淺析如何加強科研項目檔案的收集工作

郝麗

摘 要：科研項目檔案是科技工作者進行科學研究活動的真實記錄，做好科研項目檔案的收集工作是整個檔案管理工作的重要前提和基礎。對于如何加強科研項目檔案的收集工作，本文從八個方面進行了探討和闡述，包括建章立制、明確職責、采取合理的收集模式、提高檔案人員素質、加強宣傳和培訓等。

關鍵詞：科研項目檔案；收集；管理

科研項目檔案是科技工作者進行科學研究活動的真實記錄，是重要的無形資產，它既來源于科研活動，同時又是開展科學研究的必要條件，有著重大的科學價值和經濟價值。只有收集到完整、準確、系統的科研項目檔案，加以科學規范的管理和利用，才能更好的為生產建設和科學技術研究服務，實現科研成果的經濟效益和社會效益。科研項目一般需要經過論證立項、實施、驗收、推廣等過程，具有周期長，涉及范圍廣，時間跨度較大等特點，有的科研項目參研單位較多，使得項目文件處于運動和分散狀態，很難做到及時歸檔，從而造成檔案資料的缺失。本文通過總結多年工作經驗，結合檔案理論知識，對于如何做好科研項目檔案的收集工作，認為應該抓好以下幾個環節：

一、高層重視、全員有責

為確保科研項目檔案管理，高層管理者特別是一把手應將檔案管理方針傳達到各個層次并貫徹實施，落實必備的資源，使全體員工正確理解并認真執行。科研院所應將文件形成、收集、積累和歸檔要求納入各部門及項目負責人、科研人員、檔案人員的崗位職責，并對相應人員的職責履行情況進行考核。科研項目負責人應對本項目歸檔文件的完整性和系統性負責；科研人員應負責自身工作中形成的文件材料的收集、積累，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質量負責；檔案人員應負責收集、整理應歸檔的文件，對歸檔文件的整理質量負責。

二、建章立制、同步實施

俗話說“沒有規矩不成方圓”，任何工作的開展都離不開配套的規章制度作保障，檔案收集工作亦是如此，所以建立健全的項目檔案管理制度是做好收集工作的必要條件。（一）堅持科研檔案管理工作與科研工作執行“四同步”制度，二者的同步管理，有助于實現各自目標達到雙贏。（二）檔案工作是項目管理工作的重要組成成分，科研單位應將項目檔案工作納入項目管理程序和項目年度計劃，將檔案管理工作與科研項目同步進行，從而確保檔案材料始終處于管控之中。（三）將項目檔案收集歸檔納入合同管理，在合同條款中明確規定參研單位的檔案收集義務和歸檔文件的具體要求等，通過法律手段保障檔案的收集歸檔。項目檔案收集的制度化、規范化是項目檔案管理的基礎，也是實現項目目標的保證。

三、前端控制、全程管理

由于科研項目一般周期長、涉及專業范圍廣、文件數量多、科研材料載體形式多樣，使科研檔案的形成具有分散性和階段性的特點，如果在項目結束后才集中收集勢必造成檔案資料殘缺不全，因此，應采取前端控制、全程管理的方法確保項目檔案收集齊全完整。

長期以來，檔案收集工作一直處于被動和滯后狀態。要改變這種現狀，首先做到對科研項目檔案收集工作進行超前管理，即前端控制原理。項目立項前期，除了健全檔案管理制度，確定科研項目檔案領導小組，在項目管理部門還要指定專（兼）職的項目檔案管理人員，具體負責科研項目資料的收集、整理；項目立項審批后立即向檔案部門備案，檔案部門應對項目檔案管理人員的收集工作進行指導和監督，形成由項目檔案管理領導小組和專（兼）職檔案人員以及檔案部門三方組成的科研項目檔案管理網絡，對科研項目檔案實施跟蹤管理。指定的項目檔案管理人員應當參與科研項目活動、能夠準確把握項目文件的產生和流轉規律。其次，做好全程管理是確保項目檔案齊全完整的關鍵。從項目立項開始，檔案管理人員要對每個階段、每個環節產生的文件進行管控，確保整個科研活動過程文件都處于跟蹤和受控之中，項目完成檔案收集工作即完畢，真正做到科研項目管理與文件材料形成“四同步”。

