淺論高校財務檔案管理工作

摘 要：在闡述高校財務檔案管理特征的基礎上，對高校財務檔案管理的現狀進行了分析，并提出了加強高校財務檔案管理的四項措施。

關鍵詞：財務檔案 管理 高校

一、高校財務檔案管理的特征

1.檔案內容的專業性

高校日常財務活動有兩根收支主線，與之相對應的財務檔案包含兩個內容：一是財務收支票據類，如學生學費收據、助學金和獎學金發放清單、科研和教學經費支出單據、辦公支出單據、服務業統一收據、行政事業單位往來款票據等；二是財務核算專業憑據，如工資獎金福利津貼發放表、單據賬表類、銀行對賬單、銀行存款余額調節表以及財務檔案保管、移交、銷毀清冊等。財務檔案完整地反映了高校經濟活動過程和財務狀況。

2.存儲載體的多樣性

高校財務檔案采用紙質實物和電子媒介兩種形式保管，紙質檔案和電子檔案同步歸檔。計算機技術的運用，使財務檔案的存儲不再局限于傳統的紙質數據文件，還拓展到以光盤、U盤等形式存儲的電子數據文件。電子文件可隨時傳輸和讀取、內存空間小，保存期長、解決了大量財務檔案難以保存和利用的問題，但同時也帶來了信息安全隱患。

3.管理過程的政策性

財務檔案管理的政策性強。高校財務檔案的管理從檔案的收集、整理、歸檔乃至查閱、銷毀等全過程，都必須依照財務工作和財務檔案管理工作的各項政策規定嚴格執行，比如檔案管理人員的操作權限、存檔內容、存檔方式、移交時間、借閱手續、保管期限、銷毀監控等。如果因管理不善造成財務檔案信息泄密或毀損，給學校帶來損失的，必須按規定從嚴追究相關人員的責任。

4.綜合辦學水平的體現

作為高校日常管理的基礎性工作，財務檔案管理是反映高校經濟活動的重要信息資源，其管理水平決定了財務檔案工作的成效，并直接影響到學校的綜合管理水平。高校財務檔案是學校辦學規模、經濟業務、教學科研活動、社會活動等發展歷程的重要見證，直接體現學校的綜合辦學水平。

二、高校財務檔案管理的現狀

1.重紙質檔案輕電子檔案

財務檔案管理中紙質檔案和電子檔案應同步歸檔。但有些高校財務檔案的管理仍依賴傳統的手工操作，財務信息資源習慣以紙質介質保管，電子檔案管理意識淡薄，對財務數據文件沒有以電子文檔的形式及時備份和歸檔，造成財務信息資源的散失和毀損。

2.重行為習慣輕制度規范

高校財務檔案管理人員大多不是科班出身，也沒有進行過專門的業務培訓，因而他們不具備財務方面的知識結構、檔案管理水平較低、對檔案管理軟件的運用能力不夠，僅憑過去的經驗或習慣進行日常財務檔案的管理，沒有將電子檔案納入其管理的范疇，對財務檔案信息載體中的電子文檔、程序文件等無法采取相應的保護措施。

3.重后續管理輕前期基礎

原始憑證和記賬憑證的填制和審核、財務報表的編制等前期工作是否及時、真實和完整直接決定財務檔案管理的質量。有些高校由于檔案管理人手不足，只重視財務檔案移交的后續管理，忽視財務檔案的前期基礎管理，過程控制意識淡薄，認為原始財務憑證的整理、歸檔工作是可有可無的，不重視對日常財務信息資料的收集處理、歸檔、傳遞和控制等，財務檔案的真實性和完整性難以保證。

4.重保管輕利用

管理好財務檔案是為了更好的利用財務檔案。通過對財務數據信息的分析，可以把握高校財務活動的特點，了解高校辦學規模、辦學水平、教學科研狀況及不足之處，有利于學校的健康持續發展。但有些高校對財務檔案重保管輕利用。財務檔案的管理只停留在收集、整理和歸檔等工作上，忽視了檔案信息資源的開發利用，缺乏多元化的信息資源開發利用和服務的功能，開發利用程度有待提高。

三、加強高校財務檔案管理的措施

1.健全規章制度

完善財務檔案的內控制度，做到安全可靠、保密嚴格；規范財務檔案的保管制度，做到專人專管、職責分明、權限清晰，防止財務檔案資料分散保管、歸屬不明的現象發生；完善財務檔案的調閱和移交制度，做到程序合法、手續嚴格、監管到位，實物檔案原件原則上不得外借，電子文件未經批準嚴禁擅自復制，防止財務檔案資料的流失和損壞；健全財務檔案的銷毀制度，做到事先造冊、先審批后銷毀。

2.重視手工會計

計算機技術的應用大大提高了財務工作效率和財務檔案管理水平，但這并不等于可以因此摒棄手工會計工作，因為手工會計是財務會計的最基本最嚴密的形式，是已經成熟的嚴格的管理制度。計算機技術環境下財務檔案的管理采取人機分工，合理規定哪些流程由人工完成，哪些程序由計算機操作、哪些過程應在操作人員的干預下由計算機完成、哪些手工操作方式應憑借信息技術得以體現。

3.夯實硬件和軟件基礎

硬件設施和軟件設施是財務檔案管理工作的基礎，是提升財務檔案利用效率的保證。硬件設施主要包括檔案庫房、計算機房以及各種現代化辦公設備等。大部分高校財務檔案庫房、計算機房設備簡陋，有些甚至沒有專門的財務檔案庫房，軟件設施檔次低。為此要逐步加大財務檔案管理的硬件投入，配置檔次高的專門的財務檔案庫房和計算機房，及時更新硬件設備，保障財務檔案規范化管理的硬件條件。要逐步提升財務檔案管理軟件的檔次，所使用的財務軟件和財務檔案管理軟件應能迅速、準確、全面地提供管理信息，又能滿足系統升級、換代、聯網的要求。

4.提高管理人員素質

財務檔案管理人員的整體素質直接決定會計信息的質量。為此，高校必須加強財務檔案管理隊伍建設，提高其整體素質。應培養財務檔案管理人員事業心與責任感，發揮其積極性、主動性。適當引進計算機信息技術專業的優秀人才，并鼓勵其進修培訓，使之盡快適應財務檔案管理工作。對財務檔案管理在職人員進行針對性的培訓，更新其知識結構，提高其業務素質。

參考文獻：

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作者簡介：李月梅（1969-），女，湖南婁底職業技術學院財務處工作。