社會保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新

鄭建華

隨著我國經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，我區(qū)社會保險(xiǎn)的參保數(shù)逐步增加，社會保險(xiǎn)檔案管理也將面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，因此做好社會保險(xiǎn)檔案管理的根本點(diǎn)是加強(qiáng)創(chuàng)新。

1 社會保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1 社會保險(xiǎn)的參保人數(shù)增長迅速

我區(qū)社會保險(xiǎn)的參保數(shù)，增長迅速。2009年底，全國參加城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)人數(shù)為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的農(nóng)民工人數(shù)為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據(jù)《國家人權(quán)行動計(jì)劃（2011-2012年）》指出，到2012年，中國城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)參保人數(shù)超過2.23億，基本醫(yī)療保險(xiǎn)參保人數(shù)超過4億，失業(yè)保險(xiǎn)參保人數(shù)超過1.2億，工傷保險(xiǎn)參保人數(shù)超過1.4億，生育保險(xiǎn)參保人數(shù)超過1億。參加農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)和企業(yè)年金的人數(shù)逐年增長。可見，我區(qū)社會保險(xiǎn)檔案與日俱增，社會的發(fā)展對社會保險(xiǎn)檔案的要求也在提高，需要對社會保險(xiǎn)檔案進(jìn)一步創(chuàng)新。

1.2 負(fù)責(zé)社會保險(xiǎn)檔案管理的部門分散

公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理。具體情況是：社保中心管理著養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會救助、社會福利、社會優(yōu)撫、城市最低生活保障金；商業(yè)保險(xiǎn)公司管理著公民個人補(bǔ)充保障的一系列保險(xiǎn)金。由于管理機(jī)構(gòu)分散、不集中，使人們在利用公民個人社保檔案時，存在著許多不便。例如，我們?nèi)绻枰私夤駛€人就業(yè)及保險(xiǎn)金交納情況，需要到幾個不同的管理機(jī)構(gòu)去了解，這樣就給公民個人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便；而且這種分散的管理，使整個社會保障體系出現(xiàn)了許多漏洞。

1.3 社會保險(xiǎn)的經(jīng)辦效率和范圍需要擴(kuò)大

社會保險(xiǎn)覆蓋范圍不斷擴(kuò)大，經(jīng)辦管理效率也越來越引起人們的關(guān)注。近年來伴隨著生活中網(wǎng)絡(luò)的普及和對稅務(wù)、銀行等網(wǎng)上業(yè)務(wù)的接受，熱切期待社會保險(xiǎn)經(jīng)辦業(yè)務(wù)網(wǎng)際申報(bào)模式的實(shí)現(xiàn)，而傳統(tǒng)性紙質(zhì)檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續(xù)、便捷服務(wù)的利益訴求，因而我們應(yīng)從社會保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度認(rèn)知社會保險(xiǎn)檔案管理問題，再繼續(xù)討論介質(zhì)原始性問題顯然已是過去時了。現(xiàn)今解決檔案數(shù)字化的關(guān)鍵是討論如何確保數(shù)據(jù)歸檔前后原始性認(rèn)證和原始性保證問題。

2 我國社會保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)存在的問題

2.1 對社會保險(xiǎn)檔案管理工作不夠重視

由于社會保險(xiǎn)檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險(xiǎn)工作的重點(diǎn)都集中在擴(kuò)大基本社會保險(xiǎn)的覆蓋面，強(qiáng)化社會保險(xiǎn)基金的征繳和確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金按時足額發(fā)放等方面，忽視了社會保險(xiǎn)檔案管理，使社會保險(xiǎn)檔案管理工作處于無序狀態(tài)，其作用無法得到充分發(fā)揮。

2.2 社會保險(xiǎn)檔案管理體制不規(guī)范

由于目前的社會保險(xiǎn)檔案管理制度缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，造成歸檔范圍不明確，社會保險(xiǎn)文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現(xiàn)象時有發(fā)生，嚴(yán)重影響社會保險(xiǎn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。社會保險(xiǎn)檔案專職人員難落實(shí)。有些社會保險(xiǎn)部門檔案機(jī)構(gòu)不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時抽調(diào)，沒有經(jīng)過專職培訓(xùn)，嚴(yán)重影響社會保險(xiǎn)檔案的質(zhì)量。

