淺談中職學校檔案管理存在問題及對策分析

路艷

摘 要：中職學校檔案是學校廣大教職工在從事教育活動、教學管理和學生學習等活動中凝聚而成具有保存或參考價值的檔案資料，是從事教育教學活動、學校管理、教科研工作和教育督導評估必不可少的資料。本文就中職學校檔案管理現狀及存在問題分析及如何做好學校檔案管理工作談些看法。

關鍵詞：中職學校；檔案管理；存在問題；對策分析

學校檔案是學校教育教學活動完成后遺留下來的原始材料，它是學校教學成績的記錄，還是學生對教學效果的認同情況記錄。所以，對學校檔案的管理工作，是擺在學校日常工作中的一道難題，也是衡量學校管理水平的重要依據。做好學校檔案的管理工作，對整個學校有著極其重要的意義。

1 中職學校檔案管理的重要性分析

1、對學校檔案管理，有利于學生素質的全面提高。學校檔案是一部活的資料，他不僅能夠掌握學生的原始的基礎資料，還能起到了解學生思想品德、學習狀況的作用。這對培養他們的學習能力和道德水平，有針對性地引導他們樹立正確的人生觀和價值觀，有著重要的作用。

2、對學校檔案的嚴格管理，有利于學校對日常教學經驗的總結。一方面，長時間學校檔案的積累，真實地反映了學校教學活動的情況，為我國的學校教育改革提供了豐富的資料。另一方面，學校領導和教師應用檔案中高價值的信息進行參考，促進教育教學的管理和創新，對教學方法形式進行革新，充分發揮教育者的主觀能動性，起到增強學生學習興趣，提高教學質量的作用。因材施教，促進學校整體教學水平和管理水平的提高。

3、對學校檔案管理有助于學校對教學規律的研究。學校通過對教學檔案的研究，能夠及時的發現問題，反饋信息，找出教學中普遍存在的規律性東西。比如說學校可以通過對檔案的研究工作，了解教師教學和學生學習的情況。對學校教學的有序進行制定規律。同時挖掘教學中的科學方法，從而最大限度的提高教學質量。

4、對學校檔案進行管理有利于學校各項工作的發展。在學校檔案中，不僅是記錄了優秀的教學和管理成果，還記錄著學校曾經出現過的失誤和不足。特別是這些反面的教訓，對學校的決策做出重要的依據，保證其順利，有著不可企及的意義。同時，還有助于學校教職人員提高警惕，避免再次出現類似的失誤。

2 當前中職學校檔案管理工作中普遍存在的問題

1、責任意識淡薄。當前，由于社會上對“檔案”的概念和作用認識不高，檔案意識不強，責任意識淡薄。學校也是一樣，相當一部分教職工包括部分領導干部對檔案管理工作的認識都存在一些誤區，認為學校的主要工作是教學，檔案工作就是保管好資料的事務性工作，只要不丟失，不泄密，能查閱就行了。對《檔案法》學習不夠，對檔案法規了解不透徹，認識不到檔案管理的重要性。自然就會輕視檔案工作，忽視檔案管理工作的重要性，更無責任意識。

2、硬件設施落后。學校的經濟條件普遍不好，不少學校的經濟條件還很差，有限的資金大多都投入到教學工作中去了。對檔案管理工作的硬件設施很少投入。對檔案管理工作必備的條件解決落實不夠，有的學校特別是個別中小學沒有專用檔案室；有的學校檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的整潔及完整；有的學校檔案管理工作必備的工具都無法購置齊備。由于檔案意識普遍較低，導致資金投入嚴重不足，無力購買如電腦、復印機等現代化的設備，專業人才引進困難，甚至人才流失。

3、管理力量薄弱。學校檔案管理工作長期未得到應有的重視，在人員配備上更是如此。從事學校檔案管理的人員大部分沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。有的學校檔案管理人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，造成歸檔的材料還不夠真實和準確。有的學校檔案管理人員更換頻繁。大多數學校由于人多事雜，一旦內設機構調整，崗位變動，檔案管理員也隨之更換。檔案資料的收集中間就會出現許多漏洞，管理力量薄弱就成了現實。

4、管理水平不高。檔案管理工作是專業性很強的工作。檔案管理工作者必須具備檔案管理的專業知識，對檔案管理的工作內容、工作流程有詳細的了解，并熟悉檔案的分類、整理、立卷等一整套檔案工作的規程。目前，多數學校的檔案管理員對檔案專業知識是靠上級檔案部門組織的一些檔案業務培訓獲得的。在實際工作中又不能很好地結合學校的實際進行實踐。每個學校的性質不一樣，檔案管理工作內容自然有所區別。檔案管理人員的文化素質不高直接影響檔案管理水平的提高。當今時代，要求檔案管理人員既要掌握先進的科學技術知識，能夠進行新技術、新設備的日常使用、維護和更新，同時要具有先進的管理技能，較高的文化素養。而現實狀況是，學校的文書、檔案管理人員，大多數還停留在收發、查找的階段，缺少現代化管理的基本知識，沒有掌握現代化設備的操作技能。有的學校雖然配了電腦等現代化的設備，但是，未能很好地發揮作用。

5、開發利用不夠。學校檔案管理工作大多還停留在檔案工作的初級階段。檔案管理人員充當的是保管員的角色，對編研工作重視不夠。有的學校檔案管理人員只重視每年的大事記、機構改革、領導更迭、黨員登記等資料的編寫。有的在信息開發和編研工作上存在認識誤區，編研資料質量差、利用價值小。

3 當前加強中職學校檔案管理工作的對策

1、校領導重視，不斷完善檔案管理工作體系。學校領導應高度重視檔案管理工作，成立以校長為組長、各科室負責同志參與的檔案工作領導小組，建立完善的檔案管理《綜合檔案室工作職責》、《檔案管理工作規定》、《檔案利用制度》等工作制度，形成檔案管理體系機制，積極推進學校檔案管理工作發展。

2、利用專員管理，強化檔案管理工作基礎。優秀的檔案工作人員必須具有較高的政治思想素質和職業道德修養，還必須做到業務精通。加強檔案人員自身業務素質建設，一方面積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業理論知識；另一方面建立檔案工作網絡，運用現代化管理技術和先進技術設備，提高管理水平，跟上辦公自動化步伐。

3、全民參與，增強檔案管理工作意識。通過向全體教職工宣傳檔案管理工作的重要性，舉辦檔案法規和制度的講座、開展檔案知識競賽，來提高教職工的檔案意識，促使各科室人員都重視并支持學校檔案管理工作。學校各科（組、處）室設兼職檔案員，積極參與和配合學校檔案管理工作，開展檔案的收集、整理、歸檔，從組織上保證檔案工作的順利開展。

4、規范管理，保證檔案管理工作質量。硬件建設是提高檔案水平的保障，同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。要專門設立綜合檔案室，添購檔案管理設施設備，分類存放，編檔管理，做足防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵措施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。

5、實現檔案管理現代化，提高管理效率。隨著社會科技的進步，檔案管理的現代化、信息化已是新時期檔案事業發展的重要方向，一方面利用現代化高科技手段提高檔案工作效率，使檔案工作從落后的手工操作走向現代化的管理。另一方面利用現代化管理手段將管理檔案信息及時提供給學校領導、各教研組和社會有關部門，提供查閱便利，提高使用利用率，使他們親身體驗到檔案信息的價值，促使他們更積極主動地配合檔案部門做好檔案工作。

參考文獻

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