對檔案管理現代化的認識

劉雪松

摘 要：本文指出早期的檔案計算機管理系統存在許多缺陷，提出了如何利用電子文檔及網絡這一更先進的科學技術管理檔案信息，提供遠程服務，從而創新對檔案管理現代化的認識。

關鍵詞：檔案管理；現代化

所謂檔案管理現代化，就是利用現代科學技術來管理檔案。現代科學技術，目前得到世界各國公認的有生物技術、航天技術、新能源技術、海洋技術、信息技術等。其中，信息技術主要指信息的獲取、傳遞和處理。而檔案的知識性和信息性決定了檔案管理的重心是如何最大限度地把檔案的信息.快速、準確、方便地傳輸給利用者，也就是利用現代信息技術的計算機技術來管理檔案信息。這方面的研究遠遠大于用現代化手段對檔案的庫房管理、對檔案載體形態的保護等。

自從認識到檔案管理的重心是檔案信息處理的現代化之后，檔案部門投入了大量的財力、人力，對檔案原件進行加工（著錄、標引），將有關信息存入計算機的存貯設備中，構成了二次檔案信息——機讀檔案信息。

機讀檔案信息實際上是原始檔案目錄，如案卷目錄、案卷文件目錄，或者是檔案中涉及到的人名、房地產等，以數據庫的形式輸入到了計算機的存貯介質上。這樣做充分體現了計算機技術對檔案信息處理的自動化，效率高，以及檢索方便、快捷。但是，這種檔案信息管理方式存在著以下缺陷：

1、數據輸入的周期長。以數據庫形式管理檔案信息是按照一定的數據結構來實現的，數據庫的結構形式決定了人們對檔案信息采集必須格式化、規范化，因而也就加大了檔案信息采集的難度，使數據輸入在量上得不到保證。同時由于數據結構的字段化，使輸入工作只能利用鍵盤一個字段一個字段地敲入計算機接收，即便是手腳麻利的操作員也會因為太多的約束，降低輸入的速度。所以數據施人的周期長是不難理解的。

2、所存信息的利用價值小。這可以從兩個方面來看，（1）由于輸入到計算機中的信息只是檔案的基本特征，比如，標題、人名、責任者、檔號等，當人們檢索到達條信息的時候，還必須到庫房調卷，才能看到具體的內容。因此，這樣的信息也就局限于檔案館的工作人員作檢索調檔的工具，不能直接面對社會，方便廣大利用者o（2）我國檔案館館藏檔案量大，多數檔案保管期限長。因此，檔案信息涉及的年代久遠，大多數的檔案信息等到輸入到數據庫中時，明顯地失去了部分價值。

（三）數據管理軟件不統一。受市場經濟的影響，檔案信息管理軟件到現在可以說是五花八門，上級檔案部門和下級檔案部門各行其是，這就造成檔案信息管理的版本問題、結構問題，以至輸入到計算機中的數據長久地脫離軟件控制，靜悄悄地睡大覺，無人訪問。負責的部門還記著它們，把它們完好的保存著，不負責的部門，前人“輸入”，后人“輸出”。檔案管理現代化也就成了證書上的科研成果。

從近20年對檔案管理現代化研究的結果看，檔案部門還沒有跟上現代步伐，還停留在依賴公眾到檔案館來查問檔案的模式下。那么怎樣才能讓公眾足不出戶就能利用館藏信息呢？這就是我們要對檔案管理現代化再認識、再提高的過程。

現代信息技術的廣泛應用p尤其是電子掃描、網絡技術的應用，為人們創造了神奇的信息輸入方式和一個虛擬的交往世界。人們通過網絡搜索知識、發布信息、開展論談、傳送郵件已經是習以為常，通過掃描，實現快速存貯，加速了現代化的進程。在這種環境下，檔案信息管理如果不跳出狹隘的數據格式的框框，就會成為網絡外的東西，就會由于人們獲取檔案信息不便利，自然的被人們遺棄。在此筆者有一點淺見寫出來，愿與檔案管理人士探討。

（一）改檔案信息“條目”為檔案信息“摘要”

檔案管理現代化在很多部門除建了一個空網站外，主要精力集中在檔案信息條目的采集和錄入上。這樣做的缺陷是顯而易見的。筆者認為，與其對檔案進行條目式的著錄，不如對檔案信息進行主題摘要，即注重“提要項”。其實在國家《檔案著錄規則》中，已經把“提要項”規定了下來等原因，“提要項”從一開始就被人們忽略。現在，有些計算機檔案信息管理系統也設定了“提要項”的位置，但并沒有引起注意，檔案前處理工作也沒有摘錄檔案內容提要。筆者認為，這種狀況不利于檔案信息的現代化管理。所以，從現在起應該加強這方面的考慮和研究。

當然，這其中還有許多問題，比如檔案價值形態的認定、檔案的保密方式、檔案的憑證作用以及檔案管理的經濟效益問題等都是檔案工作者需要深入研究的問題。但是這樣做，檔案的社會文化價值得到了弘揚，反映了檔案管理跟上了時代的步伐，也是檔案工作者應盡的義務。

（二）檔案文獻編纂成果是最好的網站資源

檔案編纂是按照一定的題目對檔案史料進行查選、考定、加工、編排和評介，以出版的方式提供檔案信息。人們常見的各種各樣的檔案史料匯編、全集、選集、書信集以及報刊公布的文件和專題史料，都屬于檔案編纂的成品。這種成品以提供原始材料為職志，因此內容對生產建設、工作查考起著直接的促進和借鑒作用。過去檔案編纂是手工方式，全部材料構造程序完成后交出版社印制成書（冊），然后對社會公布、發行。原始定稿也就成了副本，沒有多大價值，過后只能存檔等待再版印刷，這可能就迢迢無期了。隨著計算機字處理技術的發展，檔案編纂的前期工作基本是在計算機上進行，送出版社也是電子文檔。電子文檔具有可拷貝性，可以反復使用。因此，當它以紙質檔案信息形式在社會上發揮作用的時候，同時也可以以電子文檔的形式掛在網站上或貼在互聯網上發揮作用。所以，檔案文獻編纂成果是最好的網站資源。

曾有學者撰文這樣說：“目前檔案界尤其是檔案業務部門的心態基本上依舊是封閉的……。在利用互聯網向題上，封閉性表現得十分明顯，在大的公共網站上，幾乎見不到檔案方面的信息。”筆者認為該學者只是認為檔案部門的心態封閉，其實他可能還并不了解檔案管理的實際水乎，即檔案部門目前大多現代化管理水平低下，還沒有技術能力進人互聯網。所以，檔案管理現代化的任務根重，很需要檔案工作者用創新的思維進行檔案管理現代化的研究和實踐。對過去和現在檔案管理現代化工作，不能否定，也不能停止，因為它符合我們正在從事的目前檔案管理的水平，與傳統的檔案館內提供檔案利用相一致，就像我們現在有了機讀檔案目錄數據庫檢索系統，卻不丟掉、廢棄手工檢索目錄一樣，都是我們檔案館管理檔案、有效提供利用必不可少的工具，這就避免了在檔案管理現代化研究中，一味地追趕先進技術、不切實際的不良工作作風。

總之，我們對檔案管理現代化的認識是一個漸進的過程，只要我們不懈地努力，善于利用科學技術，檔案管理現代化就一定能上一個新臺階。到有一天，許多朋友說：“我在家里利用了你們館里的檔案信息。”那么，我們的檔案管理才算管得到位，管出了高水平。

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