關于加強人事檔案工作的建議意見

陳海華

摘 要：人事檔案工作關系到我國人人才發展，關系到國家各項事業的順利開展和運行，人事檔案工作做得好，能夠促進人才的培養和儲備發展，對于國家建設具有重要作用。本文分析人事檔案工作的特點，探討新時期加強人事檔案工作的具體對策建議。

關鍵詞：檔案管理；人事檔案；對策

新形勢下我國人才隊伍不斷壯大，國家各項事業的開展需要建立完善的人才管理體制，人事檔案管理關系到人的發展，對經濟增長、社會穩定具有重要作用。隨著政治體制改革推進，我國的認識制度逐步深化，特別是近年來的國家黨政機關、事業單位用人制度更加嚴格，人才資源得到進一步開發，作為人事工作的重點內容人才管理如何進行，如何培養和發展新的人才，這是值得我們思考的問題。

一、人事檔案工作的特點

人事檔案工作在人事活動 管理中形成，有明確的資料記錄，包括對人才各方面信息的記錄：姓名、學歷、道德等，以文字或者圖像等形式保存。人事檔案記錄了人的業績，是進行人事調動、人事聘用和人事管理的重要依據。為了更好發揮人才效用，人事檔案管理工作至關重要，檔案管理具有真實性、機密性和動態性等特點。

人事檔案的真實性指的是人事檔案資料的記錄有根有據，客觀真實的反映了每一個人的情況、面貌等，檔案不容許作假，完整可靠真實。機密性指的是人事檔案記錄了個人的隱私材料，涉及個人一生中的重大事件，不允許別人私自查看，有嚴格的管理和利用制度，是保護國家機密安全的重要方式之一。保護公民隱私不容侵犯。人事檔案的動態性指的是檔案不是一成不變，而是隨著個人社會實踐活動的增加而變化，根據個人學歷的增長、職位的表動等做出相應的調整和改動。人事檔案會發生新的變化，人口的大規模和高速度流動決定了人事檔案管理的復雜性和難度。

二、人事檔案管理的基本原則

（一）人事檔案管理需要堅持為人事工作服務的指導思想

檔案工作的收集和整理是個復雜繁瑣的工程，需要認真耐心對待，人事檔案的最終目的是供人們需要時使用。便于人事職位的調動。因此，管理時要從服務大眾的理念出發，把根本落腳點放在為人民服務基礎上。人事檔案的工作必須為現代化建設服務，堅持正確的政治方向和原則，貫徹落實黨的各項政策。

（二）維護好人事檔案的完整性

人事檔案關系到個人的發展，關系到社會的穩定，現代化的建設等，因此人事檔案資料管理要完整真實，堅持正確的管理方向。人事檔案的收集要仔細認真，對于有問題疑惑的材料要積極向上級回報，向當事人核實，不能有所污損和破壞。例如學生時期的檔案在學校，有效要負責人保管好，當工作之后調到單位時，就必須要求單位負責保管。有些單位對于檔案保管工作認識不夠，管理中使檔案遭到破壞，給人事工作開展帶來很大困難。因此要維護好檔案的完整性，對人民負責。

（三）保持人事檔案管理的集中統一性

人事檔案管理的集中統一性要求檔案管理部門集中為人事部，不能多頭管理，破壞了管理的集中統一性。按照級別分層管理，人事檔案具有機密性，不能隨便交給他人管理，需要專人負責保證檔案不被遺失。我國檔案管理條例明確規定，嚴禁任何私人保管檔案材料，對于私自保存檔案的人員根據情節不同，給予處罰。

三、人事檔案工作中存在的問題

我國人事檔案管理工作雖然取得了一定的成就，但是由于我國人口基數大，管理起來比較困難，因此當前檔案管理仍然存在一定問題。

（一）人事檔案管理意識薄弱

目前，人們對于檔案管理的認識比較少，管理意識淡薄，很少人意識到檔案管理對自身發展的重要性。由于人事檔案在工作中處于幕后地位，因此很難引起領導的重視，領導對于檔案管理的意識不強，而且檔案管理配備的基礎設備較差，人員綜合水平不高，沒有把人事檔案工作納入到人事部門的議事日程。

