數(shù)字化檔案信息利用模式研究

呂亞梅

摘 要：隨著我國信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，社會(huì)“信息化”已成為現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然趨勢，在這種信息浪潮的沖擊下，國家更加注重對各類信息資源的開發(fā)與利用。基于此，數(shù)字化檔案信息的開發(fā)利用成為人們關(guān)注的課題，如何憑借信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的是大化利用，對檔案信息化管理以及社會(huì)信息化發(fā)展具有重要意義。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案信息；開發(fā)利用；必要性

隨著我國社會(huì)主義“信息化”發(fā)展進(jìn)程的不斷加快，也加劇了各行各業(yè)各個(gè)領(lǐng)域?qū)π畔①Y源的需求，而在眾多信息資源中，越來越多的人更為關(guān)注數(shù)字化檔案信息資源開發(fā)與利用。數(shù)字化檔案是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案經(jīng)過信息技術(shù)加工后，轉(zhuǎn)化成為一種數(shù)字檔案的新形式，它使檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)可以進(jìn)行檢索、瀏覽、查閱，有效提高了檔案信息資源的共享。也提高了檔案管理的水平和效率，同時(shí)也大大提升了檔案管理部門的服務(wù)水平和工作效率。因此，加快數(shù)字化檔案信息的開發(fā)與利用是目前檔案管理部門的首要任務(wù)。本文從數(shù)字化檔案信息開發(fā)利用的必要性為切入點(diǎn)，對數(shù)字化檔案信息利用模式的運(yùn)行與發(fā)展提出了意見和建議，希望對推斷我國的信息化檔案管理工作進(jìn)程有所助益。

一、數(shù)字化檔案信息利用的必要性

1. 能突破檔案信息利用的時(shí)空界限

網(wǎng)絡(luò)化，是數(shù)字化檔案信息利用的最顯著特色，它不但為社會(huì)帶來了服務(wù)類型和服務(wù)范圍的最大化，同時(shí)也促進(jìn)了新的信息化理念的形成。最為關(guān)鍵的是，數(shù)字化檔案信息利用，突破了傳統(tǒng)檔案時(shí)間與空間的界限，信息利用者完全可以憑借服務(wù)器以及數(shù)據(jù)庫就能做到隨時(shí)、隨地、隨意的信息檢索、采集和利用。尤其是打破時(shí)間與空間限制之后，數(shù)字化檔案信息利用有效提升了檔案的開放度，一些檔案信息甚至剛剛經(jīng)過數(shù)字化處理生成后，便能立刻通過網(wǎng)絡(luò)被用戶加以利用，得到了廣泛的社會(huì)利用者的支持與認(rèn)同。

2. 能充分發(fā)揮檔案信息的作用價(jià)值

檔案信息的重要作用，不但體現(xiàn)在它被廣泛應(yīng)用于社會(huì)管理、科學(xué)研究、領(lǐng)導(dǎo)決策、農(nóng)業(yè)增產(chǎn)等諸多方面，在現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)建設(shè)領(lǐng)域也發(fā)揮著不容忽視的積極作用。在數(shù)字化檔案信息未被全面開發(fā)與利用之前，檔案信息在這些領(lǐng)域中的作用與價(jià)值是隱性的、潛在的，是不能被廣大用戶共建共享的信息資源。而隨著數(shù)字化檔案信息的開發(fā)利用，憑借網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)使檔案信息通過快速、便捷的交流利用，實(shí)現(xiàn)了最大范圍內(nèi)的資源共用共享，并通過這些資源創(chuàng)造了更大的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益，使這些原本隱性的檔案信息轉(zhuǎn)化成為了具有現(xiàn)實(shí)價(jià)值的真正的一種信息資源。

