高校外事檔案管理工作存在的問題及對策初探

孟成民　魏旭嬌

摘 要：在高等教育國際化的背景下，外事檔案管理成為高校外事工作的一項重要內容，其重要性日益凸顯。總結了高校外事檔案呈現的特征，分析了當前高校外事檔案管理中存在的突出問題，并提出了相應對策。

關鍵詞：外事檔案；國際交流；管理

隨著我國經濟的快速發展以及日益增長的文化交流的需要，高等教育國際化已成為一種不可逆轉的發展趨勢。國際高校間在教學、科研、引智、師資等方面的交流與合作越來越密切，外事活動不斷增多，產生并積聚了大量具有保存意義的文件檔案，這些真實記錄的文件材料是高校對外交流與合作的真實寫照，代表著學校國際化進程的發展前沿，更是重要的無形資產與文化財富。因此，高校外事檔案管理工作則顯得尤為重要，規范化、科學化的外事檔案管理已迫在眉睫。筆者就目前高校外事檔案管理工作的特點與現狀進行了分析，并針對存在的問題提出相對應的解決策略。

一、高校外事檔案呈現的特征分析

高校外事檔案是指學校或教師、學生個體，與國外團體或個人在學術研究、科技合作、人才交流、友好往來等活動中直接形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像載體材料以及其他各種形式的原始文件。由于高校外事工作的特殊性，外事檔案也具有不同于其他檔案的特質，主要表現在以下幾方面：

（一）國際性與涉外性

外事檔案是在高校在國際交流與合作活動中形成的文件材料，而國際交流的主體涉及到外國團體和國際友人，其交流的內容也反映的是國際交流活動的總體情況。因此，無論是從外事活動的主體還是內容來看，外事檔案都具有明顯的國際性、涉外性。

（二）語種的多樣性與專業性

外事工作中必然會形成大量外文材料，在收集、整理、歸檔中必須保證這些文件的原始性，這就造成了外事檔案的描述形式也與其他檔案有所不同，具有多語言性的特點。通常在外事檔案的管理中，凡是重要的文件、協議或學術文獻等，均須有中文譯本。

（三）來源的雙向性

國際交流活動是一個雙向的過程，引進和輸出并重。因此，外事檔案不僅是“請進來”交流合作的產物，而且也是“走出去”訪問考察的產物。

（四）內容的廣泛性與階段性

高校外事檔案的來源和內容廣泛，這是由外事工作的對象職能決定的，涉及到留學生培養、外事接待、外籍教師管理、援外培訓、出國管理、合作辦學、科技合作、學生交流等方方面面，在這些活動中形成的外事檔案隨著某項外事活動的結束而歸檔立卷，具有階段性的特點。

二、高校外事檔案管理工作中存在的問題

完整、準確、系統的外事檔案信息資源可以為學校的創新發展與國際化服務，外事檔案管理工作的成功與否，直接影響到學校在國內外的知名度，影響到學校工作效率的提高甚至關系到學校的發展戰略等。目前高校外事檔案管理工作中尚存在一些突出的問題，主要表現在以下幾方面：

（一）外事檔案管理意識不夠，檔案收集較難

近年來，高校間的對外交流活動越來越頻繁，在這過程中產生了包括合作框架協議、照片等在內的大量檔案史料，但是目前高校普遍對外事檔案的管理重視不夠，缺乏責任感，外事部門與檔案管理部門間的協同機制也不夠完善。有些外事檔案被當作是簡單的資料保管，缺乏長遠的眼光；隨著高校國際化進程的推進，外事工作人員工作量加大，無暇顧及外事檔案的收集、積累、歸檔和管理；部分出國合作科研的教師也缺乏檔案意識，不愿意將資料交存檔案部門共享資源，這就使得大量有價值的資料沒有得到妥善保存，造成外事檔案收集不齊全，不利于外事檔案的開發和利用，同時管理隊伍中缺乏兼備外事背景、外語能力、檔案管理的專業人員。

（二）外事檔案管理的信息化程度不高

外事檔案是歷史資料，更是信息資源，但是目前檔案的收集、整理、歸檔等工作還是簡單的手工操作，外事檔案管理的網絡化、電子化、信息化程度不高，對電子檔案與紙質檔案共存的檔案管理缺乏經驗，信息資源共享和利用率較低，影響了高校外事工作的快速發展，制約了外事資源為高校教學、科研、人才交流服務。

（三）外事檔案管理體系尚需進一步規范完善

由于對外事檔案管理的重視度不高，其收集、保管的過程往往比較隨意，且大部分屬于兼職管理，缺乏檔案管理的專業知識，沒有形成規范化的工作程序，造成許多材料分散、毀損、無法及時歸檔甚至丟失。在外事檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，不同職能部門之間的協同機制不夠完善，管理制度體系也不夠健全，不利于外事檔案的科學利用。

三、新形勢下高校外事檔案管理的對策研究

（一）增強外事檔案管理意識，促進外事檔案管理的系統化、科學化

隨著高校各項體制改革的不斷推進，高校從領導到普通教職工都必須強化外事檔案管理意識，深刻了解到此項工作的重要性。同時要加強對外事檔案工作重要意義的宣傳，實現高校外事檔案工作從收集、整理到利用的一體化管理，推動外事檔案管理工作與對外交流合作共同發展，從而促進學校各項事業的穩步發展。

（二）完善外事檔案管理機制，健全管理制度體系

外事檔案管理工作必須有章可依，因此，除了在思想認識上應引起足夠重視外，還應從學校層面建章立制、規范管理，完善學校外事檔案管理辦法，使外事檔案的管理逐步規范化，確保重要材料的正確無誤及其完整性；另一方面，理順高校內部不同職能部門間的管理機制，做到分工明確、協同合作，確保外事檔案不遺失、不缺損。

（三）運用現代技術手段，加快外事檔案管理信息化進程

由于計算機技術和網絡技術的迅速發展，外事檔案信息的采集、處理和利用非常便捷，這給外事檔案的開發和利用帶來了廣闊的空間。在管理過程中引進信息網絡技術，開發豐富的信息資源，便于快速、安全、便捷的提供服務；建立外事檔案管理信息系統，建設外事檔案信息網站，方便管理和用戶查詢；同時采用各類技術手段，將外事檔案數字化，便于保存、利用與共享。

（四）加強高校外事檔案管理人員隊伍建設

加強業務培訓、學習、交流，提高管理人員專業技能、外語水平和計算機應用能力，構建一支既具備專業化的檔案知識水平，又懂現代化的管理思想，既懂得外事政策，又精通外語的外事檔案管理人員隊伍，提升管理人員外事檔案管理水平。

參考文獻

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作者簡介

孟成民（1981- ），男，江蘇東臺人，華南農業大學研究生處助理研究員，研究方向為高等教育管理。