搞好高校檔案管理 服務和諧校園建設

韓國民

摘 要：本文就做好高校檔案管理， 服務和諧校園建設的問題。說明了利用高校檔案信息，為搞好教育教學提供依據；指出了強化檔案管理的系統設置及提高技術手段的措施；論述了提高檔案管理人員素質，為構建和諧校園提供組織保障的必要性。

關鍵詞：高校檔案；教育功能；和諧校園

胡錦濤同志曾在接見全國檔案工作暨表彰會議代表時指出：“檔案事業是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業”。對于一所高校而言，檔案工作是一項科學文化事業，蘊藏著豐富的知識和能量，檔案是學校事業發展歷程的真實記錄，它集中了學校各個時期、各個方面的發展史料，是學校的寶貴財富，學校檔案部門作為學校長期保存和提供利用檔案史料的職能部門，在學校事業發展進程中起著舉足輕重的作用，如何做好高校檔案管理工作，使其更好地為學校各項工作提供有效的服務。

一、利用高校檔案信息，為搞好教育教學提供依據

構建和諧校園的一個重要新理念就是“以人為本”。人（即教師與學生）是高等院校發展的主體，是高等院校最核心的資源和競爭力的源泉?！耙匀藶楸尽?，對于創建和諧校園來說，就是要通過各種途徑，利用各種資源，促進教師和學生的主動、全面發展。而高校檔案既是一種知識信息資源，也是一種重要的教育資源，對于創建和諧校園，促進學校教育教學的發燕尾服有著不可忽視的作用。

1、高校檔案有利于指導高校培養出社會所需的有用人才，促進學校的可持續發展

檔案的本質是知識和信息的載體。而如何正確地運用這些信息，來幫助開辟教育成功之路，這是高校檔案工作的重要功能之一。高校檔案中保存有歷屆畢業生的分布情況，有過去的畢業生及用人單位的情況反饋，有優秀畢業生的典型材料等。通過充分利用這些資料提供的信息，可以了解畢業生和用人單位對學校的培養要求，根據以往育人的經驗和畢業生的工作情況及社會對他們的評價，有利于學校不斷修改制定新的教學計劃、教學大綱，正確及時地對學校的系、科、專業設置進行調整，使學校育人工作更有針對性，以培養更多更好的適應社會所需的人才。培養受社會歡迎的人才也就意味著落培養出的學生更容易就業，而就業問題一直都是學生最為關心的現實問題，良好的就業前景，將會極大調動學生學習的積極性、主動性，促進學生的主動、全面的發展。

2、高校檔案可以為改進教學方法，進行教學改革提供依據

當前，隨著高等教育的大眾化，迫切需要利用大量的資料，不斷總結經驗，研究解決新問題。這就需要借鑒和參考以往工作中形成的材料，因此，高校檔案工作者應打破原有封閉的狀態，積極地面向教學第一線，充分發揮教學檔案獨特的作用，利用齊全完整的教學檔案，為指導正常教學，提高管理水平，促進教學方法的交流，為各級教育部門和學校領導考查、了解每位教師的教學工作質量，提供真實可靠的依據。

3、高校檔案工作有助于開發人力資源，調動教職工的工作積極性

師生是相互依存、相互制約的關系，要培養主動發展的學生，首先得有主動發展的教師，如何調動教職工工作的主動性、積極性是辦好學校，促進學?？沙掷m發展的基礎條件。作為人才信息縮影的人事檔案，在開發人才資源、調動教職工積極性方面起著重要作用。高校檔案人員通過向學校人才信息庫提供各種有價值的信息，第一，學院組織部門可以根據提供的人事檔案信息，使各種人才揚其長、避其短、司其職、用其智，最大限度地發揮人才效益，避免人才積壓和所學非所用現象產生。第二，可以使部門之間、系統之間、單位之間的人才得到合理流動，促進教職工隊伍的優化配置，促進教育教學工作的開展。第三，高校干部人事檔案在為落實干部政策、調整工資級別、評聘專業技術職稱、評先選優、普級晉職、解決生活待遇等有關問題，都提供重要的憑證，以便盡量做到公平公正。

