淺述基層醫(yī)院如何建立和管理衛(wèi)生技術(shù)人員技術(shù)檔案

謝雄英

摘 要：衛(wèi)生技術(shù)人員技術(shù)檔案是衛(wèi)生技術(shù)人員（以下稱衛(wèi)技人員）在醫(yī)療活動中形成的具有保存價值的歷史記錄，是醫(yī)院的重要信息來源也是醫(yī)院檔案的重要組成部分。醫(yī)院管理者通過個人技術(shù)檔案較好的了解衛(wèi)技人員的從業(yè)經(jīng)歷、工作能力、專業(yè)技術(shù)水平、科研教學(xué)成果等情況，從而對他們作出比較客觀的評價，為醫(yī)院的人才培養(yǎng)、職稱評定、人力資源調(diào)配、選拔使用提供依據(jù)。因此，醫(yī)院要加強(qiáng)衛(wèi)技人員技術(shù)檔案的管理，不斷提高醫(yī)院管理水平。

關(guān)鍵詞：基層醫(yī)院；建立；管理；衛(wèi)生技術(shù)檔案

在醫(yī)院的檔案管理體系中，涉及衛(wèi)技人員個人的檔案包括個人技術(shù)檔案、文書檔案和人事檔案，衛(wèi)技人員技術(shù)檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，建立健全衛(wèi)生技術(shù)檔案，加強(qiáng)對衛(wèi)生技術(shù)檔案的管理，對完善醫(yī)院檔案管理體系和加強(qiáng)衛(wèi)生技術(shù)人才隊(duì)伍建設(shè)有著十分重要的意義。本人管理檔案多年親手接收一些基層醫(yī)院調(diào)入的技術(shù)檔案，發(fā)現(xiàn)部分醫(yī)院技術(shù)檔案內(nèi)容過于簡單只有幾張證書復(fù)印件，一些醫(yī)院把技術(shù)檔案跟人事檔案混裝在一起，分不清哪些材料該放在人事檔案哪些應(yīng)放入技術(shù)檔案，個別醫(yī)院甚至沒有建立技術(shù)檔案。本文就所在單位建立和管理衛(wèi)生技術(shù)檔案情況作一些介紹，希望對基層醫(yī)院的同志有所幫助。

1 衛(wèi)技人員技術(shù)檔案的建立包括原始材料的收集、整理和歸檔等環(huán)節(jié)

1.1 原始材料的收集

檔案收集工作是檔案工作的重要環(huán)節(jié)。收集工作質(zhì)量的高低直接影響到檔案的整理、鑒定和利用等工作。首先要明確建立檔案的內(nèi)容，根據(jù)醫(yī)院管理的需要，我院衛(wèi)生技術(shù)個人檔案主要包括以下材料：1個人的基本信息情況，包括本人的姓名、性別、身份證號、參加工作時間等，2參加學(xué)術(shù)團(tuán)體情況，3個人工作簡歷情況，4崗位培訓(xùn)情況，5外出學(xué)習(xí)、會議交流、進(jìn)修、在職繼續(xù)教育情況，6個人業(yè)務(wù)講課情況，7個人科研、發(fā)表論文情況，8個人繼續(xù)教育學(xué)分記錄，9個人獎懲記錄，10個人身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、執(zhí)業(yè)證、資格證、職稱證復(fù)印件。根據(jù)以上檔案內(nèi)容確定收集方向和方法：

1.個人基本情況表由管理技術(shù)檔案的部門填寫，一些信息比如參加工作時間要認(rèn)真地與人事部門核對，確保準(zhǔn)確無誤；

2.參加學(xué)術(shù)團(tuán)體情況主要向本人收集，收集參加學(xué)術(shù)團(tuán)體的有關(guān)證明、證書復(fù)印件，然后制作表格統(tǒng)一匯總；

3.個人工作簡歷由本人填寫，與人事部門進(jìn)行核實(shí)；

4.崗位培訓(xùn)情況主要是參加本單位組織的理論、操作培訓(xùn)及考試記錄，理論有法律法規(guī)、制度、常規(guī)、三基理論培訓(xùn)考試記錄，技術(shù)操作培訓(xùn)考核記錄含基礎(chǔ)操作、專科操作、中醫(yī)操作、急救技能操作等，以上材料通過主管部門即醫(yī)務(wù)部、護(hù)理部收集并進(jìn)行匯總成表格形式保存；

5.外出學(xué)習(xí)、交流、進(jìn)修及繼續(xù)教育情況主要由本人提供學(xué)習(xí)進(jìn)修結(jié)業(yè)證書、學(xué)分證復(fù)印件，有一些可以通過主管部門提供；

6. 個人業(yè)務(wù)講課情況。因?yàn)闃I(yè)務(wù)講課是由醫(yī)務(wù)部、護(hù)理部安排，主要由以上二個部門提供，包括講課的時間、地點(diǎn)、內(nèi)容、課件；

7.個人科研、發(fā)表論文情況。包括課題立項(xiàng)申請書、結(jié)題報(bào)告成果鑒定證書等復(fù)印件，凡在報(bào)刊上公開發(fā)表的論文所提供的復(fù)印件必須有書刊的封面和目錄，以保持其真實(shí)性；