（二）人事檔案管理人員少、綜合素質有待提高

當前，人事檔案管理從業者人數跟不上需求，很多管理人員是兼職，不能全身心投入，管理的檔次低，也別是高校中的管理松散，高校人員的擴張加重了管理的難度。檔案配制人員嚴重不足，一個人保管成千上萬分檔案，難免出現問題，人事檔案管理不善，對于其他工作開展造成一定影響。加上管理人員中的高學歷高水平人數少，年輕力壯的青年人不愿意從事檔案管理工作，致使管理隊伍整體素質不高。

（三）人事檔案的可信度降低

目前人事檔案存在內容失真的現象，人事檔案屬于文字性紙質版記載材料，屬于靜態的，必要時不能為所需要者提供全面的資料。人事檔案中反應個人業績、科研水平和個性熱點方面的材料少，參考的角度不全，有些檔案中存在造假。

（四）人事檔案的功能逐漸弱化

由于目前我國人事檔案的管理還沒完全實現現代化的跟蹤服務，導致人事檔案管理功能弱化，利用現代化的計算機設備提供檔案服務工作沒有完全開展，對于人才的統一分析沒有取得精確的統計。因此，人事檔案往往蒙著一層神秘的面紗，無法體現其真正的價值。

四、完善人事檔案工作的對策建議

開發及完善人事檔案，需要開放的思想觀念，改變過去檔案管理的重藏請用的被動服務局面，人事檔案的主要功能就是利用，因此要做好檔案的管理保密性，把人事檔案管理作為重要的人才信息資源，摒除傳統計劃經濟時代的封閉思想，圍繞當前政府工作重心主動積極的提供全面的、準確的服務項目，

（一）建立科學規范的檔案管理制度

為了適應現代化人才的需要，我國頒布了檔案管理條例，對于檔案管理工作有章可循，但是對于干部的選聘和職工崗位的流動卻造成的很大的麻煩，這就要求建立完善的人事檔案管理制度體系，加強對人事檔案管理的監督動作，保證檔案的真實性和嚴肅性。

（二）充實人事檔案管理的內容

人事檔案作為評價人才的重要依據。長久以來，人事檔案只強調個人服從工作的需要，沒有重視人才資源的培養和開發，已經不適應現代化的需要。因此人事檔案的管理要與時俱進，及時調整和充實管理內容，做到充實，真正為人事工作服務。傳統的人事檔案注重人的社會關系、家庭背景和黨團資料，現代化的檔案需要條件個人的性格、個人工作業績等方面的情況，充實人事資料的角度和內容。

（三）充分利用現代化手段實現人事檔案信息化管理

隨著科學信息技術的日益發達，人事檔案管理要實現信息化管理手段，需要引進先進的計算機設備，建立網絡系統。如果人事檔案管理只局限在本部門或者是本單位這樣的狹窄空間是遠遠不夠的，需要沖破地域限制，建立現代化的網絡人事管理網，已是時代所需，加快了檔案管理的標準化、規范化和科學化。建立人事檔案全文數據庫，準確真實全面的提供信息，并及時維護和更新。

（四）建設一支高素質的現代化管理人才

人事檔案管理工作是一份費腦力體力活，需要高素質的人才隊伍管理，具備良好的思想政治素質和思想道德素質，還要有豐富的實踐

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經驗和良好的心理素質。人事檔案管理工作不僅關系到個人的發展，而且關系到整個社會經濟建設領域，滲透到方方面面。

（五）建立人才開發權威機構

人事檔案要抓當下發展新機遇，充分發揮人才建設的重要地位，把區域性的人事檔案建設作為人才信息基地，開發權威機構。為轄區內的各單位提供所需的員工信息，發揮個人優勢為社會服務，避免人才的浪費。人才開發權威機構能夠實現人才資源的共享和合理分配，能夠避免人才淹沒，保證人才在社會的有序流動，最大限度的發揮人力資源的功能。通過權威機構的設置，對人才進行統計篩選，獲取各種人才能量，完善社會經濟建設，保證黨和政府在需要時的人才儲備量，實現人才的可持續發展。

人事檔案管理發展到現代，自身的功能由弱化到被重新認識，經歷了漫長的發展過程。人事檔案反映了個人的經歷和思想面貌，對于當下經濟建設具有重要的作用。一個國家要實現發展，最重要的是人才，人才培養作為我國的戰略目標。因此，要重視人事檔案管理工作，維護檔案資料的真實性和保密性，建立區域性的人事檔案中心和人才信息基地，采用現代化的管理手段，實現信息化管理。當前人事檔案管理之路仍漫漫其修遠兮，需要不斷總結經驗嗎，探索一條適合中國人才發展的新路徑。

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