二、強化檔案管理的系統設置，提高技術手段

高校檔案資源要實現信息化管理，將檔案資源和檔案各項管理過程數字化，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享。這就要求必須使用計算機，實現計算機管理，而網絡化是計算機管理檔案信息的必由之路?，F在高校都普遍配備了計算機等現代設備，但大多數高校是采取單一的微機進行檔案目錄管理，至多著錄一些檔案的摘要、主題詞等，不同學校各自編制了一些應用軟件，這就造成了一些不容忽視的問題。許多學校的檔案管理系統僅僅用來打印卡片目錄、案卷目錄和日常文件等；有些管理系統和檔案數據庫只能供檔案管理人員使用，對于用戶來說仍須工作人員來檢索，這與手工檢索并無區別；許多高校由于處理的信息量過大，只能針對卷內目錄、案卷目錄來管理，這就限制了計算機的使用。我們要充分利用現代信息技術，加快由實體檔案管理到電子檔案管理的過渡。應用現代化辦公設備，為利用者提供遠程服務。寬帶互聯網的開通，使我們在吸納信息的時空上產生了重大變革，表現出強大的優勢。聯網出現的文檔一體化，為拓寬利用渠道提供了廣闊的空間。檔案部門可將電子文件加工、整理，轉化為電子檔案，使利用者可以在不同的區間享受到優質、便捷的信息服務。

三、提高檔案管理人員素質，為構建和諧校園提供組織保障

隨著教育的改革和發燕尾服，對檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求，給檔案工作者帶來了嚴峻的挑戰。檔案事業能否興旺，能否順應時代的發展，更好的為構建和諧校園提供服務，在很大程度上取決于檔案隊伍素質的高低。因此，高校檔案部門應當加強隊伍建設，全面提高檔案工作者的政治素質、業務素質和工作水平。把學習作為生活中的第一需要，不斷“充電”。不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還要掌握各門類檔案的、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創新，同時要掌握計算機相關知識，對檔案信息進行電子化、數字化的有效控制和管理，具備現代化手段的管理能力，為建和諧校園服務?！?/p>

參考文獻

[1]蘆琴：《淺談檔案為構建和諧社會服務》，《湖北檔案》2006年第3期

[2]孫劍云：《論高校檔案的教育功能》《檔案與建設》2002年12期胡錦濤同志曾在接見全國檔案工作暨表彰會議代表時指出：“檔案事業是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業”。對于一所高校而言，檔案工作是一項科學文化事業，蘊藏著豐富的知識和能量，檔案是學校事業發展歷程的真實記錄，它集中了學校各個時期、各個方面的發展史料，是學校的寶貴財富，學校檔案部門作為學校長期保存和提供利用檔案史料的職能部門，在學校事業發展進程中起著舉足輕重的作用，如何做好高校檔案管理工作，使其更好地為學校各項工作提供有效的服務。

一、利用高校檔案信息，為搞好教育教學提供依據

構建和諧校園的一個重要新理念就是“以人為本”。人（即教師與學生）是高等院校發展的主體，是高等院校最核心的資源和競爭力的源泉?！耙匀藶楸尽保瑢τ趧摻ê椭C校園來說，就是要通過各種途徑，利用各種資源，促進教師和學生的主動、全面發展。而高校檔案既是一種知識信息資源，也是一種重要的教育資源，對于創建和諧校園，促進學校教育教學的發燕尾服有著不可忽視的作用。

1、高校檔案有利于指導高校培養出社會所需的有用人才，促進學校的可持續發展

檔案的本質是知識和信息的載體。而如何正確地運用這些信息，來幫助開辟教育成功之路，這是高校檔案工作的重要功能之一。高校檔案中保存有歷屆畢業生的分布情況，有過去的畢業生及用人單位的情況反饋，有優秀畢業生的典型材料等。通過充分利用這些資料提供的信息，可以了解畢業生和用人單位對學校的培養要求，根據以往育人的經驗和畢業生的工作情況及社會對他們的評價，有利于學校不斷修改制定新的教學計劃、教學大綱，正確及時地對學校的系、科、專業設置進行調整，使學校育人工作更有針對性，以培養更多更好的適應社會所需的人才。培養受社會歡迎的人才也就意味著落培養出的學生更容易就業，而就業問題一直都是學生最為關心的現實問題，良好的就業前景，將會極大調動學生學習的積極性、主動性，促進學生的主動、全面的發展。