8. 個人繼續(xù)教育學(xué)分記錄由本人提供學(xué)分證復(fù)印件；

9. 個人獎懲記錄。各類榮譽(yù)證書復(fù)印件包括各級各類的優(yōu)秀、先進(jìn)和處罰決定等；

10.個人身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、執(zhí)業(yè)證、資格證、職稱證復(fù)印件由本人提供。

由于以上材料一部份通過醫(yī)院辦公室、人事、醫(yī)務(wù)、護(hù)理等部門收集，一部分要通過向本人收集，因此，在建立檔案之前要在全院范圍內(nèi)進(jìn)行宣傳，使從院領(lǐng)導(dǎo)到一般專業(yè)技術(shù)人員都知曉建立健全技術(shù)檔案的重要性和必要性，爭取大家的支持和配合，及時上交檔案材料。另外，由于檔案材料產(chǎn)生是持續(xù)不斷的，檔案管理者要有敏銳性，掌握材料產(chǎn)生的時間和規(guī)律，事前要溝通、事后要介入，做到隨時收集、定期收集相結(jié)合，保持材料收集的持續(xù)有效。

1.2 整理與歸檔

定期整理歸檔。對隨時收集的原始材料進(jìn)行分類、組合分別裝入臨時檔案盒，季度或半年一次對臨時檔案盒里收集的材料，按規(guī)范進(jìn)行裁切、裱糊、折疊。整理完畢后采取檔案盒一人一盒的方式，按編好的目錄順序裝盒放好，盒子封面貼上姓名、職稱、所在科室等基本信息，然后按專業(yè)中醫(yī)、西醫(yī)、藥劑、檢驗(yàn)分科室從高職稱到底職稱排列上架存放。

2 管理和利用

技術(shù)檔案的管理除做好收集、整理、歸檔基礎(chǔ)工作外，更重要的是要建章立制，從制度上管理，建立完善衛(wèi)生技術(shù)檔案管理制度，是醫(yī)院一項(xiàng)重要管理工作，我院衛(wèi)生技術(shù)個人檔案分別由醫(yī)務(wù)部、護(hù)理部進(jìn)行管理，其中醫(yī)、藥、技由醫(yī)務(wù)部管理，護(hù)理專業(yè)由護(hù)理部管理。目前，我院建立有《衛(wèi)生技術(shù)人員技術(shù)檔案管理制度》、《衛(wèi)生技術(shù)人員技術(shù)檔案借閱制度》、《衛(wèi)生技術(shù)人員技術(shù)檔案傳遞制度》等制度，對檔案管理、查借閱、傳遞都有明確規(guī)定和要求。

由于衛(wèi)生技術(shù)個人檔案是衛(wèi)技人員業(yè)務(wù)水平和工作能力以及履行崗位職責(zé)的真實(shí)記錄，它對衛(wèi)技人員的考核評價、職稱晉升、崗位聘用、選拔任用都有著重要意義。一是醫(yī)院重要的信息資源，它為醫(yī)院管理層對衛(wèi)技人員的合理調(diào)配、人才資源的合理利用提供依據(jù)，進(jìn)而為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)；二是它可以幫助醫(yī)院全面、動態(tài)地掌握衛(wèi)生技術(shù)隊(duì)伍情況，從而有針對性采取措施，加強(qiáng)衛(wèi)生技術(shù)隊(duì)伍建設(shè)，提高醫(yī)療服務(wù)水平。三是職稱評定的依據(jù)，技術(shù)檔案有反映個人技術(shù)水平的大量信息比如學(xué)術(shù)論文、科研成果、帶教情況等，使評定工作有依據(jù)有說服力，更加公平、公開、透明；四是具有較高的學(xué)術(shù)參考價值，收集大量高水平論文、技術(shù)成果和科研，為眾多衛(wèi)技人員和社會提供學(xué)術(shù)信息。

3 一些體會

我院衛(wèi)生技術(shù)檔案的建立，為加強(qiáng)衛(wèi)生技術(shù)隊(duì)伍建設(shè)，提高醫(yī)療服務(wù)水平發(fā)揮了重要作用，但從實(shí)際管理情況來看，仍存在一些困難和問題，比如檔案意識不強(qiáng)、檔案內(nèi)容不夠完善、管理信息化程度不高、管理手段落后、檔案收集不及時不完整等等。針對這些問題，在今后的工作中，我們要強(qiáng)化個人技術(shù)檔案管理理念，把文書檔案、人事檔案、技術(shù)檔案擺在同等重要位置看待。根據(jù)形勢發(fā)展變化進(jìn)一步完善技術(shù)檔案內(nèi)容，改變重定量評價輕定性評價，比如增加醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考評、綜合技能評價等定性評價內(nèi)容。積極推進(jìn)檔案信息化管理進(jìn)程，研究開發(fā)技術(shù)檔案軟件，改變目前人工操作繁鎖、工作量大、人工查找費(fèi)時費(fèi)力現(xiàn)狀。同時，檔案管理者要增強(qiáng)責(zé)任感，端正工作態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，及時收集整理歸檔檔案材料，確保檔案資料的完整性和連續(xù)性。

參考文獻(xiàn)

[1] 李艷.醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)檔案管理與利用芻議[J]，中國醫(yī)學(xué)創(chuàng)新，2012，9（25）：146—147