談網絡環境下的檔案信息資源開發與利用

【摘 要】結合網絡環境下的技術特點，針對目前檔案部門出現的一些問題，提出可行性的對策。

【關鍵詞】網絡環境；檔案信息；資源；開發利用

檔案信息資源是國家機構、社會組織、個人在社會活動中形成的，對國家和社會具有保存和利用價值的檔案的總和。檔案涉及社會各個領域，檔案信息資源是國家信息資源的一個重要組成部分，為社會發展提供信息需求。信息和網絡技術的不斷擴散使我國的檔案工作也正在從傳統的實體管理向檔案信息化管理轉變。網絡環境下，如何做好檔案信息資源的開發利用工作是我們必須要解決的一個問題。

一、當今檔案信息資源開發利用的主要問題

檔案包含了大量的數據、資料、圖標、文件等原始憑證是最原始、最真實、最有說服力的歷史記錄，是國家的基礎資源。檔案資源只有真正的被利用起來才能促進社會發展。由于受到傳統環境影響，現今的檔案信息資源開發利用工作存在一定的問題與弊端，具體表現：一是檔案信息資源開發嚴重不足。現有的數據庫中，缺少檔案全文的檢索利用。目前只注重表層檔案信息的開發利用，沒有真正實現檔案價值。二是手段方法相對落后，缺乏創新性。當前對檔案信息的利用缺少先進的信息分類檢索和導航系統，檢索軟件落后，分類較粗，影響用戶查閱效率。三是社會服務水平不高。部分檔案部門仍然存在著“為保管而保管，重保管輕利用”的思想。四是安全保管體系不健全。網絡環境中，檔案部門在收集、傳輸、發布和提供利用過程中，檔案信息的保存、保密、保真等安全保障體系相對落后。以上都嚴重影響檔案信息資源的開發利用工作。

二、網絡環境下檔案信息資源開發利用的對策

（1）豐富和優化館藏內容，建設大容量檔案信息數據庫。館藏資源的優化和檔案基礎業務工作強化是網絡環境下開發檔案信息資源物質基礎和先決條件，豐富館藏檔案，保證各個專業、各種載體形式的檔案及相關資料系統的、完整的被納入歸檔范圍。同時，嚴把檔案質量關，確保入館檔案質量。為了滿足用戶對檔案信息的檢索利用，可以根據檔案信息資源的特點建設檔案信息資源數據庫。可以采用以下形式：目錄數據庫、全文數據庫、專題數據庫、多媒體數據庫等。在深度挖掘傳統檔案文獻的基礎上，加強對網絡檔案信息的編研匯總，不斷創新檔案信息資源。（2）充分利用網絡技術，提供多種形式的檔案信息資源利用形式。檔案信息資源開發中要運用各種現代技術手段，實現檔案信息資源開發利用的變革。同時，網絡環境下，檔案館網站、博客、網絡論壇等多種平臺為廣大用戶提供了更好的交流平臺。借助web2.0技術，用戶可以很好與檔案工作者和學者進行溝通答疑，解決用戶提出的一些實踐和理論問題。（3）重視檔案信息服務職能，確立檔案信息資源開發利用指導思想。檔案部門要積極貫徹科學發展觀，適應國家信息化建設和檔案事業的需求，把檔案信息資源開發工作納入國家信息化建設體系當中，以檔案信息資源管理為基礎，以檔案信息資源共享為目標，加快推進檔案信息資源開發利用步伐，促進檔案事業持續快速協調發展，為社會提供優質的信息資源服務。（4）建立規范的電子文件的接收和歸檔工作體系。由于電子文件在形成過程中受到很多因素的影響，檔案部門不能完全掌握期間的信息。因此，盡早建立電子文件的全程管理制度，明確各方職責和要求，確保電子文件的保存、保密、保真顯得非常重要。建立和遵循電子文件的形成規律，根據數據通信、計算機系統、安全、管理等方面的標準和規范，保證所提供利用的服務能夠在網絡環境下被用戶方便、安全使用；保證所提供的服務能夠在變化的技術與運行機制下長期保存和使用。（5）建立檔案知識管理系統，開展新型檔案知識服務。檔案在人們的眼中，不僅僅是原始記錄信息，其中也蘊含著豐富的知識，是從古至今社會智慧的結晶。進一步挖掘檔案資源中的知識，開展新型檔案知識服務就顯得尤為重要。在提倡“以人為本”的服務理念下，檔案知識服務也可以為用戶提供專業化和個性化的服務，這就需要檔案工作者要針對具體用戶的需求，收集、組織、分析、重組檔案信息，解決用戶的問題，提供有效的信息增值服務。

同時，建立有效的檔案知識管理系統，不僅可以大力開發利用文檔中的蘊含的知識，充分利用檔案人員的聰明才智、專業知識等實現檔案信息的最優化利用，而且可以把隱藏在組織機構、組織文化、管理流程和管理人員頭腦中的隱性知識識別并表述出來，使之顯性化，為員工實現知識共享和創新創造條件。

參 考 文 獻

[1]李蕙名.淺談網絡環境下檔案信息資源開發的新途徑[J].云南檔案.2008（12）

[2]張連芝.淺談網絡環境下檔案信息資源的開發與利用[J].云南檔案.2009（11）

[3]沈彥.淺議電子文件及電子檔案管理[J].企業導報.2010（4）

[4]徐瑜.網絡環境下的檔案信息資源開發利用[J].蘭臺世界.2010（4）