2、高校檔案可以為改進教學方法，進行教學改革提供依據

當前，隨著高等教育的大眾化，迫切需要利用大量的資料，不斷總結經驗，研究解決新問題。這就需要借鑒和參考以往工作中形成的材料，因此，高校檔案工作者應打破原有封閉的狀態，積極地面向教學第一線，充分發揮教學檔案獨特的作用，利用齊全完整的教學檔案，為指導正常教學，提高管理水平，促進教學方法的交流，為各級教育部門和學校領導考查、了解每位教師的教學工作質量，提供真實可靠的依據。

3、高校檔案工作有助于開發人力資源，調動教職工的工作積極性

師生是相互依存、相互制約的關系，要培養主動發展的學生，首先得有主動發展的教師，如何調動教職工工作的主動性、積極性是辦好學校，促進學?？沙掷m發展的基礎條件。作為人才信息縮影的人事檔案，在開發人才資源、調動教職工積極性方面起著重要作用。高校檔案人員通過向學校人才信息庫提供各種有價值的信息，第一，學院組織部門可以根據提供的人事檔案信息，使各種人才揚其長、避其短、司其職、用其智，最大限度地發揮人才效益，避免人才積壓和所學非所用現象產生。第二，可以使部門之間、系統之間、單位之間的人才得到合理流動，促進教職工隊伍的優化配置，促進教育教學工作的開展。第三，高校干部人事檔案在為落實干部政策、調整工資級別、評聘專業技術職稱、評先選優、普級晉職、解決生活待遇等有關問題，都提供重要的憑證，以便盡量做到公平公正。

二、強化檔案管理的系統設置，提高技術手段

高校檔案資源要實現信息化管理，將檔案資源和檔案各項管理過程數字化，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享。這就要求必須使用計算機，實現計算機管理，而網絡化是計算機管理檔案信息的必由之路?，F在高校都普遍配備了計算機等現代設備，但大多數高校是采取單一的微機進行檔案目錄管理，至多著錄一些檔案的摘要、主題詞等，不同學校各自編制了一些應用軟件，這就造成了一些不容忽視的問題。許多學校的檔案管理系統僅僅用來打印卡片目錄、案卷目錄和日常文件等；有些管理系統和檔案數據庫只能供檔案管理人員使用，對于用戶來說仍須工作人員來檢索，這與手工檢索并無區別；許多高校由于處理的信息量過大，只能針對卷內目錄、案卷目錄來管理，這就限制了計算機的使用。我們要充分利用現代信息技術，加快由實體檔案管理到電子檔案管理的過渡。應用現代化辦公設備，為利用者提供遠程服務。寬帶互聯網的開通，使我們在吸納信息的時空上產生了重大變革，表現出強大的優勢。聯網出現的文檔一體化，為拓寬利用渠道提供了廣闊的空間。檔案部門可將電子文件加工、整理，轉化為電子檔案，使利用者可以在不同的區間享受到優質、便捷的信息服務。

三、提高檔案管理人員素質，為構建和諧校園提供組織保障

隨著教育的改革和發燕尾服，對檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求，給檔案工作者帶來了嚴峻的挑戰。檔案事業能否興旺，能否順應時代的發展，更好的為構建和諧校園提供服務，在很大程度上取決于檔案隊伍素質的高低。因此，高校檔案部門應當加強隊伍建設，全面提高檔案工作者的政治素質、業務素質和工作水平。把學習作為生活中的第一需要，不斷“充電”。不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還要掌握各門類檔案的、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創新，同時要掌握計算機相關知識，對檔案信息進行電子化、數字化的有效控制和管理，具備現代化手段的管理能力，為建和諧校園服務。

參考文獻

[1]蘆琴：《淺談檔案為構建和諧社會服務》，《湖北檔案》2006年第3期

[2]孫劍云：《論高校檔案的教育功能》《檔案與建設》2002年12期