淺談基建施工企業(yè)檔案與檔案信息化工作

趙慧敏

建設(shè)項(xiàng)目指建筑、安裝等形成固定資產(chǎn)活動(dòng)中，按照一個(gè)總體設(shè)計(jì)進(jìn)行施工，獨(dú)立組成的，在經(jīng)濟(jì)上統(tǒng)一核算、行政上有獨(dú)立組織形式、實(shí)行統(tǒng)一管理的單位。建筑施工企業(yè)檔案工作會(huì)隨著項(xiàng)目的不斷竣工而變得繁瑣，但隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)的飛速發(fā)展，加之信息化建設(shè)在施工企業(yè)中的推廣，促使建筑施工企業(yè)檔案管理工作在新形勢(shì)下向信息化方向邁進(jìn)。

現(xiàn)在國(guó)內(nèi)檔案學(xué)者緊緊圍繞檔案館和事業(yè)單位檔案室周圍對(duì)傳統(tǒng)檔案工作、檔案數(shù)字化和電子文件管理等方面進(jìn)行研究，卻忽視了國(guó)內(nèi)大中型建筑施工企業(yè)的檔案管理和檔案信息化工作。隨著國(guó)家在建重大基建項(xiàng)目陸續(xù)完工和新項(xiàng)目不斷開標(biāo)，基建檔案正在成倍的增長(zhǎng)，建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位在工程施工過程中產(chǎn)生了數(shù)量巨大、內(nèi)容豐富、形式多樣工程檔案在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后應(yīng)該做成一套套記錄著項(xiàng)目生命力鮮活檔案。大多數(shù)建設(shè)、施工單位在施工技術(shù)和管理方面是強(qiáng)手，然而在施工后期工程資料竣工鑒定、歸檔、保存、利用和銷毀方面卻暴露出了薄弱的一面。

許多大中型施工企業(yè)的集團(tuán)管理性、業(yè)務(wù)繁忙性、部門與下屬單位的多樣性決定了企業(yè)對(duì)檔案工作的關(guān)注力度不夠，往往在需要利用檔案去解決實(shí)際問題時(shí)才想到要綜合治理好檔案工作。由企業(yè)專職檔案管理人員根據(jù)國(guó)家各項(xiàng)檔案法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)制定本企業(yè)檔案制度，在企業(yè)‘一把手支持與企業(yè)全體員工共同努力與協(xié)助下，加強(qiáng)檔案工作各項(xiàng)制度的執(zhí)行與監(jiān)督，同時(shí)將加強(qiáng)檔案人員的考核與提高兼職檔案人員工作技能相結(jié)合，做好檔案的利用與保密工作，才能從真正意義上做好本施工企業(yè)的檔案管理與利用工作。

一、集團(tuán)型企業(yè)下屬分公司檔案管理原則

針對(duì)集團(tuán)型企業(yè)下屬分公司及項(xiàng)目比較多，實(shí)際生產(chǎn)活動(dòng)工作量大，產(chǎn)生文件資料與實(shí)物檔案多的特點(diǎn)，集團(tuán)檔案工作者易采取集中領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)保存與監(jiān)督管理相結(jié)合的原則來做好檔案工作。

集團(tuán)內(nèi)部設(shè)置專職檔案主管人員，直接上級(jí)為主管檔案工作的副總經(jīng)理；各分公司設(shè)一名專職檔案主管負(fù)責(zé)所在公司檔案工作，由分公司副總經(jīng)理主抓；各項(xiàng)目設(shè)兼職檔案員，負(fù)責(zé)監(jiān)督辦理項(xiàng)目檔案歸檔。集團(tuán)總部設(shè)檔案室，負(fù)責(zé)集團(tuán)本部檔案資料保存；各分公司設(shè)檔案室和檔案庫房，檔案室和檔案庫房的規(guī)模設(shè)計(jì)時(shí)要根據(jù)公司發(fā)展?fàn)顩r考慮能存放10-15年數(shù)量檔案；各施工項(xiàng)目設(shè)臨時(shí)檔案室，由兼職檔案管理員負(fù)責(zé)項(xiàng)目文書檔案與工程檔案歸檔的監(jiān)督和指導(dǎo)工作，項(xiàng)目竣工后檔案交由分公司檔案庫房集中保存。建立一套集團(tuán)檔案主管監(jiān)督指導(dǎo)、分公司檔案管理人員密切配合、項(xiàng)目兼職檔案人員嚴(yán)格執(zhí)行的集團(tuán)內(nèi)部檔案工作者網(wǎng)絡(luò)，加速企業(yè)兼職檔案工作者業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，同時(shí)，企業(yè)在發(fā)展壯大中也要不斷增加檔案人員數(shù)量。

