人事檔案管理工作的幾點思考

摘 要：人事檔案管理工作是組織人事部門培養人才、發現人才、重用人才的重要依據，人事檔案是考察和了解干部的重要依據，是考證個人歷史和澄清問題的憑證。本文就如何強化人事檔案管理意識，建立健全科學、合理的人事檔案管理制度，如何加強人事檔案管理工作的信息化建設對當代人事管理工作提出了更高的要求。

關鍵詞：人事檔案管理；思考

1 人事檔案管理工作的必要性

1.1 人事檔案為開發和使用人才提供信息

人事檔案工作與人才培養，對組織人事部門來講，已經提到了重要地位。組織人事部門把培養人才、發現人才、重用人才列為重中之重，更加明確了用人事檔案來培養、發現、使用人才工作機制。人事檔案以它獨特的方式記載個人成長過程，是印記史實的信息依據。作為人才信息縮影的人事檔案，為組織人事部門進行人才預測、人才培養、制定計劃提供信息，充分顯示出人事檔案工作在人才培養工作中重要和突出的地位和作用。

1.2 人事檔案是考察和了解干部的重要依據

要合理使用人，就要了解人，做到知人善任。真正做到知人，就要全面地、歷史地了解人。除從組織上直接考核外，還必須查閱人事檔案，從德、能、勤、績等方面進行了解，不但要了解觀在，還要了解其過去，從中發現有用人才，以利于在干部使用上把思想品德好、有領導能力，理論水平、業務水平高的優秀人才安排在重要崗位上，以充分發揮其聰明才智。人事檔案是反映干部個人歷史的見證材料，內容真實可靠，是各級組織人事部門考察了解干部和選人用人的重要依據。

1.3 人事檔案是考證個人歷史和澄清問題的憑證

人事檔案是歷史的真憑實據，有法律效用。作為個人檔案，它忠實地反映了個人的生平業績，是個人身份的象征。特別為落實個人政策、平反冤假錯案、調整工資、改善生活待遇、確定更改參加工作時間，解決個人歷史遺留問題等工作，提供了可靠的線索和憑證，是組織上了解和處理問題的佐證，這一作為已被越來越多的人所認識利用，并從中受益。

2 人事檔案管理工作存在的問題

2.1 人事檔案管理機制不健全

人才引進和輸出不規范，造成人事檔案管理混亂。其原因：一是部分單位領導對新時期的人事檔案管理認識模糊，重視不夠，認為人事部門把人員招進來工作就行了，什么檔案不檔案都不重要。二是引進人才的職能部門辦事敷衍，只要是檔案，不管材料齊不齊全，拿回來就行了。三是當事人為“跳槽”滿足個人需要“棄檔而走”“人檔分離”，把檔案留在原單位保存，再也不來過問自己檔案的事情了。

2.2 人事檔案內容缺乏統一性

人事檔案內容比較廣泛，需要填寫的表冊很多，有時產生一表與另一表內容不相符現象，有時甚至連重要的出生日期、參加工作時間、入黨團時間等內容都填寫不一致。再比如“職務”一欄，有時填寫行政職務，有時填寫黨務職務，造成這種情況的原因，一是填寫人沒有認真對待，在填寫檔案材料時不嚴肅認真，填寫的檔案材料內容前后不一致造成檔案內容不詳實。二是人事部門在積累檔案和接收人事檔案過程中，沒有有效的監督機制，人為地給人事檔案管理工作帶來了不必要的麻煩，這些都對人事檔案工作存在著嚴重的影響。

2.3 人事檔案管理的科學化、信息化程度不高

隨著技術手段的不斷更新，人事擋案信息管理系統已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，有的單位只是把個人信息、檔案目錄輸入微機、資料檢索等仍習慣用手工操作，無紙化全文掃描閱檔基本沒有實施，重管理、輕服務。方法煩瑣，不易操作，反應較慢，信息化、現代化管理水平不高，這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

3 完善人事檔案管理工作的對策

3.1 強化人事檔案管理意識

人事檔案是黨和國家的寶貴財富。人事檔案管理工作是我們日常人力資源管理工作不可缺少的重要組成部分。在實際工作中單位領導應提高認識，把人事檔案工作提上議事日程，對人事檔案工作要足夠重視和支持，對人事檔案工作存在的問題及時解決。各級領導和人事檔案管理人員要認清形勢、更新觀念，深入進行人事檔案管理工作，滿足現代人力資源管理工作的需要。人事檔案管理人員要熱愛這份工作，努力學習業務知識，提高對工作重要性認識。做好人事檔案管理工作，為職工服務。

3.2 建立健全科學、合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理工作中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須進行改革，改掉舊的傳統的人事檔案管理制度，及時建立新的更為科學合理的人事檔案管理制度，完善管理辦法，加強規章制度的落實，不斷修改人事檔案管理措施，打破舊的觀念，積極地做好新時期人事檔案材料的收集、整理、歸檔工作，使人事檔案管理工作發展到一個新的水平。

3.3 提升人事檔案管理人員的素質

人事檔案管理工作的順利開展離不開高素質的人力資源。人事檔案管理從業人員素質的提高，管理風險意識的加強，可以有效地控制檔案管理風險的出現，使人事檔案管理工作得以順利開展。各單位都要重視全面提高檔案管理人員素質，從現有的從業人員出發，充分利用教育、科研機構的力量，針對我國人事檔案管理發展的需要開設相應的課程，讓工作人員脫產進修，增進技能，單位也可有計劃地開展多層次、多形式的業務、技能培訓，增加工作人員的專業知識。對一些管理人員，應加強他們的學歷教育，增強他們的理論知識，提高管理能力的同時，要面向社會公開招聘歷史、計算機等專業人才，積極為錄用人才提供必要的條件，使其能安心工作并作出應有的貢獻。

3.4 完善鑒別能力，確保檔案材料的完整真實

按照中共中央組織部《干部檔案整理工作細則》的精神，人事檔案管理部門要建立定期整理、集中整理與經常整理相結合，以經常性整理為主的工作制度，要增強檔案人員的責任心。對每卷檔案要認真鑒別，做到不經審查的材料不歸檔、手續不全的材料不歸檔、內容不實的檔案不歸檔。杜絕不正之風，只有這樣才能維護人事檔案材料的完整真實。

3.5 加強人事檔案管理工作的信息化建設

為了深化人事檔案信息資源的開發利用，提高檔案利用效率，要建立人事檔案全文數據庫，實施人事檔案動態管理。利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入微機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據化形式并存，利用人可根據需要，通過電腦查閱有關內容。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質量，從而實現人事檔案信息化，現代化管理。同時，要加大資金投入，配備先進計算機管理設備，為人才的脫穎而出創造良好的外部環境，不斷培養造就一支現代化的檔案管理隊伍。

參考文獻

[1]劉琴 人事制度改革對人事檔案管理的影響[J]檔案學通訊 2005 （5）

[2]任勝云 范利 從現代人力資源管理看人事檔案管理工作[J]云南檔案2009 （7）

作者簡介

睢壯，男，本科，檔案館員。