辦公室工作的關鍵在于加強執行力

【摘 要】辦公室工作的重點是加強執行力，制度建設很關鍵，但需要堅決的執行才能發揮效果，良好執行力是企業辦公室工作的成敗所在。

【關鍵詞】辦公室工作；制度建設；執行力

“實干興邦，空談誤國”，這是習近平總書記的諄諄教導。言猶在耳，意味深長。隨著我國市場經濟的發展和有關市場經濟各項制度的完善，以公司制為代表的現代企業制度逐步完善起來，董事會是企業的決策中樞，而辦公室則是企業的執行中樞。經濟社會的發展促使了人們觀念的轉化，人們對辦公室工作的認識和理解再也不是過去那種“打雜”的印象，“執行力”這個對辦公室工作的理解詞代表了當前人們對辦公室工作的最準確的界定。對于一個企業來說，只有解放思想，真抓實干，才能與當前的形勢同步，才能真正產生良好的經濟效益，走上健康、協調、可持續發展的道路。具體到企業辦公室工作，如何加強制度建設，加強執行力，是當務之急，刻不容緩。

一、加強辦公室制度建設是提高執行力的重要條件

制度建設是保障企業順利運轉的前提，科學合理的制度對規范辦公室各項工作、順利貫徹企業決策層的意圖至關重要。辦公室的上呈下達的特殊地位決定了辦公室工作的特殊性：必須具備較強的應變性、善于協助決策層處理突發性事件、很多時候甚至是處理瑣碎的事情。俗話說，“沒有規矩，不成方圓”。規范管理是一切工作的基礎。規范，就是要有章可循、有法可依，按規矩辦事，按程序辦事。辦公室工作涵蓋面很廣，事情很多、很雜，要做到“不越位、不缺位、不錯位”，就必須有一套完善的規章制度。規章制度是規范化運作的保障。辦公室要實現“辦文辦成規范佳作，辦會辦得成功圓滿，辦事辦得無可挑剔”的工作目標，就必須建立健全各項規章制度，細化完善各崗位工作職責、各項業務工作流程、員工考核激勵辦法等規章制度，強化體系建設，明確各項工作的數量標準、質量標準、時效標準，將標準貫徹于細節中，規范員工行為，理順管理流程，明晰工作內容，高標準、高質量地保證任務完成。

在辦公室工作制度比較完善之后，體現辦公室工作職能的重要環節就是辦公室工作的執行力。這是辦公室工作的根本所在，也是辦公室活力的體現。辦公室是一個單位的指揮部、參謀部、服務部和中樞機關，定位和角色就是要履行“參與政務、管好事務、搞好服務”三大基本職能，做好“參謀助手、綜合協調、督促檢查、后勤服務”四項基本任務，對于企業黨組決策的落實和全局工作的推進，具有非常特殊的地位和極其重要的作用。辦公室的職能、特點決定了辦公室大量的工作靠執行，執行力貫穿于辦公室工作的方方面面。隨著社會的發展，突發性、緊急性的事情越來越多，比如群眾上訪、民工工資拖欠、輿論輿情控制等，都需要辦公室工作人員時刻必須保持高度的政治敏感性和及時處理應對的敏銳性。同時，隨著社會的進步和日新月異的變化，對辦公室工作的服務標準也要求越來越高，工作的范圍和領域也越來越廣，需要辦公室承擔的任務和協調的范圍也越來越寬，既有事關全局的大事，又有雞毛蒜皮的瑣事，既要參與政務，又要管理事務，還要搞好服務，這些都對執行力提出了新的要求。

二、辦公室工作執行力不足的主要原因

制度的生命力在于落實，落實制度的關鍵在于人。制度的落實過程是企業管理的一個重要方面，在這個過程中，工作人員的素質得到了鍛煉，相關制度也得到了檢驗和完善。因此，辦公室工作人員的基本素質是落實辦公室制度的重要因素。對大多數企業而言，經過一段時間的磨合之后，辦公室作為一個執行的中樞機構，大都會運轉得比較順暢。但是，由于瞬息萬變的市場需求、工作人員隊伍的穩定性等多方面原因，使得辦公室工作的執行力會受到影響，表現在諸如作風不夠嚴謹、對決策層相關政策的領會不夠到位以及對上下意見傳達過程中的偏差等等，這會導致辦公室工作在高度、速度和力度等方面的不足，嚴重的甚至會影響到企業的正常發展。導致辦公室執行力低下的原因有以下幾點：

（一）執行者工作積極性下降導致的主觀能動性不夠

具體表現在執行意識不強，執行起來不堅定果斷，有時候出現斷層和盲區，影響執行效果；執行者責任意識淡漠，缺乏責任心，對工作滿足于一般的完成，安于現狀、得過且過的現象較為嚴重。

（二）由于執行者的短視，出于對部門利益和自身利益過多的考量，缺乏全局觀念和大局意識

在貫徹上級要求時打折扣，趨利避害，找借口推卸責任，只找外部原因，不從主觀上查找原因。其結果是以功利性的取舍來權衡工作得失，必然使得辦公室工作與決策層的意圖背道而馳，從而加大了企業內耗，與上級的要求相去甚遠。

（三）制度不夠完善，執行流程不清

提高執行力，光靠自覺性是不夠的，必須有一套堅強的制度，形成規范、持久的執行力。制度的缺陷和紕漏是造成執行不力的主要原因，崗位職責不細，會導致責任不明確、措施不到位、督查不及時、獎罰不分明，以至于工作效率低下，執行力度減弱。執行的先決條件是建立一套完整嚴格的執行制度和完善的責任機制，用制度約束人，用制度激勵人，減少工作的隨意性和盲動性。