3. 能滿足廣大用戶個(gè)性化信息的需求

信息技術(shù)的發(fā)展，一方面導(dǎo)致了網(wǎng)絡(luò)用戶的數(shù)量大幅增高，更一方面越來越多的網(wǎng)絡(luò)用戶對網(wǎng)絡(luò)信息的層次也提出了更高要求。在保證信息利用的方便、快捷的同時(shí)，隨時(shí)獲取能夠滿足用戶個(gè)性化需求的信息是為未來信息服務(wù)的方向。數(shù)字化檔案信息利用為實(shí)現(xiàn)用戶個(gè)性化信息需求提供了十分便利的基礎(chǔ)條件，如為用戶提供的開放性網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境、零損耗共享共用的檔案信息資源、動(dòng)態(tài)的檔案信息檢索功能、個(gè)性化定制的檔案信息組織，以及最方便快捷的檔案信息傳播速度和無任何時(shí)間障礙的檔案信息服務(wù)。

二、加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息利用的建議

1. 整合資源，發(fā)揮數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)利用模式

就目前而言，我國檔案信息資源主要掌握在政府手中，這樣就形成了檔案資源的壟斷性和單一性。因此，檔案信息資源急需打破這種狹隘局面，實(shí)現(xiàn)最大范圍的信息資源整合。可以加強(qiáng)區(qū)域性的檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，讓一家一戶的館藏都成為檔案信息資源點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息利用模式的多樣化。同時(shí)，憑借網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)開放性、互動(dòng)性，以及合作性和多樣性的巨大優(yōu)勢，發(fā)揮數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)利用模式，實(shí)現(xiàn)信息資源的共建共享。

2. 不斷推進(jìn)利用方式的變革，采取直接間接相結(jié)合的利用模式

為更好的提高數(shù)字化檔案信息的利用率，可以充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，不斷推進(jìn)利用方式的變革，采取直接提供利用和間接提供利用相結(jié)合的方法，讓更多的社會(huì)利用者成為最大受益者。一是對數(shù)字化檔案全文可以由專門的工作人員通過網(wǎng)絡(luò)檢索后，為用戶直接提供打印件；也可以通過電子簽名、數(shù)字證書等信息安全技術(shù)，為一些特定的用戶提供帶有電子簽章的檔案打印件。二是對一些數(shù)字化檔案信息通過原件掃描，傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)打印機(jī)形成打印件，再由工作人員提供給用戶。這種直接間接相結(jié)合的利用方式，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化檔案信息利用的高效率。

3. 加大數(shù)字化檔案信息開發(fā)利用力度

當(dāng)前的數(shù)字化檔案信息事業(yè)正在朝著一個(gè)蓬勃的趨勢發(fā)展，然而時(shí)代在發(fā)展，任何事物要想在歷史的長河中永存，只有同步于時(shí)代發(fā)展的步伐，或走在時(shí)代的前面。因此，結(jié)合當(dāng)前的數(shù)字化檔案信息建設(shè)現(xiàn)狀，進(jìn)一步加大對數(shù)字化檔案信息的開發(fā)與利用力度，是檔案信息使用者的重要課題。鑒于各個(gè)地方單位的條件不同，對檔案信息開發(fā)的程度不同，不同地區(qū)檔案信息的分布也極不均衡，因此，對數(shù)字化檔案信息資源的開發(fā)要做到因地制宜。在開發(fā)的過程中，要結(jié)合本單位的實(shí)際情況，注重成本效益及其應(yīng)用效益，建立科學(xué)有效的評價(jià)機(jī)制，以最大限度加強(qiáng)對數(shù)字化檔案信息的開發(fā)與利用力度。

三、結(jié)語

總而言之，檔案數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)前各單位提升核心競爭力的重要手段。當(dāng)前，信息時(shí)代的到來為許多的科學(xué)帶來了變革，在檔案管理方面也是如此。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息管理是大勢所趨，然而僅就現(xiàn)階段的狀況分析，在數(shù)字化檔案信息的開發(fā)與利用方面尚有許多不足。與歷史長期有意識積累下來的傳統(tǒng)檔案相較，數(shù)字化檔案信息一方面可為我國的社會(huì)建設(shè)與發(fā)展提供較大的推助作用，同時(shí)，在看到切實(shí)效益的同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識其自身的弊端。要努力改進(jìn)與完善檔案數(shù)字化中存在的問題，使其能夠更好的服務(wù)行業(yè)建設(shè)，進(jìn)而服務(wù)我國的經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)。

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