淺談中職學校電子文件檔案管理

韋宇飛

摘 要：電子文件隨著信息技術的快速發展，當前已作為一種新型的信息載體廣泛應用于中職學校的檔案管理之中。然而，當前中職學校在電子文件檔案管理方面還存在不少問題。本文通過闡述了中職學校電子文件檔案管理所存在的問題，及其實施電子文件檔案管理的必要性，有針對性地提出相關管理措施提高中職學校電子文件檔案管理的效率及質量。

關鍵詞：電子文件檔案；管理；問題；對策

隨著電子信息技術及計算機網絡技術的迅猛發展，無紙化辦公已很普及，電子文件因其具備高效傳輸性、方便性及復制性，正逐步代替紙質文件。做好學校的電子文件檔案管理工作極其必要，它是衡量學校教育質量和管理水平的一個重要標志，更是評估學校全面建設的重要內容之一。在中職學校的電子文件檔案管理工作中，如何提高電子文件檔案管理的效率及管理質量是當前的熱點問題。

一、中職學校電子文件檔案管理存在的問題

中職學校的電子文件檔案管理指的是將學校日常的上級來文、往來文件、本校的辦公行文、行政管理、教學活動及學生管理等形成的各種電子文件材料進行收集、整理、歸檔、保管，以便日后提供各類電子檔案的查閱、借閱服務及相關管理等工作。然而，由于長期以來，中職學校對于電子文件歸檔的意識較為薄弱，學校忽視了電子文件檔案管理的重要性，導致當前電子文件檔案管理存在著以下四方面問題：

（一）中職對電子文件的歸檔意識不高

一方面，由于電子文件是檔案管理方面近年來較為興起的新型“文件”，當前對電子文件歸檔沒有明確的要求和具體規定，加上檔案管理部門對電子文件的歸檔工作宣傳不到位，使得電子文件形成部門對電子文件的歸檔意識并不高。

另一方面，中職檔案管理部門對電子文件歸檔的認識存在偏差，誤認為電子文件的歸檔就是簡單地歸檔電子文件，導致電子文件檔案的存檔及管理工作完整性、準確性不高。

（二）電子檔案儲存的安全性不高

當前，隨著全球化、信息化和網絡化的快速發展，因特網的全球性、開放性、共享性、動態性發展，使得任何人都可以自由介入Internet。電子政務系統中大量的政府公文通過Internet發布、高效流轉。與此同時，電子文件檔案信息通過網絡傳遞時極易被病毒感染或遭受黑客入侵，導致電子文件檔案被不法人士竊取、泄密以及偽造。加上現有的防火墻等技術并不能輕松應對黑客高手或高效的病毒，致使電子文件檔案信息的安全性嚴重降低。

（三）電子文件檔案管理人員專業化水平較低

電子文件的檔案管理工作對于管理人員的專業化要求較高，不僅要有檔案管理的專業知識，還要有計算機軟硬件技術、數字通信技術和計算機網絡技術方面的專業知識。中職學校的電子文件檔案管理工作不僅需要配備現代先進的計算機、掃描儀、數碼照相機等設備及管理軟件，而且需有高度專業的人才進行管理、操作，才能真正確保電子檔案管理工作的準確性及高效性。因此，電子文件的檔案管理工作人員不僅需要具備高度專業的檔案知識，而且必須能夠熟練操作計算機和高端辦公設備。

然而，當前中職學校從事檔案管理工作的人員不僅專業知識水平偏低，而且嚴重缺乏同時具備檔案管理和計算機信息處理技能的人才。

（四）電子文件歸檔程序不健全

當前，中職學校的電子文件歸檔工作并未有明確的管理、操作辦法作為依據，加上管理人員專業化知識水平較低，導致電子文件的歸檔程序混亂，存在大量問題。

另外，中職學校的部分電子文件存儲過于分散，未能實現集中脫機保管。出現電子文件管理不嚴密，甚至存在被偽造、篡改的可能。加上部分電子文件與紙質文件并未實施共同歸檔管理，加大了管理電子文件的難度，尤其是當計算機出現問題時，極有可能損壞電子文件檔案，致使學生的檔案信息不完全甚至完全丟失。

二、中職電子文件檔案管理的必要性

（一）歸檔速度快

可以充分、有效的將信息化技術充分與檔案管理工作相結合，快速、有效的實現檔案的一體化管理，從而使得整個電子文件檔案管理工作流程簡潔化、操作簡便化。與此同時，通過電子文件檔案的管理，還能進行歸檔的相關工作，其中包括：收集文件資料、分類、儲存、翻閱、統計等方面，可以有效地減少檔案管理工作人員的工作量，大幅度地提高工作人員的檔案管理效率及質量。

