梅

摘 要：人事檔案管理工作如何主動順應時代發展的要求，加強學習、不斷改革創新，沖破原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，更新人事檔案管理的內容、范圍，適應檔案事業的發展，并實現檔案管理的科學化是我們人事檔案管理者需要面對和認真思考的問題。

關鍵詞：檔案管理；科學化

完善的檔案管理可作為展現單位自身誠信的一個窗口，反映各單位的科技成果、管理水平、財務狀況等重要內容。把檔案保存在個別人手中或由各職能部門自行保管，缺乏有效監督管理機制，一旦出現關鍵人員離職或跳槽，輕則使管理層面斷裂，工作無法延續；重則導致機關機密、獨有知識產權和信息流失，造成無法挽回的損失。

長期以來，相當一部分人包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，這種輕視檔案工作的思想已無法適應現在的管理需求了。檔案管理是人事管理工作的重要環節，與工資福利、職稱評聘等個人利益息息相關，因此要強化領導干部的檔案管理意識，完善檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統。

檔案形成者要具有檔案整理意識，應該按照歸檔制度想檔案室移交具有保存價值的文件材料，力求做到準確、完備、齊全。檔案形成者要認識到檔案材料的查考憑證作用，這是對檔案形成的起碼要求。檔案形成者要具有較強的歸檔意識，在工作中隨時注意歸檔材料的積累。對于有多人共同參與完成的工作，尤其應收集散存于每個人手中的文件材料。《檔案法》規定，檔案形成者應確保歸檔材料的質量，鑒定歸檔的文件材料，并分類、整理立卷。檔案形成者應該清楚整理立卷并不是檔案管理者的事，為此絕不能把零散材料分類、不裝訂就交給檔案管理者。

人事檔案交接是一項認真細致、手續嚴密、責任重大的工作，應按程序辦理。檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調動工作時，移交檔案、手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導致檔案數量、材料等問題責任不明、界限不清。

檔案交接手續：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務相符；二是對借出的檔案要及時催還，整理好借據，并在借據上注明原因及催還情況；三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時歸檔；四是按檔案移交要求進行移交，并在交接手續上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數等，還應在移交文件上簽字蓋章，要做到對交接工作負責。

＼在進行社會主義市場經濟體制建設的過程中，要求檔案管理的機制必須要能夠適應社會生產關系與生產力的發展，上層建筑必須要能夠適應經濟基礎的發展變革。建立符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要的合理、科學的檔案工作制度，以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。堅持既約束領導又約束職工的制度約束雙向性。

＼利用信息系統進行加工和通過計算機網絡進行保存傳輸，將原有的不同載體的檔案資源轉化為數字信息，并在此基礎上實現檔案資源的合理配置與社會共享。隨著信息化的發展，辦公自動化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現，文件從起草、修改到印發都通過計算機運行，它具有便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在，使檔案形成方式發生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質檔案截然不同，當前檔案傳統的工作模式和技術水平已不能適應。因此需要盡快建立人事檔案數據庫，使人事檔案的管理實現信息化、網絡化。檔案部門要充分利用計算機數據存儲量大，檢索速度快等優勢，大力開發適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。利用計算機技術對人事檔案進行信息存儲、檢索，從技術與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網絡傳輸及檔案數據的安全，將歸檔紙質文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法，進而實現網絡化管理以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類工作提供大規模、大信息量的分布式數字信息服務，實現檔案信息資源的有效共享。

提升檔案管理工作人員的現代化素質對于提高檔案管理的科學化水平十分重要。只有擁有一批專業技能過硬、現代管理意識較強的檔案管理人員，檔案管理事業才能夠不斷的進步，不斷的提高檔案管理的科學化水平，要根據檔案工作者所負責的具體工作及實際的能力開展突出重點、抓好典范，的業務培訓與管理意識培訓，通過相關的知識學習、技能培養，讓檔案工作人員能夠熟練的掌握最新的檔案法規制度，熟練的掌握最新的檔案工作行業標準，通過培訓讓檔案工作人員能夠適應檔案工作科學化的要求。

總之，人事檔案是對個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作實際等內容的真實記載和反映，所以，只有加強人事檔案的管理，充分發揮其利用價值，才能更好地為黨組織、人事部門提供工作參考，為人民服務。

參考文獻

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