淺談檔案管理的發(fā)展趨勢

方芳 趙芳雪

摘 要：近年來，隨著國內(nèi)社會經(jīng)濟的快速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進步，信息化在各行業(yè)的應(yīng)用與發(fā)展速度非常的快，尤其是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及存儲技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的迅猛發(fā)展，使得以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐的檔案管理信息化發(fā)展面臨新的機遇與挑戰(zhàn)，。檔案作為記錄信息的有效載體，由于其具備其他任何領(lǐng)域均不具備的歷史記錄、啟迪未來等功能，因此更應(yīng)當(dāng)實行信息化。本文將對檔案管理信息化的相關(guān)內(nèi)容進行分析，并在此基礎(chǔ)上就檔案管理未來發(fā)展趨勢及信息化發(fā)展策略，談一下自己的觀點和認(rèn)識，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；發(fā)展趨勢；研究

所謂檔案管理信息化，實際上就是在充分利用現(xiàn)代計算機及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，以大型的數(shù)據(jù)庫管理為基礎(chǔ)，通過先進的通信技術(shù)應(yīng)用創(chuàng)建高度集成化的現(xiàn)代管理系統(tǒng)。信息化技術(shù)在當(dāng)前國內(nèi)檔案管理工作中的應(yīng)用非常的廣泛，而且效果非常的好，信息化必將成為檔案管理的主流發(fā)展趨勢。

1 檔案管理信息化認(rèn)識

首先，檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化。檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化是檔案實體管理實現(xiàn)信息管理過程中不可或缺的業(yè)務(wù)規(guī)范以及相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。從實踐來看，該標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門進行制定、統(tǒng)一施行。對于檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化而言，其主要有檔案信息采集、檔案信息存貯、檔案信息管理以及檔案信息網(wǎng)絡(luò)和檔案信息管理軟件等五個方面的標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容。

其次，電子檔案特性。信息化檔案管理工作中，可以促使檔案信息檢索查詢、實施利用等更加的方便與快捷，對于實現(xiàn)檔案信息及相關(guān)資源的有效共享具有非常重要的作用。就檔案信息數(shù)字化而言，其主要包括以下幾個方面的內(nèi)容：檔案目錄、檔案編研成果、檔案全文等數(shù)字化，同時還包括檔案實體圖片化，在此過程中，檔案全文數(shù)字化是整個檔案管理工作數(shù)字化的關(guān)鍵所在。

最后，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。將檔案資源信息實施數(shù)字化處理以后，利用局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，建立一個高效合理的檔案信息網(wǎng)站，以供公眾檔案信息查詢以及相關(guān)資源信息的有效共享，并在此基礎(chǔ)上有效實現(xiàn)檔案信息管理的開放性、交互性以及社會化利用等。實踐中可以看到，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化本文的優(yōu)勢非常的明顯，不僅可以促使檔案資源成信息為社會公共共享資源和財富，而且還可以實現(xiàn)不同空間多用戶受益的同步性，這在很大程度上有效的提高了檔案信息服務(wù)質(zhì)量和效率。

2 檔案管理信息化發(fā)展策略

對于各單位而言，檔案是不可或缺的信息資源，因此檔案管理工作顯得特別重要。近年來，隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理理念和模式已經(jīng)不能有效適應(yīng)時代發(fā)展的需要，而是應(yīng)當(dāng)將計算機網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)融入到檔案管理工作之中，信息化將成為檔案管理的未來發(fā)展主流趨勢。但需要注意的是檔案管理工作中存在著很多的問題和影響因素，要想實現(xiàn)信息化的全面發(fā)展，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真做好以下幾個方面的工作：