（三）執行手段和執行方法落后，執行效果不佳

具體表現在執行者長期得不到應有的培訓而逐漸喪失了靈活的應變能力，還有的企業辦公室辦公設備得不到及時更新，從而造成在執行中經常出現的問題是缺乏統籌、缺乏藝術、缺乏溝通，造成信息不對稱、工作被動、銜接不上等等問題。

三、切實提升辦公室工作執行力的著力點

（一）提升辦公室工作執行力的指導思想

“細節決定成敗”，這句話可以看做是對辦公室工作在執行力意義上的最精辟的寫照。它不但指出了辦公室工作對企業整體運轉在細節上的關照，而且體現出辦公室工作對一個企業鮮活的推動。提升辦公室工作的執行力，關鍵在于轉變執行者的工作理念，增強執行者的綜合素養，主要體現在：

一是執行者的奉獻精神。無私奉獻、任勞任怨是辦公室工作的重要前提。辦公室工作是無定時工作制，需要每一個工作人員都要隨叫隨到，沒日沒夜，加班加點。如果沒有吃苦耐勞、勇于奉獻的精神，就難以做好辦公室工作。作為辦公室工作人員就要吃苦在前，享樂在后；要不計名利，顧全大局；要受得了砥礪，經得起摔打；要有強烈的責任心和事業心，對工作要滿腔熱忱。

二是執行者的溝通協調能力。綜合協調能力是辦公室工作人員的基本能力。在實際工作中，對上要落落大方、不卑不亢，要處之有度、把握分寸。對待同級要以誠相待、開誠布公，不能盛氣凌人、胡亂指揮。對待下屬要嚴以律己、寬以待人，不能頤指氣使、吆三喝四。良好的溝通是一種工作藝術，是行之有效的工作方法。一個好的溝通師可以避免誤會、消除誤解，盡快達成共識。

三是執行者的工作效率。工作效率的高低是考評執行力水平的標志。辦公室工作必須有強烈的時間觀念，有求真務實、雷厲風行的工作作風，盡量在有限的時間內完成應辦的事情。辦公室工作要保持高節奏、高效率、全方位、全天候、全身心的態勢，以只爭朝夕的態度辦好每一項工作。要當日事當日畢，特殊事特殊辦，緊急事情不過夜，重大問題不過天，有時限問題不過時，堅決杜絕敷衍塞責、相互扯皮現象。

四是執行者的督查督辦能力。抓好督查督辦亦是辦公室工作的主要環節，也是辦公室工作提高執行力的關鍵。辦公室要根據公司的決策和部署及時進行立項分解，確定完成時間、目標和責任，進行督查督辦，及時反饋意見。對領導交辦的事情要件件有回音、事事有答復，要在督查督辦中敢于碰硬、動真格，對落實的事情一辦到底，切實提升執行力。

五是執行者的學習能力。辦公室工作是協助決策層總攬全局，全面貫徹理解決策層的工作重心，因此在執行過程中要接觸各個層面的社會關系，處理方方面面的具體工作。這就要求辦公室工作人員是一專多能的綜合型員工，要不斷學習政策法規、經濟理論和專業知識，熟悉各方面的工作，才能做到得心應手、游刃有余。辦公室工作人員要做到與時俱進，力求甚解，勤于思考，不斷總結經驗教訓，豐富閱歷，增長才干，提高綜合素質，陶冶情操和修養。

（二）提高辦公室工做執行力的具體措施

首先，創新管理方式是提升執行力的前提。思路決定出路，觀念一新天地寬。提高執行力首先要創新管理理念，充分認識到人是核心因素。管理就要以人為本，注重個人的發展空間和自我價值，最大限度地創造平臺和環境，發揮主動性和積極性，提高創新意識和競爭意識，確保人盡其才，才盡其用。“海闊憑魚躍，天高任鳥飛”。要拓展辦公室工作人員的舞臺，增強每一個工作人員處理紛繁事務的能力，在外圓內方的前提下，盡量發揮個人的想象力和應對力，機動靈活，急事急辦，特事特辦，決不能循規蹈矩、按部就班。

其次，增強責任心是提升執行力的基礎。責任心的大小，決定了執行力度的強弱；進取心的強弱，決定了執行效果的好壞。如果沒有責任意識，沒有一顆熱忱負責任的心，那么執行力就是海市蜃樓了。工作中要善于抓住主要矛盾，提綱挈領，防止面面俱到，不分主次，分不清輕重緩急。要強化和落實工作責任，謹慎對待辦公室的每一項工作，切實做到說出的話經得起推敲，發出的文經得起檢驗，經辦的事經得起評價，切忌避免因責任心缺失造成工作的被動和失誤。

最后，完善管理制度是提升執行力的保障。辦公室工作原則性強、突擊性強、時效性強，沒有一套“管理制度化、工作流程化”的理念，工作隨意性和不確定性大，就會貽誤工作，失職失責。只有用制度來理清頭緒，規范行為，才能克服職責不清、信息不暢、業務不精等影響執行力的因素。有章可循，有法可依，建立靠制度激勵約束、靠制度管人管事的機制，用行必責實的責任機制鍛造執行力，才能使辦公室的工作取得實質性的突破。

綜上可見，辦公室工作是統領全局而又起于微末，高效的執行力是辦公室工作的生命力，也是提高企業企業管理水平，助推企業健康良性發展以及增強企業市場競爭力的強大動力。而把企業完善的管理制度、高素質的員工隊伍、對市場信息的準確分析科學結合而產生的辦公室執行力，也是企業競爭力不可或缺的一部分。因此，辦公室工作必須制度先行，重在落實，嚴格而不失靈活性，以點帶面，并且加強執行者的綜合素質，求真務實，身體力行，以身作則，把執行力一以貫之。