（二）提高儲存的穩定性

當前中職學校進行的電子檔案管理工作相比于傳統的紙質檔案管理，其儲存的穩定性更高。因為當前的電子檔案管理可以通過利用現代化、信息化的科技技術，其中包括：DVD光碟、U盤、移動硬盤、內存卡等等進行儲存與傳輸。不僅儲存時間長、儲存量大、占用空間少，而且其穩定性較高。

（三）便于實現資源共享

進行電子文件檔案管理，不僅可以有效、快速地提高檔案調閱者的翻閱、查找、閱讀速度，而且可以通過使用網絡、信息傳輸等技術，將電子檔案管理設置為不同的情況進行搜索、分類、安排、優化、過濾等操作。在優化電子文件檔案管理的同時，最大化的發揮了傳輸速度快、應用能力強、儲蓄信息量大等優勢，從而最大程度地實現資源共享。同時提高學校檔案管理者的工作效率，減輕其工作負擔。可見，做好中職學校的電子文件檔案管理工作是非常必要的。

三、做好電子文件檔案管理的措施

（一）堅持文檔一體化的檔案管理原則

中職學校在進行電子文件檔案管理時，應當堅持文檔一體化的原則，確保在電子文件生成的初期便采取適當的措施及管理辦法，保證電子文件的歸檔質量。

首先，由于電子文件具有作為法律證據的資格，加上電子文件本身具備的易刪除、易更改等特性，使得電子文件的法律證據力度主要依靠其內容、背景和結構。因此，在電子文件管理的過程中，檔案管理工作人員必須始終貫徹文檔一體化的原則，通過文檔一體化，可以有效地保障電子文件法律證據價值。必須確保電子文件生成的初期已經采取相關有效的技術與管理措施對電子文件這三個基本要素進行保存與管理，確保其法律價值。

其次，文檔一體化可以有效的提高電子文件信息的安全性及穩定性，由于其本身具備的流動性及易更改、易刪除性，要在電子文件的生成初期確定好電子文件的歸檔范圍、保存價值、采集的時間和采集的方式，以避免文件可能會被非法修改或損毀。由此可見，電子文件

更需要文檔一體化的管理體系可以有效地保證電子文件的真實性及準確性。

最后，由于電子文件的歸檔方式及措施眾多，為了提高電子文件檔案的準確性、完整性，必須對所歸檔的電子文件進行鑒定及整理，確保電子文件檔案能夠安全存儲與維護，保證電子檔案的長期有效與可用。

（二）提高電子文件檔案管理的安全性

由于電子文件是社會進步的產物，必須確保電子文件檔案的安全性及可靠性。在進行中職的電子文件檔案管理工作中，如何加強電子文件的安全性成為當前亟需解決的問題。通過不斷地研究、探索相關提高電子文件檔案管理安全性的工作，確保檔案管理者能夠及時發現計算機操作系統的不足，通過改進電子技術措施，提高電子文件的安全性，從而保證電子文件檔案資源的安全及可靠性。

其中，電子文件檔案的存儲載體的安全性及可靠性與電子文件歸檔工作的質量息息相關。因此，對歸檔的電子文件，要采取可靠的措施，確保電子文件存儲的安全。一方面，可以通過加強檢查計算機是否存在系統漏洞或病毒侵入，及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和殺毒軟件實現全天候自動升級，做好檔案上傳、下載安全等和訪問權限等的防患工作。另一方面，還可以通過控制環境的溫度和濕度，及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中的安全與穩定。通過提高電子文件檔案存儲載體的安全性，可以有效地提高電子檔案信息交流的準確性及高效性，以便向社會提供有利的信息資源，從而促進經濟建設的穩步發展。

（三）提高電子檔案管理工作者的專業化水平

提高電子檔案管理工作者的專業化水平，可以有效地提高中職學校的電子文件檔案管理工作質量及效率。

一方面，中職學校可以通過招聘檔案管理、電子計算機或數字通信等優秀的專業人才。另一方面，可以通過安排檔案管理人員參加檔案系統組織的短期培訓，系統提高檔案管理知識和技能、計算機及其網絡技術等專業知識水平，全面、快速地提升檔案管理人員的專業化水平。

（四）編制完善的電子文件歸檔流程

中職學校必須編制完善的電子文件歸檔流程，作為日后歸檔電子文件檔案的依據。檔案管理工作者必須嚴格按照程序，做好歸檔電子文件的歸檔。

首先，檔案管理工作者應當對所需歸檔的電子文件進行收集、分類和整理。其次，對電子文件進行真實性鑒定，并確定其存儲價值及存儲范圍。再次，檔案管理工作者應當將電子文件脫機存儲在可靠的載體上，并送交檔案室歸檔。其中，在格式上，一般采用通用格式。例如文檔文件采用DOC格式，數據文件采用DBF文件等。最后，應當避免將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務器上，提高電子文件檔案存儲的安全性及穩定性。

參考文獻

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