2.1 轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立信息化管理意識

在當(dāng)前新的形勢下，檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了非常大的變化，無論是管理理念，還是管理模式，都有了新的發(fā)展變化，即朝著信息化方向發(fā)展。基于此，檔案管理人員一定要與時俱進，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，樹立檔案信息化管理意識，這對于全面推進檔案管理信息化建設(shè)，具有非常重要的作用。對于檔案管理人員而言，其作為檔案信息化建設(shè)、實施過程中的中堅力量，其個人的思想觀念和管理意識直接決定著整個檔案信息化建設(shè)成功與否，因此只有加強檔案信息化管理，提高管理人員的綜合素質(zhì)，才能樹立信息化管理意識，才能認(rèn)識到信息化在檔案管理中應(yīng)用的重要性和必要性，這是檔案管理信息化發(fā)展的思想基礎(chǔ)。

2.2 制定信息化發(fā)展目標(biāo)，并嚴(yán)格執(zhí)行

實踐中，應(yīng)當(dāng)堅持長期與近期目標(biāo)有機結(jié)合的原則，嚴(yán)格按照總體要求和部署，以“科學(xué)、實用以及適用為基本原則，對長期、近期信息化建設(shè)目標(biāo)進行確定。對于長期目標(biāo)而言，應(yīng)當(dāng)站在制高點上，對全盤進行考慮與分析，確保質(zhì)量、統(tǒng)一性，并且為信息化建設(shè)的發(fā)展留下兼容、再擴充富余空間，以免走回頭路，浪費資源。對于近期目標(biāo)而言，應(yīng)當(dāng)注重其實用價值和可行性。在基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化要求對檔案資料進行有效的整理，做好電子計算機著錄、標(biāo)引等方面的工作，即將具體工作做細(xì)、做全，不能馬虎、盲目。比如，檔案館藏工作中，應(yīng)當(dāng)按照“先重點、后一般”原則，對當(dāng)前館藏全面分析后，對有重要價值的一些檔案先采取數(shù)字化處理措施。并借此機會對庫藏檔案實施全面的清理和規(guī)整，對已失去價值的館藏資料按要求進行銷毀，以免重復(fù)勞動，這也是實施信息化的客觀要求。

2.3 信息化建設(shè)過程中的系統(tǒng)軟件與硬件設(shè)備統(tǒng)一管理

調(diào)查顯示，當(dāng)前國內(nèi)檔案管理各部門之間存在著各自為政現(xiàn)象，信息化手段以及軟硬件設(shè)備不統(tǒng)一，導(dǎo)致很多數(shù)據(jù)信息之間存在著不兼容問題，著在很大程度上給檔案管理信息化工作帶來了障礙。因此，實踐中我們應(yīng)當(dāng)結(jié)合實際情況，配備專業(yè)、統(tǒng)一的數(shù)宇化設(shè)備，實現(xiàn)字符識別，以及自動轉(zhuǎn)化和編目、檢索，并在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)自動全文存儲、上載以及輔助立卷，自動標(biāo)引、文檔一體化管理等。只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號，統(tǒng)一規(guī)格的計算機軟硬件設(shè)備，才能為檔案管理信息化的實現(xiàn)提供保障。

2.4 檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)制定

檔案信息化建設(shè)的主要目的在于確保用戶可以高效、快捷以及簡易獲取檔案數(shù)據(jù)庫信息數(shù)據(jù)，因此檔案數(shù)據(jù)庫信息存儲、呈現(xiàn)應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)符合檔案各項標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容、編號以及分類和案卷目錄編制，不同的項目都應(yīng)當(dāng)實施標(biāo)準(zhǔn)化，符合標(biāo)準(zhǔn)之規(guī)定和要求。同時，還要從根本上避免傳統(tǒng)檔案信息資源重復(fù)開發(fā)與應(yīng)用問題，從而為檔案信息化資源的有效共享奠定堅實的基礎(chǔ)。

3 結(jié)語

總而言之，較之于傳統(tǒng)的檔案管理而言，信息化檔案管理可促進檔案信息資源的有效開發(fā)與應(yīng)用，為社會提供更多的資源和服務(wù)。因此實踐中應(yīng)當(dāng)加強重視和信息化建設(shè)，只有這樣才能確保檔案管理信息化建設(shè)的快速發(fā)展。

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作者簡介

方芳（1961-），女，黑龍江省木蘭縣，本科，館員，研究方向：檔案。