關于中職學校檔案管理的現代化建設的若干思考與研究

任麗麗

摘 要：學校檔案充分體現了學校教學質量以及管理水平，里面包含著對學校工作與教學活動的實際情況以及發展過程的詳細記錄。加強管理學校檔案工作，不僅能夠將學校工作效率不斷提高，而且對于教育教學的改革也具有重要的現實意義。當前，中職學校應與時俱進，加強檔案管理現代化建設力度，增強檔案管理工作水平。本文首先指出了中職學校檔案管理工作現狀，其次制定了加強中職學校檔案管理工作現代化建設的具體途徑。

關鍵詞：中職學校；檔案管理；現代化建設

0引言

現階段，隨著社會的快速發展，中職院校不僅面臨著巨大的變革，而且，在中職學校工作中占有核心部分的檔案工作也不同程度上面臨著嚴峻的挑戰，怎樣適應新形勢，推動中職學校檔案工作朝著現代化方向發展？筆者根據自己的經驗，對中職學校檔案管理工作進行了一番分析與探討。

1.中職學校檔案管理工作現狀

1.1缺乏一批素質高的檔案管理者

當前，中職學校檔案管理工作人員缺乏，現有的檔案管理人員的業務水平有待進一步提高。有的中職學校從事檔案管理工作的人員只有一個，并且，還是臨時安排的。再有，部分負責檔案管理工作的人員上崗前沒有經過任何的相關培訓或者不是檔案專業出身，對于檔案管理業務知識了解的不充分，并且，他們的業務水平有待進一步提高，未系統性的對檔案員進行培訓，無論是在對檔案工作的分類、整理，還是在保管、利用等方面均缺乏熟練度，難以實現檔案工作的規范化。

1.2檔案信息載體結構過于單一

當前，有的中職學校的檔案室所采用的管理方式十分的滯后，更有甚者仍沿用著手工操作，在對文件進行立卷歸檔后，檔案人員還應對其予以相應的加工，比如進行調整、編目。這樣的機械手工抄寫，不僅勞動強度大、速度慢、時間長，而且對檔案的處理速度也造成了極大的限制。這一管理模式最終將導致檔案管理人員沒有多余的時間與精力來利用和開發部分價值高的檔案資料，關于檔案的查閱，也由于管理方式不先進，案卷經常發生調動，致使出現了嚴重的磨損現象，并且實際檢索速度慢，查找精準度低下。

1.3收集的資料不夠完整

學校外出參加會議的人員在會議結束后未將會議文件及時的交給檔案員進行歸檔，而檔案員對學校外派人員參加會議的實際情況缺乏必要的了解，致使會議文件難以第一時間進行歸檔。另外，有部分教育者反對教學檔案歸檔，認為教案、自編講義等教學材料是自己課堂教學中取得的成果，應該是私有財產，如果進行歸檔，那么，就會變成公有財產，將個人取得的成績全部抹殺，而且，再利用時，還需辦理繁瑣的借用手續，由自己保管不僅放心，而且用時方便。

2.加強中職學校檔案管理工作現代化建設的具體途徑

2.1科學配備檔案人員

為了防止部分奠基性材料損壞或者丟失，應要求學校教學檔案進行集中式的保存與科學管理，首先，委派一名思想好、工作負責、熟知職教辦學規律、業務水平與政治素質高的人員擔任此項工作，構建完善的檔案管理制度、查閱制度、資料報關保密制度以及崗位責任制，始終遵循著相關規章制度；其次，要想將檔案水平以及管理質量進一步提高，就需加強硬件建設力度；設置一個專門的檔案室，教學檔案分別劃分為文書類、教學類、學籍類、聲類，同時，還要具有防火、防潮、防鼠咬、防盜、防光、防蟲功能，以保證檔案材料的安全性、用時便捷、管理規范性。

2.2實行檔案信息化建設，提升現代化管理水平

檔案信息化建設已經成為了社會信息化發展過程中必不可缺的內容，更是學校檔案工作朝著現代化方向邁進的必經途徑。一方面，樹立適應新形勢的觀念，也就是將中職學校檔案作為核心信息資源的觀念；另一方面，實際管理過程中應與時代同步，樹立起中職學校檔案管理新理念，編制出完善的和現代化管理要求相符的管理體系以及運行機制。另外，實現技術的現代化，也就是說，充分利用先進的計算機、傳真機以及信息檢索終端等諸多的先進辦公設施，對檔案信息資料進行全面收集、有效處理、科學傳遞，從而將檔案實際服務質量不斷提升。

2.3做好檔案收集整理工作，加強管理

中職學校檔案工作應始終遵循著以我為主的立卷歸檔原則，對本單位中的文件材料、開展公務活動時形成的核心會議材料、勞動工資等諸多的材料加以及時收集。在收集完文件材料后，應結合不同的門類以及載體按照年度、類別分別進行整理與歸檔。另外，嚴格根據檔案管理的要求，重視檔案的收集、整理、鑒定以及保管等環節，努力抓好檔案的編目、檢索、編研工作，構建完善的檢索體系、檔案文件匯編等一系列的參考資料，以滿足檔案工作的實際需求。

2.4提供服務，開發利用

在開發利用學校檔案信息資源時，應始終遵循著相關規章制度辦事，樹立良好的服務態度，增強服務質量水平。不斷提高學校檔案室的服務功能，積極的開發它的教育功能，將檔案從之前的以藏為主朝著以開發利用為主方向上轉變。確保檔案檢索工具的完善性，匯編諸多的能夠將學校特色全面反映的利用價值高的編研材料，采用先進的多媒體手段輔助檔案管理，以使管理方法呈現出科學化、管理機構呈現出高效化、檔案工作呈現出標準化，進一步推動檔案管理現代化建設步伐，讓檔案信息資源良好的服務于教育教學。

2.5依法治檔，建章立制

中職學校檔案管理工作應始終堅持著依法治檔，全面實現檔案管理制度化。隨著社會的快速發展，對從事檔案工作的人員業務知識、科學知識、管理操作能力等諸多方面的要求越來越高，檔案事業要想持續健康的發展，就必須以依法治檔為核心。唯有檔案管理呈現出制度化特點，檔案管理工作具有的功能作用才會得到全面的發揮。

3.結論

綜上所述可知，當前，隨著社會的快速發展與科技進步，中職學校應充分利用先進的計算機技術，將檔案工作者的業務素質與技能全面提高，采用現代化的管理手段，不斷增強檔案管理工作效率及其質量，從而實現中職學校檔案現代化管理目標。

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