2.3 社會保險(xiǎn)檔案存檔的條件差

由于場地限制和經(jīng)費(fèi)不足等問題無法解決，社會保險(xiǎn)檔案管理始終未能列入社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的議事日程，大多數(shù)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)至今未設(shè)立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險(xiǎn)檔案只能由經(jīng)辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會保險(xiǎn)檔案存在諸多安全因素。這種不規(guī)范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經(jīng)辦工作帶來許多不便。

2.4 缺乏專業(yè)社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

社保檔案管理缺乏國家標(biāo)準(zhǔn)，職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項(xiàng)制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等規(guī)定已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的需要，亟須修改。在沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標(biāo)準(zhǔn)，有的地﹑市制定和公布了醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地﹑市則沒有建立相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成社保檔案的各地管理方法不統(tǒng)一。在不同專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。

3 社會保險(xiǎn)檔案管理的解決辦法

3.1 社會保險(xiǎn)檔案人才配備

加強(qiáng)社會保險(xiǎn)檔案人員政治修養(yǎng)與素質(zhì)。熟悉與通透國家政策，與時俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，增強(qiáng)思想意識，掌握管理理論與各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作相結(jié)合的原則，運(yùn)用信息處理技術(shù)深入開發(fā)檔案資源的本領(lǐng)，滿足各層次信息需求，同時維護(hù)檔案的真實(shí)性、可靠性、權(quán)威性與原始性。 提高檔案人員專業(yè)技能。針對新形勢下對社會保險(xiǎn)檔案工作的要求，要有重點(diǎn)、有目的地培養(yǎng)檔案人員知識與技能。 而在新形勢更加需要人事、檔案、計(jì)算機(jī)三位一體復(fù)合型人才，用科學(xué)的思想、組織、方法和手段，對檔案工作進(jìn)行有效的管理，使之獲得最佳的工作效益。

3.2 將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案存檔

社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)出于業(yè)務(wù)辦理需要，會在辦理過程中出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數(shù)字。紙質(zhì)材料保存起來不方便，但是將這些材料進(jìn)行電腦掃描儲存，就可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案工作的實(shí)際需要，可靈活運(yùn)用，如目錄數(shù)據(jù)適宜采用文本錄人；全文數(shù)據(jù)則可以采用圖像掃描錄入；而一些當(dāng)前常用的數(shù)據(jù)可制作成光盤。

3.3 根據(jù)社保檔案類別進(jìn)行分類管理

根據(jù)不同檔案的類型進(jìn)行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應(yīng)針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按社保檔案不同價(jià)值性質(zhì)分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進(jìn)行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據(jù)社會保險(xiǎn)檔案的保存價(jià)值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。

3.4 建立全區(qū)統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng)，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

建立全區(qū)統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎(chǔ)。為適應(yīng)勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設(shè)立檔案卡，并用計(jì)算機(jī)儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全區(qū)設(shè)立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對每個勞動者的情況進(jìn)行追蹤記錄；并建立全區(qū)范圍內(nèi)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預(yù)測，比如退休時可拿到多少養(yǎng)老金，以提高工作的透明度。

3.5 統(tǒng)一公民社保檔案管理號碼，可供查詢

實(shí)行對每個公民發(fā)放社會保障號碼的制度，讓公民個人檔案號碼與本人身份證號碼、勞動保險(xiǎn)號碼統(tǒng)一起來，由區(qū)人力資源和社會保障局負(fù)責(zé)公民個人社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新和統(tǒng)一保管。從發(fā)放的號碼上就可以反映出從什么時候起、在什么地方發(fā)的，便于記錄公民的工資收入和保障費(fèi)的繳納情況，同時便于投保者本人的查詢。