提高檔案管理意識與利用效率的思考

李唯

四平市鐵西區平西鄉三資代理服務中心將檔案管理工作納入工作計劃，提高檔案管理意識，制定和完善檔案管理工作制度，對各類檔案進行了分類、整理、歸檔，確保檔案管理工作落到實處。設立專職檔案管理工作人員，明確工作職責。實行崗位責任制，并建立考核制度，做到用制度管人管事。提高檔案利用率。努力使平西鄉三資代理服務中心檔案管理工作由保管型向服務型轉變，為基層廣大群眾提供優質服務，不斷提高檔案利用效率，受到了群眾的一致好評。

1 立足“四抓”，切實強化檔案管理工作

一是立足制度抓落實。根據檔案裝訂、登記、查詢、保管、保密、移交等環節，制定符合上級主管部門工作實際的檔案管理制度，強化檔案服務登記記錄，并依照臺賬資料比對考核細則，加強對檔案管理人員的日常考評。

二是立足業務抓管理。將檔案管理充分運用到用地、地籍、信訪、執法及日常公文運轉等實際工作中，全面提升檔案為業務工作服務的綜合水平。

三是立足平時抓質量。對日常工作形成的具有查考利用價值的文件、圖紙、圖表、測算、聲像等文件資料及時整理歸檔，切實把好歸檔資料質量關，階段性工作形成的資料及時裝訂成冊，全年性的工作平時重在整理，年終或次年初裝訂成冊。

四是立足服務抓創新。立足我中心服務宗旨、提高服務管理創新機制與新辦法，再檔案的實際管理和使用過程中充分發揮檔案電子化管理優勢，為了提高檔案調閱、借用查詢工作效率，開發了網絡版的檔案查詢管理系統。我服務中心在標準化檔案室的建設中，打破了以往分類存儲檔案浪費空間的老做法，采用科學化、集約化的管理模式，將所有檔案編號入盒，按順序入柜，極大的節省了檔案柜空間，實現了科學化、精細化的管理要求。同時，為了提高檔案入柜、調閱、借用查詢的效率，自行開發了檔案查詢管理系統，該系統采用B/S模式，使檔案室的管理不受空間限制。系統設置了檔案資料類型、入檔時間、檔案資料所屬時間、檔案盒號、檔案柜號等項目的精確、模糊和區間查詢方式，可以輕松準確的查詢到檔案所在位置。該系統也具有很好的統計功能，同時系統還具有檔案入柜登記和借用登記功能。現代科學技術的廣泛應用不斷提高檔案利用價值，提高工作效率。

2 推進檔案管理規范化、制度化、科學化

我中心結合工作實際，積極采取有效措施，推進檔案管理規范化、制度化、科學化，不斷深化檔案工作在服務中心工作的具體運用和服務作用，全面提升案管中心的服務品質，取得了良好的效果。

一是全面謀劃部署。中心領導高度重視，組織成立了專門的領導小組，將檔案工作與其他工作整體推進，把檔案考評納入年底服務中心的考評范圍內。同時，結合獎懲制度，充分調動本中心人員的主動性與積極性，形成了人人參與檔案規范化建設的良好氛圍。

二是加強學習培訓。在抓好專職檔案工作人員培訓的同時，我中心及時將最新的有關檔案工作的管理規范、要求、歸檔方式對各部門進行專門培訓，使全體工作人員充分認識檔案工作的重要性，對檔案工作熟知熟會，按時、保質、保量交接檔案，做到無縫對接。

三是更新硬軟件設備。按照上級檔案管理工作要求，我中心專門為檔案室購置了電腦、打印機、復印機、傳真機、碎紙機、除濕器等硬件設備，做到文件電子、紙質雙層管理，實現卷卷有登記，使檔案管理軟、硬件水平得到大幅提升。

四是深化管理應用。我中心規范服務檔案借閱制度，做到借時有登記，還時有簽收，防止檔案遺失、錯亂。同時充分發揮檔案的信息資源功效，加強服務檔案為中心業務服務的作用，確保檔案利用率不斷增加，利用內容不斷豐富，有力地推動了服務中心工作的全面發展。

3 進一步完善服務中心檔案管理條件

為進一步完善檔案管理條件，我中心還購置了高規格的防磁柜、除濕機等設施，并為檔案室配備了設備器材和辦公用具、檔案裝具等，從物力和財力上給予了有力的支持和保障。針對原有的文書、會計、專業檔案裝具不夠規范，實物、照片整理不夠全面等問題，中心檔案人員加班加點將2002年以來室藏全部六大類上幾百卷檔案全部重新進行了規范化整理，專設了目錄柜，整齊規范，排列有序，形成了紙質、電子兩套檢索工具，查閱十分方便。

我中心依托上級綜合檔案管理系統，對2002～2013年永久和長期檔案全部進行了數字化錄入存儲，完成了室藏文書（永久和長期）及會計、實物、聲像、基建等所有門類檔案的數字化管理工作，共完成近千件紙質文書檔案的數字化處理，紙質文書檔案數字化上萬頁；還建立了案卷級數據庫條目、文件級及全文數據庫條目，形成了圖像文件和文本文件兩套數據，為用足用活檔案資料提供了快捷通道，實現了室藏文書檔案的電腦檢索查閱，使檔案利用方式從根本上發生了轉變。

4 嚴把“三關”，不斷提升檔案工作質量和服務水平

堅持在健全完善制度上求“全”。在日常工作中收集有關制度及文件并裝訂成冊，使檔案管理工作有章可循，不斷完善、修訂、健全中心干部人事檔案材料的檔案查借閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、轉遞制度、檢查核對制度和送交檔案材料歸檔工作制度等，做到制度上墻、賬簿成冊，為規范干部檔案的管理提供政策依據。建立完善《干部檔案查借閱登記簿》、《接收干部檔案登記簿》、《移交干部檔案材料登記簿》等各種登記簿冊，為干部人事檔案工作更加制度化和規范化奠定堅實基礎。

堅持在執行制度上求“嚴”。要求各單位負責檔案工作的人員嚴格執行收集整理材料工作制度，及時做好檔案材料報送工作；嚴格執行、定期整理檔案工作制度，分批分次對干部人事檔案材料進行歸檔、分類、整理、審核，做到不拖延、不積壓、認真鑒別。注重檔案材料的完整性，本著完整、真實、條理、精練、實用的要求，對檔案中缺少的材料一一登記在冊并進行補齊補全，盡量做到與實際情況同步；注重檔案材料的真實性，抓好檔案審核、轉遞、利用等關鍵環節，及時發現并糾正干部檔案內容失真的問題，維護干部檔案工作的嚴肅性。

堅持在落實責任上求“真”。進一步落實我中心檔案室工作崗位責任制和檔案室工作職責，完善干部檔案材料收集工作的協調機制，建立檔案資料收集責任制，確保形成的材料填寫規范、手續完備、收集齊全、歸檔及時，避免形成新的遺留問題；建立檔案管理人員登記備案制度，確保高標準、高質量地完成干部人事檔案工作任務。