四、歸納總結科研項目檔案收集范圍

凡是反映科研活動的真實狀況，具有查考利用價值的各種載體文件都應該納入收集范圍。

（一）科研項目文件材料的歸檔范圍包括科研研究準備階段、實驗階段、總結鑒定驗收階段、成果和獎勵申報階段以及推廣應用階段所形成的有關文件材料，包括項目建議書、合同、工藝文件、試驗大綱、研究報告、科技成果等等。

（二）對于因故中斷、終止、撤銷的科研項目，其文件材料均應歸檔。

（三）對于協作的科研項目，由主持單位保存整套檔案，參研單位保存與自己所承擔任務有關的原件，并將復制件提交主持單位。

在歸納總結科研項目檔案收集范圍時，應充分調動科研室、科研項目管理部門及科研人員的積極性，征求他們的意見并據此不斷完善，最終形成動態的收集范圍方面的制度。

五、提高檔案管理人員綜合素質

隨著當今社會信息技術與網絡技術的飛速發展，科研項目的工作環境和工作方式也發生了較大的改變，作為新時期的科研項目檔案管理人員，應該是復合型管理人才：一要熟悉國家檔案政策法規，二要具備豐富的科技檔案專業知識，三要懂一些相關的科研基礎知識，四要掌握計算機技術和網絡技術，能正確處理電子文件。因此，檔案人員要加強學習，與時俱進，掌握現代化的管理手段，才能準確地匯總、分析處理科研項目各階段不同專業的各類檔案信息資源。

六、嚴把科研文件材料歸檔的質量關

對科研文件材料歸檔時的質量控制是確保項目檔案具有完整性、真實性和可利用性的前提。收集的科研項目文件材料從內容上來說要真實、完整、準確，具有參考價值和憑證作用。存檔的文件應為原件且審簽手續齊全，電子文件存檔時要做到電子檔案的鑒定與收集同步進行，同時，歸檔文件在書寫材料、字跡、載體、裝訂等方面要按照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）的質量要求執行。

七、利用信息化手段，提升檔案收集和利用效率

隨著企業信息化建設的推進，大量科研工作和項目管理越來越依賴計算機軟件平臺和管理信息系統，所生成的記錄、成果、憑證等多以電子化文檔存在。這就要求檔案收集工作不僅要針對傳統的紙質文檔，還要針對電子文檔。因此建立檔案管理軟件和數據庫，向信息化管理方向邁進是今后發展的方向。

（一）建立相關制度，加強電子檔案的收集和管理。針對科研項目活動中生成的電子文檔，要建立相關的審批、提交和歸檔等管理制度，通過計算機網絡和管理軟件進行傳輸、歸檔和存儲。

（二）開展檔案數字化建設。利用目前市場上多種多樣的文本和圖像處理系統將大量文本文件和圖像文件快速錄入，存入計算機或磁盤形成電子化檔案，逐步把文本檔案向電子化文檔轉化。對已存在電子形式的文檔，進行整理、歸類、建立索引，以磁盤形式保存。

（三）建立檔案數據庫。將所有電子化檔案數據分類納入各分數據庫管理（例如項目管理、設計文檔等），歸檔掃描的影像數據。

（四）加強網絡建設，實現檔案資料的網絡共享。通過已建立的完備的網絡基礎，實現跨部門資源共享的檔案管理。

八、結束語

科研項目檔案的收集是一項系統工程，只有收集到完整、準確、系統的科研文件材料，才能為項目檔案的整理歸檔工作打下夯實的基礎，才能保證順利通過檔案專項驗收，最終實現科研成果經濟效益和社會效益的最大化，因此，做好科研項目檔案的管理工作應從加強收集開始。

參考文獻

[1] 國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范（DA/T28-2002）

[2] 屠躍明 《中國科學院科研項目文件檔案管理的實踐與探索》