淺談加快高校檔案管理信息化建設

摘 要：隨著信息化時代的推進，傳統的高校檔案管理方式已經無法滿足市場的需求，這就需要對高校檔案管理進行創新，運用與信息化技術，當前在這一方面具有很強的發展前景，但它仍處于初級階段，尚未發展成熟，在高校檔案管理方面存在許多問題，如何解決這些問題從而將發展壯大是擺在我們面前的課題。該文將主要探討加快高校檔案管理信息化建設。

關鍵詞：信息化技術 高校檔案管理 建設

中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2013）03（b）-0-01

隨著信息化的實施，信息傳遞和交換在內部網間使用越來越多，各個部門之間進行信息傳遞和交換，例如高校檔案管理部門可以將檔案管理報表和的費用標準通過信息化互聯網向內部進行共享，通過傳遞給各個業務部門，通過對高校檔案管理實施信息化技術和技術的應用，使得高校檔案管理效率更高，通過高校檔案管理創新，可以有效地實施間的數據傳遞。

1 高校檔案管理信息化的含義及特點

高校檔案管理主要是指在信息化互聯網的環境下，對檔案管理核算、分析、控制及監督等工作進行現代化管理模式，通過運用信息化軟件設備，及技術，實現人機結合的管理系統，這個系統主要由人、信息化軟件、硬件組成。每一部分都起著非常重要的作用。高校檔案管理使得檔案管理業務與業務之間實現了完美的結合中，將的高校檔案管理的各個流程都有機的結合在一起，并進行協調統一管理，大大加強了傳統高校檔案管理方式的時間和空間的限制，對高校檔案管理創新提供了有效的平臺。信息化和技術的使用，使得高校檔案管理在應用方面更加有效和實用性，與傳統的高校檔案管理對比具有以下特點：（1）高校檔案管理和日常運營的協同化。（2）高校檔案管理動態化。（3）高校檔案管理集中化。通過信息化和技術的運用，無論是從管理層面還是技術層面，都是集中化管理，通過內部資源的整合，使得內部業務與業務之間的數據都是統一的，集中化的，由各個部門的檔案管理信息傳輸到檔案管理部門，實施集中化管理，使得檔案管理信息配置更優化。

2 高校檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1 檔案管理預測、分析、控制及參與決策的能力欠缺

近幾年來，我國市場比較活躍，包括合并，交易規模快速擴張。這些并購重組業務均涉及到高校檔案管理的問題，按照目前相關稅法規定，分為一般性檔案管理處理規定和特殊性檔案管理處理規定，不同的處理方式對各方繳納的所得稅影響自然不同。

2.2 集中采購有名無實，銷售價格管理機制不靈活

例如對于銷售而言，檔案管理預測、分析，采購環節、銷售環節以及職工隊伍管理能力和檔案管理關系等方面都需要對采購有極高的要求。購進的各類物品并不通過配送中心，而是快速送到各分公司，新鮮易損商品更是由公司總部直接填制收貨單和發貨單，但商品的價款和會計核算仍由總部處理，內部核算制度不規范。

2.3 用工數量多，綜合素質不高，管理能力欠佳

對于容易出現不合規的問題。這就要求合并必須具有一批通曉檔案管理的管理人才。此外，在購并業務中保持與檔案管理部門的良好溝通也是必不可少的，在業務處理中遇到不明白不清楚的問題，及時與檔案管理部門溝通如何處理，可以將風險化解在事前。

2.4 檔案管理關系不清、權責不明，費用控制缺乏彈性

超市總部與分公司之間，從準備，合并意向形成，分公司業務具體執行一直到合并后特定期限內，都需要關注相關的檔案管理風險因素及其變化，并及時評估后果并根據情況作出相應調整。主觀上使得一些管理措施難以推行和落實。供貨中心的購貨、配貨、送貨及退補貨的核算與管理，總部和各加盟店的檔案管理核算及利潤分配。

3 加快高校檔案管理信息化建設的對策

3.1 建立健全信息化環境下的全面預算管理體系

針對面臨的檔案管理預測、分析、控制及參與決策的能力欠缺這問題，我們可以從全面預算管理入手。全面預算管理要有效地發揮作用，主要依賴于組織體系的構建.構造一個有效的全面預算管理系統，應著重注意三個關鍵環節：制定預算目標、設計預算編制的流程和建立預算管理的組織體制。稅收優惠條件的承續范圍最終是和是否滿足特殊性稅務處理的條件相聯系，因此在選擇確定合并方、合并價款支付方式等時，需要關注對未來納稅事務的影響程度，減少不必要的納稅負擔。在信息化和技術環境下，發展信息化建設就需要將高校檔案管理作為建設的重點，檔案管理信息化程度改善，才會帶動其他部門的信息化進程，實施全面的預算管理體系，就需要建立高校檔案管理，使得業務之間、部門之間實現化管理，部門的檔案管理信息能夠適時地傳輸到高校檔案管理部門，由檔案管理部門核算

管理。

3.2 規范內部核算制度，建立責任會計體系

集中采購和銷售機制存在的問題則需從多方面入手，其中規范內部核算制度，建立責任會計體系是必不可少的措施。購并業務是一項重大業務，需要整合的資源多，涉及的范圍廣，有時需要跨越多個年度，因此需要在合并的每個環節都要注意相關的檔案管理處理要求和規定，并根據業務的變化和程序的變動不斷更新、完善相關檔案管理資料，防止意外操作或疏忽遺漏必要的環節而給帶來檔案管理風險或由此帶來損失。從準備，合并意向形成，購并業務具體執行一直到合并后特定期限內，都需要關注相關的檔案管理風險因素及其變化，并及時評估后果并根據情況作出相應

調整。

3.3 創新高校檔案管理手段，重視高校檔案管理

應自上而下形成重視高校檔案管理的風尚，重視檔案管理預算、營運資金管理、檔案管理控制等工作，緊緊圍繞目標，這樣才能逐漸解決高校檔案管理所面臨的各方面的問題。被通常處在經營不佳、檔案管理困難的情況下被其他合并，此時可能存在瞞稅、漏稅問題。而在特殊性檔案管理處理方式下，被合并前的相關所得稅事項是由來承繼的，這意味著被納稅義務履行狀況可能會給帶來不良影響。如果被存在規模較大的未盡應盡稅額，則后續存在較大的檔案管理風險。

4 結語

21世紀是信息化時代，的發展需要信息化，而高校檔案管理化是實現全面信息化不可缺少的部分。實施高校檔案管理化，可以使得各部門之間的信息傳輸更加現實，如檔案管理預測、分析，采購環節、銷售環節以及職工隊伍管理能力和檔案管理關系等方面，通過信息化和化環境下，針對這些問題我們應借鑒國際經驗，取長補短，逐一解決、各個擊破，如建立化背景下全面預算管理體系、會計體系、信息化分析系統，加強高校檔案管理部門人員的信息化和化水平，可以更加有效的進行高校檔案管理創新。高校檔案管理創新直接關系到的生存與發展，要發展，高校檔案管理一定要創新。

參考文獻

[1]趙蘭珍.如何構建高校檔案管理信息化平臺研究[J].中國商貿，2012（2）：109-110.

[2]陳仕萍.高校檔案管理信息化標準模式分析[J].金融經濟，2012（4）：13-14.