集體企業人事檔案管理存在的問題及對策

摘 要：2010年以來，供電系統原三產企業即民營企業通過資本整合，形成了以集體企業為主體的后勤服務體系，由于集體企業大多由民營企業整合而成，集體企業的人事檔案管理已經不能適應新形勢發展的需求。對于轉型期的人事檔案管理改革來說，其管理機制在很大程度上影響著企業發展的總體成效。集體企業人事檔案管理工作必須形成新的管理模式，以適應當今企業發展需求。本文探討集體企業人事檔案管理存在的問題，并提出幾點人事檔案管理建議。

關鍵詞：集體企業 人事檔案管理 對策

一、集體企業人事檔案管理存在的問題

由于受到多種因素的影響，集體企業在人事檔案管理方面存在很多漏洞，嚴重損害了人事檔案的聲譽，并對人事檔案的生存和發展產生了嚴重影響，直接阻礙了集體企業人力資源管理健康、持續和穩定的發展。

1、人事檔案管理意識薄弱、管理工作不到位

檔案管理是集體企業的人才信息資源管理，并不能直接為集體企業創收。于是得不到有關領導的高度重視，直接導致了檔案管理工作的形式化、嚴重削減了人事檔案管理工作的嚴謹性。

2、檔案資料不全面信息不真實

由于集體企業的人事檔案管理意識薄弱，不少檔案沒有被完全收集，檔案資料未得到妥善、有效的保管。如由于財會檔案大多為二十年期限，對那些沒有及時歸檔的重要人事檔案資料，如涉及退休年限的員工工資單、考勤等參加工作的人事檔案資料已經丟失，部分人才檔案沒有經過嚴格審核，有的將工作時間提前了，有的把學歷變高了，有的把年齡變小了。使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權威性。

3、個人材料分散：長期以來。人事檔案管理、利用形成了一種分散局面。人事組織部門主要掌握個人履歷、政治面貌、學歷、職務評聘、工資等方面的材料。而反映員工工作業績的材料在檔案中卻沒有收集，使人事檔案在使用中缺少員工工作能力評估這方面的相關信息。這種狀況不但造成管理成本增加，而且破壞了人事檔案內容的完整統一，使之不能全方位地反映員工的真實面貌。

4、人事檔案更新不及時

部分集體企業員工的人事檔案，只有早期信息，缺乏近期資料。在實施員工考核時，很多考核檔案沒有得到有效保存與建檔，漏存、棄檔現象非常嚴重。這說明集體企業對人事檔案的更新速度慢，缺乏時效性與連貫性。如果搜集與傳遞的手續不齊全、不完善，不能及時存入人事檔案，容易造成員工在升遷或受到表彰后，不能使上級領導看到該員工的業績檔案記載，無法及時對其實施工資升級或職務任免，甚至會給員工的調轉造成不便，不僅不利于發揮人才積極性，而且有礙于人才進一步成長。

二、集體企業人事檔案管理的對策

建立完整、準確的人事檔案是集體企業考察人才、評價人才、使用人才的重要依據，對集體企業發展起到了重要的推動作用，因此，集體企業應重視人事檔案的管理工作，切實提高工作效率。現就集體企業人事檔案管理提出以下建議：

1、建立健全科學合理的人事檔案管理制度

建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。

2、加快人事檔案管理工作的科學化、現代化進程

將相應的檔案目錄以及檔案內容輸入管理系統，便于各部門之間的檢索與查閱。根據現代管理理念，人事檔案的管理已不再單純屬于保管檔案、材料的范疇，而是集體企業的人力資源信息中心，通過檔案的信息化管理，能夠使管理部門及時獲取人力資源信息，合理配置人力資源，達到人盡其才、才盡其用的目的。通過數據共享的方式，使檔案管理從檔案實體的管理逐漸過渡到檔案信息的管理，以提升檔案管理的手段與方法。

3、建立科學、實用的評價體系

首先，集體企業應立足于發展實際與員工崗位職責，建立科學、實用的評價體系，采用標準化、制度化、科學化的考核手段，完善人事檔案管理機制；其次，集體企業可以建立員工個人信用檔案，這一舉措可以有效改進員工風氣，加強員工的自律意識；再次，集體企業可引進新型的人事資料，如性格、血型和興趣愛好等，為提拔管理人員提供參考。

4、對人事檔案實施動態管理

在檔案管理中既要保存必要資料，又要定期鑒定，去除其中沒有價值的材料信息，對檔案進行及時補充與更新；努力充實歸檔類型與內容，增強人事檔案管理的全面性與有效性，爭取為人力資源管理提供更客觀、更科學的數據依據。

5、培養集體企業內部高水平的檔案管理人員

檔案管理工作是一項專業性與技術性都比較強的工作，集體企業要引進或培養一批優秀的檔案管理人員，不僅要求其掌握歸檔管理的專業技能，還應通曉計算機網絡技術，能夠運用各種應用軟件提高人事檔案管理的工作效率，從而更好地開發與利用人才。

作者簡介：黃文（1967.12-），女，漢族，江蘇徐州人，畢業于中國礦業大學，任職徐州供電公司，高級人力資源師，主要從事人力資源和人事檔案管理。