二、明確檔案工作的具體職責(zé)

制定一套詳細(xì)的集團(tuán)檔案整理、分類、歸檔、保存、鑒定、銷毀、保密制度，明確檔案工作者與各部門負(fù)責(zé)資料歸檔相關(guān)責(zé)任人員的具體職責(zé)，做到崗有其人、人有其責(zé)，確保集團(tuán)各部門及各基層單位所屬部門資料、文件以及有記錄價(jià)值特殊載體檔案的整理歸檔工作能夠得到順利開展。

集團(tuán)應(yīng)嚴(yán)格參考國(guó)家《檔案法》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》、《國(guó)家保密法》以及地方檔案局制定的檔案管理辦法，制定出本企業(yè)的《檔案管理辦法》，并將《檔案管理辦法》納入企業(yè)管理手冊(cè)中去。各分公司參照集團(tuán)《檔案管理辦法》和國(guó)家相關(guān)行業(yè)檔案工作規(guī)定制定出分公司以及所屬項(xiàng)目的檔案管理辦法。各《檔案管理辦法》中應(yīng)明確歸檔文件類型、歸檔范圍、歸檔時(shí)間、文件保管期限、歸檔文件整理方法、銷毀制度、保密制度以及歸檔文件所屬部門責(zé)任，制定各種載體類型檔案材料的歸檔方法、保管與定期檢查措施，做好檔案室及檔案庫房管理工作，嚴(yán)格按照檔案保護(hù)技術(shù)要求搞好檔案室以及檔案庫房的防蟲、防腐、防高溫、防光、防蛀、防盜、防塵工作。

集團(tuán)應(yīng)當(dāng)制定《企業(yè)檔案人員保密責(zé)任制》，確保檔案人員認(rèn)清自己的職責(zé)和工作中保密的重要性。劃分明確的歸檔范圍，提高其在日常檔案工作活動(dòng)中責(zé)任心，確保日常生產(chǎn)活動(dòng)形成的具備查考價(jià)值的檔案文件都能夠得到有效歸檔；定期開展保密工作教育，提高專兼職檔案人員的保密意識(shí)，確保公司商業(yè)秘密不被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手竊取，機(jī)密不泄露。建立明確的保密責(zé)任制有利于提高企業(yè)內(nèi)部員工的保密意識(shí)，使專兼職檔案工作者有一種做不好自己的工作就有可能被做得好的員工淘汰的意識(shí)，使得其不得不提高工作能力，為實(shí)現(xiàn)集團(tuán)最高利益而努力。

三、購置專業(yè)信息化系統(tǒng)，制定企業(yè)信息化工作發(fā)展方向，搞好集團(tuán)的檔案信息化工作

大中型企業(yè)應(yīng)當(dāng)配置現(xiàn)代化的機(jī)房，高端的服務(wù)器和高容量移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備，建立檔案數(shù)字化管理制度，加強(qiáng)檔案信息化錄入人員素質(zhì)培訓(xùn)，提高各崗位員工檔案信息化水平。

從國(guó)內(nèi)或者國(guó)際上的大型檔案系統(tǒng)服務(wù)商處采購一套基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的集團(tuán)版檔案管理軟件（也可購置具備對(duì)接功能的單機(jī)版檔案管理軟件），并與其簽訂軟件維護(hù)與版權(quán)開發(fā)服務(wù)協(xié)議，確保檔案系統(tǒng)能在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行少許調(diào)整便能夠更為合理的服務(wù)于本集團(tuán)的檔案信息化工作。每個(gè)單位配備一臺(tái)專用于檔案信息化的掃描機(jī)器，經(jīng)過掃描的文件可以直接形成pdf加密格式文檔。

在集團(tuán)服務(wù)器機(jī)房配置一臺(tái)專用于檔案管理的服務(wù)器，服務(wù)器硬盤至少要達(dá)到10TB，將檔案管理系統(tǒng)裝入服務(wù)器，設(shè)好管理員帳號(hào)，做好數(shù)據(jù)庫自動(dòng)備份程序。給集團(tuán)所有人員分配檔案信息系統(tǒng)帳號(hào)和對(duì)應(yīng)的權(quán)限，組織并做好信息系統(tǒng)使用前調(diào)試，用戶操作培訓(xùn)，確保檔案信息系統(tǒng)可以在最短時(shí)間內(nèi)被所有員工掌握。

在信息系統(tǒng)使用初級(jí)階段，努力發(fā)現(xiàn)各模塊存在的問題以及系統(tǒng)可以完善的地方，及時(shí)聯(lián)系軟件服務(wù)商，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行二次開發(fā)，使系統(tǒng)能夠更為合理運(yùn)用于本集團(tuán)檔案管理。信息系統(tǒng)要定期維護(hù)與檢查，制定信息系統(tǒng)安全制度，防止黑客入侵。檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)也要制定明確的系統(tǒng)管理制度，明確信息錄入人員職責(zé)以及錄入信息的格式和數(shù)據(jù)文件類型、大小以及格式。

四、制定紙質(zhì)檔案與電子文件的利用制度，并監(jiān)督執(zhí)行，搞好檔案利用工作

檔案最原始的形態(tài)就是構(gòu)成記錄性的介質(zhì)，故在一個(gè)企業(yè)內(nèi)部，形成的檔案多為紙質(zhì)檔案，或者基于磁介質(zhì)的錄像帶、磁帶、磁盤等。紙質(zhì)檔案在做好電子數(shù)字化之后，按照檔案整理辦法進(jìn)行整理、組卷、裝訂成冊(cè)；數(shù)字化的檔案上傳到檔案信息化系統(tǒng)中去。紙質(zhì)檔案利用時(shí)根據(jù)利用對(duì)象，檔案室專職人員按照檔案利用制度填寫利用者信息，填報(bào)利用內(nèi)容；電子檔案借閱只能通過檔案信息化系統(tǒng)利用，利用者需使用專用軟件狗，只能打印不能下載（如果要下載需要辦理特殊的下載利用手續(xù)），不能修改檔案的原始信息，電子檔案利用時(shí)，數(shù)據(jù)庫自動(dòng)通過軟件狗識(shí)別利用者信息，系統(tǒng)自動(dòng)記錄和統(tǒng)計(jì)利用者操作記錄。

電子文件的處理和保存應(yīng)符合國(guó)家的安全保密規(guī)定，針對(duì)自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等采取與系統(tǒng)安全和保密等級(jí)要求的防范對(duì)策。

五、制定檔案專職人員與兼職人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)與考核工作

根據(jù)國(guó)家檔案局相關(guān)法規(guī)規(guī)定，專職檔案人員每年至少要進(jìn)行兩次集中的在職繼續(xù)教育用以提高檔案人員的檔案工作素質(zhì)和技能。繼續(xù)教育包括國(guó)家檔案協(xié)會(huì)會(huì)議，檔案知識(shí)交流班等用以提高檔案人員技能。企業(yè)內(nèi)部應(yīng)每年集中開展一次檔案培訓(xùn)會(huì)議，由行政部經(jīng)理組織，檔案主管主辦，邀請(qǐng)1-2名檔案學(xué)者給施工企業(yè)專兼職檔案人員講習(xí)檔案技能培訓(xùn)課程，制定培訓(xùn)考核措施，考核培訓(xùn)效果。

六、制定定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的歸檔工作監(jiān)督制度

制定每季度檔案工作自查制度，每季度末由檔案主管、專兼職檔案工作人員開展檔案工作自查。有檔案室和檔案庫房的單位，每月開展一次庫房自查，并上報(bào)自查情況總結(jié)。制定不定期抽查制度并嚴(yán)格執(zhí)行，在總結(jié)抽查過程中遇到問題時(shí)要及時(shí)輔導(dǎo)兼職檔案人員改正，力爭(zhēng)做到促使檔案工作向完美方向發(fā)展。建立完善的企業(yè)檔案監(jiān)督制度，檔案主管要堅(jiān)持在公司領(lǐng)導(dǎo)支持下，認(rèn)真落實(shí)檔案工作監(jiān)督

職責(zé)。

總之，搞好施工企業(yè)檔案管理工作是一項(xiàng)持續(xù)性、技術(shù)性，并帶有管理者管理藝術(shù)性的工作。檔案事業(yè)在中國(guó)有著悠久的歷史，但中國(guó)近代檔案工作起源比較晚，檔案人才與西方國(guó)家相比比較薄弱。中國(guó)企業(yè)檔案工作起步比較晚，現(xiàn)在大型國(guó)企企業(yè)、外資企業(yè)、大型民企中從事檔案工作的專業(yè)人手比較少，特別是基于信息時(shí)代的檔案信息化工作者數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上國(guó)家發(fā)展的腳步。每年公務(wù)員招考，事業(yè)單位招考，國(guó)有企業(yè)招聘中，檔案專職管理人才需求數(shù)量比較大。可以說，檔案工作正逐步從手工工作轉(zhuǎn)化為基于信息化網(wǎng)絡(luò)的管理技能工作。